Кто может внедрять проектное управление?

Внедрение проектного управления в компании – это длительный сложный дорогостоящий проект, для успешной реализации которого необходимы люди, обладающие специальными знаниями, умениями и навыками, имеющие в своём арсенале множество особых инструментов и понимающие, как создать в организации благоприятные условия для постановки проектного менеджмента.

Напомню, что человека, который руководит проектом создания проектного управления, называют внедренцем, а человека, принявшего решение запустить такой проект, называют инициатором. Обычно инициатором становится собственник или руководитель бизнеса.

Итак, у компании, переходящей на проектное управление, есть три варианта внедрения. Это внедрение силами собственных специалистов, внедрение с привлечением сторонних консультантов и внедрение с помощью куратора. Рассмотрим плюсы и минусы этих вариантов.

Проектный менеджмент внедряют собственные специалисты

Бытует мнение, что это самый простой, быстрый и дешёвый способ внедрения проектного управления. Вынужден вас разочаровать: это – заблуждение, поскольку если в компании есть сотрудник, имеющий богатый опыт внедрения проектного управления, то есть он реализовал хотя бы 2–3 таких проекта, то его работа стоит примерно столько же, сколько услуги сторонних специалистов, а значит, сэкономить не получится.

Если же в компании нет людей, имеющих опыт внедрения проектного менеджмента, то явные и скрытые издержки его постановки своими силами будут больше, чем при привлечении специалистов консалтинговой компании. Почему? Во-первых, придётся обучать сотрудников, а это стоит дорого и требует времени и сил руководителей и их подчинённых. Во-вторых, труд только что подготовленных собственных сотрудников существенно дешевле труда опытных внешних консультантов, однако поскольку над созданием и реализацией проекта внедрения новички будут работать существенно дольше сторонних специалистов, сэкономить снова не получится. Плюс, с большой вероятностью будет потеряно время, так как новички невольно пойдут путём проб и ошибок. В-третьих, топ-менеджеры могут излишне влиять на процессы принятия решений, что чревато перекосами в создаваемой системе проектного управления. В-четвёртых, сотрудники, получившие реальный опыт постановки проектного управления, сразу после завершения внедрения могут покинуть компанию, чтобы стать независимыми консультантами или перейти работать в консалтинговую компанию.

Получается, что успешно внедрить проектное управление собственными силами невозможно? Нет, возможно, если у компании были успешные реинжиниринговые проекты и/или в её штате есть люди, владеющие методологиями проектного менеджмента. Однако таких компаний мало. Остальном придётся привлекать помощь извне.

Проектный менеджмент внедряют сторонние специалисты

И этот вариант внедрения проектного управления окружён мифами. Самый распространённый: сотрудники консалтинговой фирмы легко и быстро настроят процессы сами, и руководителям компании, в которой ставят проектный менеджмент, не придётся ничего делать. В реальности инициатор должен подготовить мощную проектную команду, которая станет опорой сторонних консультантов и поможет им разобраться в специфике бизнеса заказчика, чтобы все вместе они выработали оптимальные решения для постановки проектного управления в этой компании.

К плюсам привлечения сторонних специалистов относятся, во-первых, их профильный опыт и высокая квалификация, которые позволяют им решать все задачи, связанные с внедрением проектного управления, – от обучения работников заказчика до выбора и настройки программного обеспечения, во-вторых, контракт, которым связаны приглашённые консультанты. В этом документе указаны сроки и бюджет проекта внедрения, которых эксперты должны придерживаться, чтобы оправдать ожидания заказчика и сохранить профессиональную репутацию. Среди минусов (рисков) работы с внешними специалистами – опасность, что варяги не разберутся со спецификой бизнеса и подберут решение, которое не подходит или не полностью подходит заказчику, а значит, после ухода консультантов сотрудники инициатора могут саботировать предложения специалиста консалтинговой фирмы.

Поэтому сторонних экспертов стоит приглашать компаниям, имеющим собственные сплочённые обученные команды, которые чётко поставят задачи, а по завершении их выполнения проверят, применимы ли полученные результаты в долгосрочной перспективе.

Проектный менеджмент внедряют при поддержке куратора

Куратор – это специалист, который создаёт в компании условия для постановки проектного менеджмента. Куратором может быть человек, обладающий не менее чем 10-летним опытом работы в проектном управлении и учувствовавший в реализации как минимум сотни разнообразных проектов. Куратор помогает компании-заказчику в течение года или двух.

За это время куратор оценивает уровень зрелости бизнеса, помогает инициаторам корректно сформулировать задачи внедрения проектного управления, участвует в создании и формировании проектной команды, состоящей из сотрудников заказчика, а также в подготовке программы обучения специалистов инициатора внедрения.

Кроме того, куратор готовит план постановки проектного управления и решает, какие виды работ должны будут выполнять сотрудники заказчика, а какие – следует отдать на аутсорсинг. Куратор участвует в тендерах и помогает выбрать лучших исполнителей. То есть куратор, опираясь на свой опыт, во-первых, оптимально распределяет внутренние и внешние ресурсы, необходимые для внедрения системы проектного управления, а во-вторых, может анализировать результаты текущей работы и при необходимости корректировать процесс, и в-третьих, разрешает спорные и конфликтные ситуации, предлагает наиболее эффективные организационные и технические решения. В-четвёртых, куратор создаёт проектный офис, а часто первое время и руководит им. В-пятых, куратор сам готовит руководителя проектного офиса и перед уходом из компании передаёт бразды правления своему ученику.

Плюсы работы с куратором:

• Куратор имеет большой опыт реализации проектов внедрения и высокую профессиональную квалификацию.

• Куратор связан контрактом, поэтому заинтересован работать на совесть, чтобы оправдать ожидания заказчика, а также сохранить и повысить собственную репутацию.

• Куратор вникает в специфику деятельности компании, чтобы предложить ей оптимальные решения, в том числе по использованию внутренних ресурсов заказчика.

• Куратор является и создателем системы проектного управления, и её приёмщиком, а значит, ему невыгодно халтурить.

Минусов у работы с куратором только два. Во-первых, это дорого, поскольку гонорар у такого специалиста высокий, а привлечь его нужно на год или на два. Во-вторых, куратору нужно значительное время, чтобы разобраться в специфике бизнеса инициатора. Зато привлечь куратора может любая компания. В отличие от двух первых вариантов внедрения проектного управления здесь нет никаких организационных ограничений.

Как выбрать подходящего куратора постановки проектного управления? Провести тренинг, на котором куратор представит стратегию внедрения, а руководство компании-заказчика проанализирует качество представленного материала и посмотрит, как на куратора реагируют работники компании, нравится им человек или нет. На основе этих данных инициаторы могут принять решение, стоит ли заключать договор с этим куратором или лучше поискать другого исполнителя.

Таким образом, привлечение куратора считается наиболее эффективным вариантом постановки проектного менеджмента, поскольку позволяет на протяжении всего долгого процесса оптимально использовать внутренние и внешние ресурсы компании-инициатора.