Как корректно отказать кандидату
Отказ соискателям – неотъемлемая часть процесса поиска и подбора персонала. Из этого правила всего два исключения: либо вы приняли первого же кандидата, пришедшего на собеседование (но часто ли такое бывает?), либо вакансию вы закрываете, переводя на неё действующего сотрудника компании. В остальных случаях кому-то придётся отказать. Рассмотрим, как это сделать, во-первых, юридически грамотно, во-вторых, корректно, ведь невежливый, грубый отказ или его полное отсутствие могут нанести серьёзный ущерб HR-бренду.
Согласно Трудовому кодексу, отказать соискателю можно, если:
его уровень образования и/или квалификации не соответствует требуемому, например, у человека средне специальное, а нужно высшее;
у него нет определённых деловых (профессиональных) качеств, то есть необходимых для вакантной должности знаний, умений и навыков, однако их отсутствие у специалиста нужно проверить и документально подтвердить (результатами собеседования, результатами профильных тестов и т. д.). Плюс, эти деловые качества должны быть необходимы для ежедневного выполнения должностных обязанностей. Например, если работа не предполагает постоянных разъездов, вы не можете отказать соискателю потому, что у него нет водительского удостоверения и/или личного автомобиля;
состояние его физического здоровья не соответствует требуемому (это актуально не для всех вакансий и должно быть подтверждено медицинским заключением);
состояние его психического здоровья не соответствует требуемому (это актуально не для всех вакансий и должно быть подтверждено медицинским заключением);
его возраст не соответствует требованиям (это актуально не для всех видов работ, а только для тех, которые не могут выполнять несовершеннолетние и/или люди старше определённого возраста (согласно ст. 63 ТК РФ));
у него есть судимость (это актуально не для всех вакансий);
в компании нет подходящих вакансий (это нужно будет подтвердить штатным расписанием).
Но что делать, если объективных оснований для отказа нет, а отказать всё равно нужно? Например, вы чувствуете, что это не ваш кандидат, и у вас нет даже рационального объяснения этого, не говоря уже о юридическом. Здесь можно поступить так:
взять другого специалиста (со свободного рынка труда или из числа действующих сотрудников компании) и сообщить, что вакансия закрыта;
найти законное основание, опираясь квалификационные требования или профессиональные стандарты либо на должностную инструкцию.
Как законно и корректно сформулировать отказ
Нужно понимать, что закон обязывает дать официальный отказ, только если кандидат сам направил вам письменное обращение с такой просьбой. В этом случае письмо с отказом должно быть предоставлено в течение 7 рабочих дней и содержать следующую информацию:
юридическое наименование организации и её реквизиты;
номер исходящего документа;
юридически грамотную формулировку причины отказа с указанием номеров статей Трудового кодекса;
подпись руководителя компании или начальника (сотрудника) отдела персонала, заверенная печатью.
Как и любой документ, официальный отказ должен быть написан в официально-деловом стиле и содержать ссылки на действующие законодательные нормы, поскольку соискать может использовать его в судебном разбирательстве, если сочтёт, что его права были нарушены.
Если же соискатель не попросил об официальном отказе, то его всё равно нужно дать, поскольку это, во-первых, работает на HR-бренд, а во-вторых, показывает уважение к человеку. Ведь он может вернуться к вам через некоторое время, особенно если это специалист с редкими или уникальными компетенциями.
Итак, есть несколько вариантов неофициального отказа:
предупредить, что если вы не свяжитесь с человеком в течение дня, двух, трёх или недели, то выбор пал на другого кандидата. За это можно извиниться, объяснив, что у вас большой поток кандидатов, нет времени связаться с каждым и дать развёрнутый отказ;
попросить самого кандидата позвонить или написать вам через несколько дней. Если ваша вакансия ещё интересна, человек свяжется с вами. А если он успел найти другое место, то проблема решится сама;
отправить по электронной почте и через мессенджер шаблонный отказ. Да, шаблонные письма и сообщения не любит никто, однако молчание и игнорирование ещё хуже. По статистике, две трети претендентов негативно воспринимают компании, которые не дали им обратной связи по поводу их кандидатуры;
подготовить индивидуальный устный или письменный отказ.
Чтобы подготовить грамотный и корректный текст для второго и третьего вариантов отказа, нужно придерживаться простых правил:
начинать с благодарности. «Спасибо, что откликнулись на нашу вакансию» – это, конечно, шаблонно и сухо, но лучше, чем ничего;
обосновывать отказ, избегая конкретики и отдавая предпочтение коротким общим фразам («Мы приняли кандидата, имеющего больший опыт работы», «Руководитель выбрал другого претендента» и под.);
предупреждать, что вы сохранили контакты кандидата и можете в любой момент предложить ему вакансию;
подбадривать человека (пожелать удачи, всего наилучшего и проч.);
подписывать письмо (сообщение), указывая свои имя, должность и название компании, которую представляете.
Самое главное, чтобы отказ был уважительным, ведь это положительно сказывается на HR-бренде и сохраняет контакт с человеком, ведь он действительно может ещё понадобиться вашей компании как квалифицированный специалист.
Считается, что лучше дать письменный, а не устный отказ. Во-первых, человек, ознакомится с ним в удобное для него время, во-вторых, прочитав его, сможет спокойно справится со своими негативными эмоциями, если они появятся, и в-третьих, это простой и удобный способ отказать всем неподошедшим кандидатам сразу.
И, самое важное, помните, что хуже отказа, только его отсутствие, особенно если на собеседовании вы пообещали его дать, а потом по любой причине этого не сделали. Если соискатель придаст такой факт огласке, то репутации компании может быть нанесён серьёзный ущерб.
Отказы кандидатам – это неприятная, но неотъемлемая часть работы специалиста по персоналу. Однако если рассматривать отказы как один из видов обратной связи, который помогает человеку расти личностно и профессионально, то от такого подхода выиграют и рекрутеры, и соискатели.
Комментарии 0