Повышение эффективности работы через систему привычек

В прошлый раз мы говорили про то, как повысить свою эффективности с помощью постановки и достижения задач. Такой способ близок многим, особенно тем, кто по работе связан с культурой «достигаторства». Нисколько не отрицаю его результативность, но важно понимать, что задачи – целенаправленное волевое усилие. А как показывают эксперименты, наша сила воли сродни мускулам, она имеет предел выдерживаемой нагрузки. Именно поэтому держать задачами все аспекты жизни крайне сложно: где-то непременно случится сбой.

Вот почему важно перевести часть запланированных процессов в привычки.

Привычка — это поведение, которое стало автоматическим благодаря многократному повторению. Вспомните: у нас много бытовых привычек, которые даже не замечаем. Так, мы просыпаемся и чистим зубы, даже не думая об этом. А потом заходит на кухню и на автомате ставим вариться кофе или греться чайник. Оказывается, что подобным образом можно действовать и в работе, и в питании, и в других аспектах жизни, которые нужно улучшить.

Но проблема в том, что почему-то у нас чаще закрепляются плохие привычки, а хорошие сформировать не всегда удается. Если бы это было не так, то вокруг были бы только красивые подтянутые люди, успешные и в семейной жизни, и карьере. Именно поэтому формированию правильных привычек нужно помочь, и в данной статье мы рассмотрим алгоритм.

И опять же нужно начинать с проблемы. Если человек не видит каких-то сложностей, то не будет даже думать о дальнейших шагах. Как-то был забавный эпизод: один менеджер постоянно опаздывал с перерывов на тренинг, посвященный, по иронии судьбы, тайм-менеджменту. Естественно, это вызывало смех и шутки со стороны окружающих. В ответ он постоянно говорил: «Вы не понимаете, у меня просто клиенты такие, надо было срочно сделать, руководитель письмо прислал и т. д.» В общем, у него такая специфическая деятельность. И этого человека искренне не смущало, что остальные 15 человек, делающие такую же работу, как-то могли организовать себя.

Аналогично системе через задачи мы определяемся с проблемой, ее причиной, а также целью. Об этом было подробно в предыдущей статье. Итак, наш менеджер по продажам (пусть в данном случае ее зовут Наташа) путем самоанализа выявила, что ее проблема в продажах связана с тем, что она мало успевает, так как постоянно отвлекается на мессенджеры и соцсети. В итоге за рабочий день многие клиенты остаются без ответа, часто приходится задерживаться, что влияет на хроническую усталость, отсутствие времени на личную жизнь и хобби.

Наташа ставит цель: до конца следующей недели ежедневно успевать выполнить все намеченные с утра задачи и не позднее 18:00 уходить с работы. И сделать это нужно, исключив фактор отвлечений на мессенджеры.

Привычка состоит из 4 пунктов:

• Триггер (импульс).

• Желание.

• Действие.

• Удовольствие.

Объясню на примере Наташи. Только она погрузилась с головой в составление коммерческого предложения для крупного клиента, как на экране ее телефона высветилось, что подруга выложила новую историю, а ее поклонник Миша прислал сообщение. Это триггер. Наташа смотрит на телефон, и ей сразу хочется посмотреть, что же происходит в виртуальном мире.

Дальше мозг делает простой анализ – сложно ли совершить это действие. Естественно, если бы рядом с Наташей стоял босс или за телефоном нужно было идти в другую часть комнаты, возможно, Наташа бы и продолжила работу, несмотря на любопытство. Но ведь смартфон тут, под рукой, ничего не мешает посмотреть. А дальше происходит удовольствие. Девушке приятно, что ее не забыли и приглашают на свидание, она получила порцию гормона счастья. И когда сообщение приходит в следующий раз, то мозг не колеблется в выборе: нужно действие повторить! Вот так и формируется вредная привычка по 100 раз в день отвлекаться.

Итак, что же делать. Четыре базовых правила:

В нашем случае Наташа пытается избавиться от вредной привычки, поэтому:

1. Она убирает свой личный телефон в карман куртки, чтобы не видеть и не слышать приходящие уведомления из соцсетей. И выделяет себе 10 минут один раз в полтора часа, чтобы подойти и посмотреть все уведомления.

2. Дает публичное обещание коллегам, что если сорвется, то угощает их всех кофе (делает непривлекательным действие).

3. Убрав телефон, по сути, одновременно Наташа и усложняет действие, от которого нужно отказаться. Специально встать, идти до куртки через офис – это уже не так просто. Если это не помогает, можно ставить системы блокировки, а кто-то вообще удаляет приложения.

4. По награде есть один нюанс. Обычно все думают: «Награда же и так понятна, она заложена в цели». Действительно, если Наташа откажется от отвлечений, то вовремя уйдет с работы, сможет встретиться с друзьями, успеет проработать всех клиентов, получить свой бонус и т.д. Все это верно. И если этой мотивации достаточно, то отлично. Но ведь проблема в том, что все эти бонусы Наташа и так понимает, но почему-то до этого момента ничего не меняется.

Дело в том, что все это долгосрочные награды. Это еще надо всю неделю продержаться, а не факт, что не случатся какие-то другие дела, еще клиенты все должны заказы сделать, а это тоже зависит от многих факторов. Иными словами – прочитать сообщение сейчас означает сразу получить удовольствие, а при отказе еще нужно ждать. Естественно, мозг выбирает быстрый результат.

Именно поэтому нужно придумать себе быстрые «мотивации». Смогла она сегодня ни разу не сбиться – вечером купила вкусный кофе. Важно, конечно, чтобы мотивация не противоречила цели формирования привычки. Т. е., например, при желании отказываться от сладкого в течение недели назначить награду в виде большой пиццы вариант, конечно, приятный, но глупый.

Итак, мы в простом вариант рассмотрели алгоритм отказа от привычки. А что, если хотим сформировать полезную. Например, проблема другого менеджера, Антона, что он слишком поздно ложится спать и хочет сформировать привычку ложиться рано.

Вариант формирования такой привычки может, например, выглядеть так:

1. Стимул. Поставить себе будильник-напоминание за полчаса до сна, чтобы не отвлечься, не забыть.

2. Желание. Проблема в том, что Антон понимает важность режима, но с бОльшим удовольствием он поиграл бы в приставку или посидел с друзьями. И быть в кровати в 22:00 ему не кажется привлекательным. Антон вспоминает, что еще любит читать и кладет на подушку специально купленную книгу. Если ляжет вовремя, то позволит себе 20 минут чтения.

3. Но ведь в назначенное время может оказаться, что он обещал созвониться с другом, еще не закончил домашние дела и вообще выяснилось, что постельное белье мокрое и его еще нужно как-то досушить. И пока все эти дела отвлекали, снова настала ночь. Поэтому чтобы упростить нужное действие, нужно заранее все спланировать, детально проверить по времени, что к 22:00 ничто не отвлечет от перехода ко сну. А для большей уверенности и телефон можно оставить в другой комнате, чтобы кто-то вдруг не потревожил.

4. В качестве награды мы уже придумали чтение книги, а кроме того, если Антон всю неделю сможем следовать режиму, то утром в пятницу подарит себе вкусный завтрак в кафе рядом с работой.

Еще раз подчеркну, что для большинства из нас отказаться от плохих привычек, даже если мы понимаем их вред, а также сформировать полезные бывает крайне сложно. Именно поэтому мы говорим про некоторый алгоритм, который упрощает процесс. На первых стадиях он тоже требует некоторой осознанности, но при создании правильных условий дальше действия будут выполняться автоматически, и мы сможем освободить наш мозг для решения других задач.