Групповое собеседование: как подготовить и провести

Какое собеседование называют групповым (массовым, коллективным), понятно из его названия. Моя задача – рассказать, в каких случаях лучше выбрать этот вид интервью, как его подготовить и провести.

Число участников группового собеседования может варьироваться от 3-5 соискателей до нескольких десятков. Со стороны работодателя в нём участвует либо только рекрутер, либо целая группа специалистов (ведущий, тренер, менеджер, психолог, коуч и др.). Коллективное интервью – отличный инструмент для подбора персонала на массовые позиции: продавец-консультант, промоутер, менеджер по продажам, оператор технической поддержки и под., поскольку для таких специалистов ключевым навыком является коммуникабельность, а её проще всего оценить, когда человек общается с другими людьми.

Достоинства группового собеседования

• Экономия времени и денег. Допустим, чтобы набрать 10 сотрудников, рекрутеру нужно пообщаться со 100 кандидатами. Если делать это тет-а-тет и тратить на одного соискателя даже полчаса, то понадобится 3000 минут, или более двух суток.

• Возможность быстрого найма сразу нескольких сотрудников.

• Оценка качеств, которые сложно проверить на индивидуальном собеседовании. Это умение работать в команде, стрессоустойчивость, лидерские навыки, клиентоориентированность и проч.

• Минимизация социально одобряемых ответов. Поскольку общение идёт не с глазу на глаз, то кандидаты думают, что могут затеряться в толпе, и проявляются естественно, не стараясь показаться лучше, чем они есть на самом деле. Однако оценивающие внимательно наблюдают за всеми и получают необходимую им информацию.

• Экспресс-знакомство с корпоративной культурой. С нормами общения, принятыми в компании, и с теми ценностями, которые она разделяет.

• Все, кому понравится, как организовано и проведено групповое собеседование, могут невольно стать амбассадорами HR-бренда компании вне зависимости от того, получили эти люди работу или нет.

• Одновременная оценка многих кандидатов.

Недостатки группового собеседования

• Низкий процент доходимости до интервью. У кандидатов много предубеждений, связанных с коллективными встречами. Кого-то смущает, что нужно будет конкурировать за внимание рекрутера с другими соискателями, кто-то уверен, что мероприятие окажется долгим и утомительным, кто-то боится, что обратная связь будет дана в присутствии посторонних людей.

• Трудность проведения в онлайн-формате. По видеосвязи можно поговорить одновременно с 5-9 соискателями, а с 20 – уже нет.

• Невозможность провести всестороннюю оценку кандидатов.

• Малое количество специальностей, для закрытия которых подходит такой формат подбора.

• Те, кто будет вести массовое интервью, должны обладать специальными навыками. Поэтому, возможно, нужно будет обучить этому своего сотрудника или приглашать специалистов со стороны.

Как подготовить групповое собеседование

• Найти помещение. Важно, чтобы это место было легкодоступным, поэтому если ваш офис расположен на окраине, найдите что-то подходящее в Центре. Плюс, нужно грамотно обустроить пространство внутри помещения: указатели, вешалки для одежды, кулер, места для ожидания и под., чтобы пребывание соискателей оказалось для них комфортным.

• Подобрать и пригласить кандидатов. Проще всего для этого использовать голосового помощника и/или чат-бота, поскольку и тот и другой сберегут время и силы рекрутера. Можно использовать e-mail-рассылку. Телефонные звонки – это крайний случай, когда по какой-то причине нет возможности применить два первых способа приглашения. В сообщении нужно обязательно указать время, место и формат встречи. Если умолчать о том, что собеседование коллективное, то человек воспримет это как сокрытие информации или как прямой обман. И даже если он пройдёт отбор, то вряд ли согласиться работать в компании, которая не была с ним честна. Плюс, в сообщении нужно рассказать соискателям, как будет организовано интервью, сколько времени оно займёт и кто будет проводить оценку, а в конце запросить обратную связь о том, придёт ли соискатель на встречу. Когда человек подтвердит участие, попросите его предупредить вас, если его планы изменяться.

• Подготовить материалы. Сценарий проведения встречи. Презентацию, которая должна быть продающий, ведь задача встречи, чтобы вашу вакансию «купили» и захотели занять. Бланки, в которых оценивающие будет делать пометки.

Как проводить групповое собеседование

• Оргмомент. После приветствия и рассказа о регламенте нужно раздать участникам бейджики, чтобы все участники могли обращаться друг к другу по именам. И сразу включить мотивационный аудио- или видеоролик о компании. За это время присутствующие настроятся на работу, а те, кто опоздал, смогут занять место и присоединится к остальным.

• Презентация компании. Рассказ о её истории, УТП и особенностях деятельности и рассказ о вакансии, об условиях работы и о внутренних правилах, а также о бонусах (бесплатное обучение, дополнительная страховка и проч.). Запланируйте время для вопросов соискателей.

• Знакомство. Попросите каждого претендента рассказать в нескольких предложениях, упомянув образование, опыт работы, карьерные цели и/или что-то ещё. Эта работа может идти как в парах, так и в мини-группах по 3–5 человек. Причём когда придёт время представиться всем участникам встречи, соискатель будет говорить не о себе, а о своём партнёре. Такая форма знакомства снизит нервное напряжение участников.

• Решение кейсов в формате ролевой игры. Они должны быть подобраны таким образом, чтобы можно было оценить, есть ли у кандидатов те качества, которые критически важны (общительность, умение работать в команде, навык активно слушать и т. д.). Количество кейсов должно быть равно числу проверяемых навыков. Здесь работа тоже идёт либо в парах, либо в мини-группах. И участники сами могут выбирать себе напарников или команду. Каждое новое задание выполняется с новым партнёров или в другой мини-группе. За процессом решения наблюдают рекрутеры и делают пометки в специально заготовленных бланках, чтобы в финале принять взвешенное решение по каждому кандидату.

• Подведение итогов. Его можно начать с ответов на вопросы участников, а дальше рассказать, как соискатели получат обратную связь и что ждёт тех, кто пройдёт отбор. Любые результаты стоит сообщать только лично. Хорошие – по телефону, а плохие – по электронной почте или с помощью чат-бота. Если вы не готовы тратить время на рассылку отказов, предупредите, что если не свяжитесь, например, в течение 3 дней, то значит, вы пока не готовы предложить работу.

Теперь самый важный вопрос: «Как отсеивать неподходящих соискателей?» Опираясь на профиль должности, наблюдать за поведением участников и отслеживать их реакции, а в конце выделить тех, кто проявил себя хуже, чем остальные (много спорил, долго бездействовал и под.), а позже отказать им.

Итогом группового собеседования должен стать список тех, кто принят на работу, или тех, кто прошёл на следующий этап отбора, где уже предусмотрено индивидуальные интервью, или тех, кто будет направлен на первичное обучение либо стажировку.