Электронный больничный: подводные камни для кадровика

Известно, что Россия перешла на систему электронных больничных листов. С одной стороны, это удобно для всех участников трудовых отношений, но с другой – появились новые проблемы и новые обязанности у кадровиков. В этой статье – обзор проблем в области электронных больничных, с которыми уже столкнулись многие кадровики, и пути решения данных проблем.

Итак, первая проблема связана с тем, что теперь электронный больничный обязательно виден кадровику не только по месту одной работы, но и по всем другим рабочим местам. Не секрет, что многие специалисты одновременно работают у нескольких работодателей, причем количество работ пока никак официально не ограничивалось. Работник, когда берет больничный, может предполагать не работать у одного работодателя (или работодателей), но при этом выполнять трудовые обязанности у другого (других). Продиктовано такое решение может быть боязнью потерять место у конкретного работодателя. Также бывает, что работодатель предлагает гибкие или дистанционные режимы работы, а трудовые обязанности можно совмещать с лечением.

Кроме того, многие работники оценивают размер пособия по временной нетрудоспособности и приходят к выводу, что его размер меньше, чем текущая заработная плата. Тем более что пособие платится по результатам за два предшествующих года работы, и, возможно, заработная плата за те периоды была не столь высока, и работник предпочитает получать зарплату, а не пособие по нетрудоспособности. Так или иначе, но может сложиться ситуация, что электронный больничный пришел по месту работы, кадровик его видит, а работник трудится во время больничного на своем рабочем месте либо изъявляет желание трудиться. Что делать в этой ситуации? Прежде всего, осознать, что ничего противозаконного здесь нет. И Социальный фонд ничего против такой ситуации не будет иметь. Главное – всё верно оформить. Действия следующие.

Во-первых, работник пишет на имя руководителя организации заявление, где просит не оплачивать лист нетрудоспособности, и сообщает, что все трудовые функции за указанный период больничного выполняются им в полном объёме. В заявлении нужно указать номер больничного листа и дату его открытия, а также по возможности дату, до которой он действует. Если больничный будет продлён, то нужно либо писать ещё одно заявление, либо отразить этот факт в старом.

Данное заявление обязательно согласовывает руководитель организации и руководитель первичной профсоюзной организации (если таковая имеется). С правовой точки зрения эта конструкция выглядит так: работник по согласованию с работодателем выполняет свои трудовые функции.

В крупных организациях рекомендуем кадровой службе разработать бланк для таких случаев, так как подобные ситуации будут возникать часто и удобнее, чтобы работник заполнял готовый бланк. В любом случае, заполняет ли работник бланк заявления или пишет его самостоятельно – в нём должны быть отражены те моменты, которые указаны выше. Кстати, Социальный фонд может затребовать скан этого заявления, поэтому советуем его хранить в организации наряду с другой кадровой документацией в личном деле работника.

Второе действие работодателя – сделать отметку на больничном о том, что он будет без оплаты. Имеется в виду, что именно у данного работодателя без оплаты, а что касается остальных, то там по согласованию с работодателями вопрос решается в каждом случае индивидуально.

Теперь о другой проблеме, с которой уже столкнулись некоторые работодатели. По своей сути электронный больничный предполагает, что выплата пособия производится по всем местам работы. Но здесь есть одно ограничение. Социальный фонд России не будет оплачивать пособие, если у работника по всем местам работы наберётся более чем 1,5 ставки. Обоснование отказа Фонда строится на том, что это нарушение, так как работник, который работает более чем на 1,5 ставки, выходит за рамки возможного почасового фонда. Напомним, что обычный рабочий день составляет 8 часов. Если работник трудится внешним либо внутренним совместителем, то делает он это за рамками основного рабочего дня. Время работы на 0,5 ставки составляет 4 часа. Если мы их плюсуем к 8 часам основного рабочего времени в день, то получаем 12 часов. Более этого времени работник трудиться не может.

Теперь рассмотрим, что делать, если на данном основании из Социального фонда пришёл отказ. Наиболее предпочтительный выход из ситуации: просить работника сделать заявление без оплаты больничного, о котором говорилось выше. Либо второй вариант – просто принять отказ от Фонда и сообщить обо всех его деталях работнику.

Теперь о том, как предупредить такую ситуацию. Если кадровик имеет информацию обо всех дополнительных местах работника, то необходимо постараться сократить работнику нагрузку на базовую ставку, а все дополнительные объёмы работ оформить доплатами по совмещению. Социальный фонд измеряет нагрузку на работника ставками. Скажем работник может работать на ставку, а может работать на 0,5 ставки, но совмещением и, соответственно, доплатами на него будут оформлены все остальные объёмы работ. Работник в заработной плате не теряет. Но проблема с перегрузом по часам в случае оплаты больничного исчезает.

Дальнейшая практика, связанная с действиями по электронным больничным, будет развиваться. Здесь отражены те проблемы, которые уже возникли, и предложены советы кадровикам, которые были уже использованы на практике автором статьи.