Оптимизация HR бизнес-процессов

Успех каждого предприятия зависит от качественного и эффективного построения бизнес-процессов. В организации ежедневно осуществляется множество операций, которые порой незаметны, но позволяющие функционировать компании. Неправильно выстроенные процессы приводят к низкому качеству продукции/услуг, дубляжу функций работников, увеличению затрат, нерациональному использованию ресурсов, ухудшению атмосферы в коллективе и т.д. Для исключения описанных проблем, проводится оптимизация бизнес-процессов. Что же такое оптимизация? Это повышение результативности, эффективности или прозрачности процесса. Оптимизация актуальна для всех областей деятельности компании, так как со временем процессы устаревают в своей естественной среде. Одной из сфер, которая часто подвержена изменениям – это HR-функция. В силу изменений законодательства, конкуренции на рынке труда, требований собственников о снижении затрат, приходится часто оперативно пересматривать HR процессы. Перед планированием изменений, необходимо четко понимать цель и задачи оптимизации отдельного процесса, а так же соотносить их с общей стратегией развития предприятия в целом.

Предположим, в среднестатистической компании "А" с численностью 1000 человек, есть HR менеджер, который в единственном лице осуществляет следующие функции: подбор, кадровое делопроизводство, предоставление отчетности в фонды. В процессе ее работы появляются ошибки, жалобы на нехватку времени и просьбы нанять помощника. Управляющий директор считает требования не обоснованными и ставит следующую задачу: выстроить процессы так, чтобы HR менеджер успевал не только выполнять свои должностные обязанности, но и мог выделить время на развитие внутренней культуры предприятия и организацию корпоративных мероприятий. Рассмотрим этапы работы над процессом на примере подбора персонала.

Любое построение процесса начинается с его описания "как есть". Проще всего и нагляднее это делать в схемах. Воспользоваться можно программой Visio или любой подобной, в т.ч. онлайн. В схеме необходимо отразить пошагово отдельно все процессы, которые необходимы для анализа. Рассмотрим на примере процесс подбора персонала. Составим схему, где укажем действия, исполнителей и  владельца процесса. Далее необходимо провести аудит каждой операции: сколько времени тратится на совершение,  где и по какой причине есть потери времени, кто и что влияет на событие. После к каждому шагу процесса задаются вопросы "Каким образом можно ускорить выполнение?", "Можно ли отменить или переложить/распределить на смежные?".  

Далее моделируются схемы "Как должно быть". Для внедрения изменений назначьте руководителя проекта по оптимизации. Для оценки и анализа привлекайте сторонних специалистов, кто сможет посмотреть ваши процессы со стороны. Привлеките к проекту сотрудников, на которых можно распределить задачи по внедрению и тестированию изменений. При моделировании бизнес-процессов необходимо учитывать следующие нюансы: избегать запутанных и сложных шагов, лишних и малоэффективных операций; перекладывать на сторонние процессы, создавая конфликт интересов в подразделениях; глобально задействовать руководящий состав в процессы; злоупотреблять контролем.

Рассмотрим нашу схему с момента получения заявки. На этом шаге необходимо проанализировать, все ли сведения есть для поиска кандидата, сколько времени тратится на уточнения у инициатора заявки. Если вопросы возникают довольно часто, следует пересмотреть форму заявки, где предусмотреть пункты для недостающих ответов.  Далее изучаем какие вакансии наиболее часто в работе и для каждой составляем план поиска: какие источники найма использовать, бюджет, составить текст объявлений. Следующим этапом будет определение метода обработки резюме.

Программы, позволяющие автоматизировать работу с откликами кандидатов, существенно помогут сократить время на обработку резюме, хранить всю историю подбора и созвона, сформировать кадровый резерв. Бюджет автоматизации зависит от финансовых возможностей предприятия, а так же количеством вакансий в месяц (необходимо разделять должности по категориям). Если 1-5, то можно обойтись и без программ, используя стандартные ПК. Для первичных звонков необходимо составить скрипты разговора к каждой вакансии, они позволят сразу выяснить все интересующие данные у кандидата. Для экономии времени на рассказах о компании, разработайте информационный буклет, выдавайте его для ознакомления перед первичным собеседованием. После собеседования с руководителем подразделения/инициатором подбора, необходимо соблюдать срок получения обратной связи по кандидатам. Закрепите регламентом, если отсутствует информация по результатам собеседования более 3 дней, заявка снимается с работы.

После того, как разобрали все шаги, необходимо к каждую операцию и ответственность за исполнение закрепить регламентом, разработать документы. Далее следует приступать к внедрению, работе с возражениями, тестированию, масштабированию, обучению сотрудников,  стабилизации процесса. После нескольких месяцев работы необходимо провести анализ введенной оптимизации. Таким образом необходимо провести работу и отразить в схемах все HR процессы, которые требуются для анализа.

Особую роль следует отвести автоматизации. Например, использование чат-ботов  значительно снижает временные расходы и доступен 24/7 ч. Процессы, которые удобно заводить на ботов: рекрутинг, организация мероприятий, предоставление отпусков (вывод остатков, сбор пожеланий при планировании графика), корпоративное обучение, оформление командировок, информирование о проектах, корпоративной культуре.

Оптимизировать процесс кадрового делопроизводства поможет отказ от оформления лишних документов, которые не предусмотрены законодательством РФ, максимально автоматизировать обработку данных в учетной программе для снижения ручного ввода данных, перейти на электронный документооборот. Отчетность в фонды возможно автоматически передавать с помощью роботизации программ. Внедрение роботов позволяет избавиться от рутинных задач, в которых не требуется принятия управленческих решений. Например, при приеме нового сотрудника требуется вносить в учетную программу персональные данные сотрудников. Если количество трудоустройств достигает значительного показателя, можно использовать распознавание и автозагрузку: сканируется документ (паспорт, снилс, инн, военный билет, водительские права, диплом), робот обрабатывает и распознает  документ, вносит данные в программу. Так же через робота можно настроить заказ, автоформирование и печать стандартных справок.

Прежде чем внедрять и усовершенствовать процессы, необходимо рассчитать затраты на их реализацию, поддержку  и обслуживание. Оценить экономию от нововведений, например времени. Бывает намного дешевле ввести в штат помощника с частичной занятостью и  небольшой оплатой, чем тратить средства и время на доработки или передать часть функционала на аутсорсинг.