Оптимизация скорости выполнения задач: 7 способов

В прошлый раз мы поговорили о том, как менеджеру по продажам лучше планировать свое время, расставлять приоритеты по задачам и клиентам. И если вы это сделали, то, думаю, уже ощутили эффект: прогресс идет по важным задачам, а не по случайным.

Но в наше время с его обилием информации, задач, контактов бывает недостаточно просто распределить задачи. Ведь если совокупное время на все спланированные дела, скажем, 12 часов, то, как ни переставляй активности местами, сумма не поменяется. Приходится чем-то жертвовать. А если все эти задачи все же требуют выполнения? Тогда нужно включать в работу другие инструменты, которые можно назвать «оптимизация скорости выполнения задач».

Вообще, мой опыт работы в динамичных компаниях, а также наблюдение за работой в бизнесах моих клиентах подсказывает, что сегодня быть просто компетентным недостаточно. Нужно, как я говорю, быть «быстро компетентным», т. е. уметь делать и решать необходимые вещи оперативнее, чем среднестатистический человек. В противном случае, как бы вы ни расставляли приоритеты и ни пользовались методами планирования, достичь успеха будет крайне сложно. При низкой скорости работы либо придется задерживаться, что чревато выгоранием, повышенной нагрузкой и стрессом, либо торопиться, что будет приводить к ошибкам и низкому качеству результата.

Увеличивать скорость типовых операций

Какие процессы занимают много времени? Возможно, подготовка коммерческих предложений или написание деловых писем. Может быть, ваша работа связана с таблицами или презентациями. А может быть, приходится читать множество отчетов и другой входящей информации. То, что занимает много времени, и нужно оптимизировать. Сегодня есть масса курсов по скорочтению, слепой печати, работе в Excel и т. д. Есть онлайн- и офлайн варианты в виде приложений, дорогие и практически бесплатные. При желании можно найти оптимальный вариант для себя.

Регулярная тренировка даст фантастические результаты экономии времени в будущем. Приведу свой пример. Поскольку мне приходится много читать, я начал заниматься скорочтением. За несколько месяцев тренировок скорость увеличилась почти на 30 %. Это притом, что я и так читал не медленно. Поэтому сегодня, выходя из самолета, я имею в багаже до двух прочитанных книг. Это колоссальная помощь в моей работе. И те, кто читает книжку за неделю, вряд ли смогут показать такую же продуктивность, как бы тщательно они ни планировали время.

Я знаю людей, которые пишут одно письмо из трех абзацев 30 минут. Это недопустимо. Оно должно занимать 3–4 минуты (я не имею ввиду письма с какими-то серьезными расчетами). Посчитайте, сколько времени можно сэкономить на этом.

Кластеризация задач по похожести

Давно доказано, что параллельного решения задач не существует (кроме редких исключений). Это все равно некая последовательность. Так вот, масса времени тратится на переключение между задачами. Естественно, когда менеджер отвлекся от написания коммерческого предложения и посмотрел сообщение в WhatsApp, то потратил несколько секунд и немного времени, чтобы вспомнить, на чем остановился. Но если в день мы так сделали 300 раз, сколько времени выходит?

Поэтому в продажах я всегда рекомендую делать следующее. Выделяем блоки на похожие активности: сначала работа с почтой, потом холодные звонки, потом коммерческие предложения, потом работа с документами, отчетами и пр. Каждый блок не должен разбиваться на отклонение от основной задачи. Так, условно, сделали 25 звонков новым клиентам, быстро занесли результат в СРМ. По сути, все они примерно похожи по своему наполнению. После этого делаем предложения тем, кто заинтересовался. Работаем с документами, значит, никому не звоним, а желательно и не принимаем звонки, чтобы не потерять время, лучше потом всем перезвонить. Полчаса-час ничего не решат. Кстати, отвечать на почту и мессендеры тоже лучше в определенное время, а не по мере поступления сообщений. Отказаться от такой зависимости сложно, но результат стоит того.

Учет своих биоритмов

Есть еще одна хитрость. Мы не просто объединяем задачи в группы, но и продумываем время их выполнения с учетом своих биоритмов. Условно, если человек с утра тяжело включается в работу, то какая-то задача с серьезными расчетами может занять гораздо больше времени, чем могла бы при оптимальном состоянии. Подумайте, когда у вас максимальная эффективность, чтобы определить это время для самых сложных и важных задач, а в остальное можно делать рутинные простые, механические вещи.

Объединение задач

Выше я писал, что это скорее исключение, чем правило. Во многих случаях совмещение весьма условно и в итоге не дает результатов. Как пример из своей сферы. Многие любят объединить прохождение обучения с текущей работой. Формально это выглядит так, что человек справляется с двумя задачами одновременно. По факту же он постоянно выпадает из процесса, отвлекается, не успевает за практикой, результат усвоения знаний фактически нулевой. Если цель – только получить сертификат, то можно зачесть, во всех остальных случаях – это фикция. Кроме того, и другие задачи страдают. То, что можно было сделать за час, делается три, ведь человека постоянно дергает тренер, заставляет что-то сделать, он отвлекается, делает ошибки, корректирует и т. д. Иными словами, хотите чувствовать себя Юлием Цезарем, делайте, но результата не будет.

Можно найти несколько задач, которые разнятся по активности, но их можно объединить. Например, стоять в пробке и слушать аудиокнигу, курить и обсуждать вопрос с коллегой, проверять почту и пить кофе.

Отказаться от поглотителей времени

На эту тему напишу отдельную статью. Тот, кто думает, что это про несколько минут в интернете и разговоры с коллегами, сильно ошибается. У некоторых поглотители времени занимают до 40 % времени. Вдумайтесь в эту цифру. Убрав их, можно снять все проблемы с эффективностью.

Подготовить шаблоны на все повторяющиеся задачи

Если у вас есть типовые услуги, сделайте на них шаблон коммерческого предложения. Возможно, есть вопросы, с которыми часто обращаются. И приходится каждый раз отвечать на них, а можно сделать документ с самыми частыми вопросами и ответами на них. Один раз понадобится время, но потом можно будет сильно ускорить процесс. Также можно составить шаблоны писем, например, с напоминание о задолженности. Или составить таблицу с формулами, которые рассчитывают маржинальность контракта. Не нужно потом будет считать каждый раз новую сделку.

Делегирование задач

Для руководителя это будет едва ли не первое решение. Но кому делегировать, если речь идет о менеджере по продажам. Тут варианта два. Часто львиная доля в продажах уходит не на свои задачи. Например, составить договор, подготовить какую-то отчетность и пр. Можно договориться со смежными службами, можно помочь им в каком-то другом вопросе, а их профильные задачи передать. Также можно внутри отдела подумать, кто какими сильными сторонами обладает. Кто-то быстро работает с отчетами, почему бы ему не делать их за всех в отделе. А другой человек может помогать с оформлением красивых презентаций для клиентов. Третий – проводить продуктовое обучение. Если совокупный результат позволит сэкономить общее командное время, то это будет отличным примером грамотного перераспределения задач.

На самом деле фишек и лайфхаков в оптимизации может быть больше. Здесь я собрал те, которые чаще всего срабатывают и помогают ускорить рабочие процессы.

А теперь самое важное – как их использовать на практике? Первое, что нужно сделать, – это понять, какие задачи в течение недели или месяца самые объемные по времени. Именно их оптимизация, согласно правилу Парето, даст максимальный результат. После этого нужно подобрать инструмент из списка и ежедневно внедрять в работу. Уверен, что при таком подходе вы достаточно быстро почувствуете качественные изменения в своей результативности!