Военный билет: что делать, если его нет у принимаемого работника

Известно, что при трудоустройстве ряда работников в числе документов должен быть военный билет. Каждая организация обязана заниматься воинским учетом и быть зарегистрирована в комиссариате по месту своего нахождения. Кроме того, должен быть определен работник, который занимается этим функционалом. Если в организации до 500 сотрудников, то обязанность по ведению воинского учета возлагается на кого-то либо по совместительству, либо на условиях совмещения. Часто в вакансиях при приеме кадровиков указывают работу по воинскому учету как одну из обязательных функций. Если в организации работает от 500 до 2000 человек, то необходимо выделить отдельного сотрудника, который будет заниматься только этим. А вот если количество превышает 2000 работников, то можно принять двух и более специалистов, которые уже образуют отдел.

При приеме на работу обязательно заполняется карточка на каждого работника, подлежащего воинскому учету по форме 10. Ее бланк можно найти в приложении к Приказу Министра обороны № 700.

Однако как быть, если работник предъявить военный билет или любой заменяющий его документ по каким-либо причинам не может или не хочет, но есть желание принять его на работу? Подобные ситуации возникают, когда надо срочно закрыть вакансию или потенциальный работник обладает нужной квалификацией, да и сейчас наблюдается дефицит персонала на некоторые «мужские» профессии.

Прямого запрета на прием таких работников в законодательстве нет. Но нужно обязательно сразу же подать сведения в военкомат по тем сотрудникам, которые не предоставили военного билета. И еще. Прежде чем принимать таких работников, целесообразно позвонить в военкомат и обсудить с ними ситуацию. У разных военкоматов разные позиции по этому вопросу. Кроме того, военкоматы на основании полученного сигнала начинают самостоятельно работать с такими людьми. Для кадровика же здесь главное, что он избегает конфликта с военкоматом и страхует себя от возможных рисков и законодательных угроз. Карточку по форме № 10, которую теперь необходимо вести для всех принятых военнообязанных работников, целесообразно завести даже на работников, у которых нет военного билета. Внести в нее все данные, которые возможно. При этом учесть переписку с военкоматом по такому работнику. Напомним, что целесообразнее в таких случаях заручится какими-либо письмами или хотя бы сообщениями из электронной почты. Коммуникация с военкоматом, безусловно, должна быть, но ключевые моменты необходимо получать зафиксированными в письменном виде.

В воинском учете важно усвоить один принцип. В практике у кадровиков на данный вопрос существует множество взглядов, которые варьируются в зависимости от того, с каким военкоматом работает конкретная организация. Для этих целей по всем вопросам надо обращаться в свой военкомат и делать всё так, как говорит он. В практике работы с военкоматами мне приходилось сталкиваться с ситуациями, когда различные военкоматы в одних и тех же ситуациях давали разные указания. В любом случае надо выполнять директивы военкомата, к которому вы прикреплены. Лучше всего директивы получать в письменной форме. Для этого даже рекомендую в кадровом делопроизводстве выделить папку, которая будет иметь приблизительно такое название «Переписка с военным комиссариатом». В идеале удобно будет организовать еще две папки: «Нормативно-правовое регулирование» и «Карточки работников по форме 10». Такое выделение папок удобно в кадровом делопроизводстве при работе с военкоматами. Отдельно необходимо завести журнал проверок военкомата.

Для эффективного взаимодействия со своим военкоматом необходимо передавать измененные сведения по всем работникам. Военкомат будет интересовать вся информация, которая зафиксирована в карточке. Вообще, сверку сведений в карточках необходимо делать хотя бы раз в год. Но на практике лучше это делать по мере поступления новой информации о сотрудниках. Или же установить порядок актуализации сведений и сверки их с военкоматом. Например, делать это раз в месяц. Также необходимо составить план работы по воинскому учету на год и, самое главное, согласовать этот план со своим военкоматом.

Кроме этого, военкомат будет интересовать:

• список работников-мужчин в возрасте 15–16 лет;

• перечень сотрудников, которые подлежат первоначальной постановке на воинский учет с начала следующего года;

• имена сотрудников, пребывающих в запасе.

При этом военкомат может затребовать и любые другие документы для отчетности. Поэтому важно сохранять с ним взаимодействие на постоянной основе.

Таким образом, законодательство в области воинского учета, несмотря на серьезность и регламентированность вопроса, позволяет решать многие проблемы при тесном взаимодействии с военкоматами, в частности вопросы трудоустройства работника без военного билета или альтернативного документа. Главное в таких вопросах – взаимодействовать с военкоматом, к которому приписана организация.