Эффективность работы: как повысить ее через систему задач

В продажах, как и в любой другой деятельности, сложно быть эффективным на все 100 %. Всегда есть возможность что-то улучшить: развить текущих клиентов, найти новых, повысить продажи по сложным продуктам и т. д.

Как это сделать? Здесь есть четыре уровня, в рамках которых можно поработать:

1. Понимание проблемы и причин.

2. Формулирование цели.

3. Построение системы через задачи или полезные привычки.

4. Реализация плана действий.

Первый, я бы назвал это минимальный уровень – осознать, что повысить эффективность можно. Пункт настолько же понятный, насколько часто не выполнимый на практике. Каждому из нас сложно честно признаться даже самому себе, что в некоторых моментах мы не совершенны, а иногда и просто безуспешны. Поэтому сразу находится миллион причин, почему повысить показатели невозможно. «У меня не те клиенты, слишком амбициозные планы, у конкурентов условия интереснее» и т. д. Путь к совершенству начинается с критической оценки самого себя. Если этого нет, то бесполезно говорить о чем-то дальше – будут находиться лишь новые обстоятельства, обосновывающие текущие результаты.

Допустим, наш менеджер по продажам сумел признать свои ошибки и решил пойти по пути увеличения эффективности. Пусть его зовут Иван. Иван говорит: «Я хочу делать план продаж и получать полный бонус, сейчас это не удается». Но мало понять проблему, нужно еще заглянуть в корневые причины. Ведь от причины будет зависеть план действий.

Часто люди допускают ошибку, пытаясь взять чужие цели и планы мероприятий, это в корне не верно. Так, у одного менеджера проблемы могут быть из-за продаж с постоянными скидками, а у другого потому, что он не предлагает новые продукты. Третий хорошо продает, но совсем не работает с должниками, а четвертый уже забыл, как звонить новым клиентам. Представим, что наш Иван из четвертой категории: он хорошо работает с текущими партнерами, но их потенциала не хватает, чтобы делать планы, кроме того, конкуренты давят. При этом совершать холодные звонки ему не хочется, а потому клиентская база не прирастает.

Осознав проблему, Иван переходит на уровень два – постановка целей! Про цели мы многократно писали и говорили. Важно, чтобы они были прописаны по технологии SMART, а значит, были бы конкретными, измеримыми, амбициозными, соотносились с ресурсами и были определены по времени. Т. е. стараться искать новых клиентов – это плохая цель, она очень обтекаемая. А вот найти за следующий месяц минимум пять новых клиентов и заключить с ними договор – это уже более интересный вариант. А еще лучше – продать на сумму Х пяти новым клиентам в следующем месяце. Ведь Ивану интересны не подписанные документы, а продажи, которых сейчас не хватает, чтобы получить бонус.

Итак, цель выставлена, но и это еще не все. Часто у блогеров на марафонах можно услышать про гиперболизацию важности именно постановки задач. Безусловно, без этого вряд ли можно говорить про какой-то контролируемый результат, ведь вообще непонятно, куда мы движемся. При этом сама по себе цель, даже правильная, ничего не гарантирует. В случае с Иваном клиенты сами не появятся, им еще нужно звонить, предлагать, убеждать.

Поэтому цель разбивается на несколько задач, т. е. способов, которыми менеджер планирует прийти к результату. Что нужно сделать Ивану, что выполнить объем продаж по новым клиентам? Во-первых, определить для себя перечень потенциальных партнеров, кому можно позвонить. Во-вторых, проанализировать списки тех клиентов, с кем работа почему-то прекратилась в последние годы. В-третьих, подумать, с каким предложением уместно будет звонить и как выстроить коммуникацию. Кроме того, на эту работу нужно выделить время, ведь сейчас он не ее делает, при этом загружен полностью. Нужно понять, чем пожертвовать или какие блоки работ оптимизировать.

Для каждой задачи должна быть четкая формулировка, понятные ресурсы и сроки. Также может оказаться, что для некоторых задач полномочий Ивана не хватает и нужно договориться с руководителем, например, согласовать акцию для новых партнеров.

Именно это и называется система через задачи, т. е. совокупность инструментов, которые ведут к достижению цели. Важный элемент системы – это регулярность действий и накопительный эффект. Т. е. гораздо более ценно совершать по несколько звонков новым клиентов, но каждый день, чем один раз, но по всему справочнику. Именно подобный подход отличает стабильно качественную работу и результат от единичных подвигов и сверхдостижений.

После того как проблема изучена и выявлены причины, цель разделена на понятные ежедневные шаги, можно приступать к реализации намеченного, т. е. к самой работе по повышению эффективности, до этого была подготовительная часть. Ну а в рамках процесса стандартные инструменты самоменеджмента: промежуточные контрольные точки и либо продолжение работы, либо корректировка действий, замена инструментов или подходов.

Подход повышения эффективности через задачи привычен многим, особенно тем, кто работает в продажах. Ведь это стандартная модель работы. И модель, безусловно, работающая. Но нужно понимать, что у нее есть ограничения:

• Данный подход заставляет постоянно бежать вперед и радоваться лишь тогда, когда достигнут результат. А после – новые цели и снова некая неудовлетворенность.

• Такая система требует осознанности и контроля всех компонентов, иначе она работать не будет. Но экспериментами доказано, что волевые усилия ограничены – на все компоненты работы их может не хватить. Поэтому, поднимая эффективность одной сферы, человек рискует ухудшить показатели другой. Значит, нужно четко расставлять свои приоритеты.

• При достижении результата система может сломаться, если внимание к данным процессам ослабнет.

Еще раз подчеркну, что это не отменяет результативности такого подхода. Более того, мне как представителю системы продаж с некой профессиональной деформацией в плане ориентации на результат он очень близок. При этом есть объективные недостатки.

И эти слабости нивелируются другим подходом – системой через привычки, которые в отличие от задач не требуют или минимально затрагивают осознанность и волю и делаются на автомате. А это значит, что, приобретя их, можно не переживать о том, что система остановится, можно просто наслаждаться процессом, а не бежать в погоне за цифрой. Все бы отлично, но привычки не так легко сформировать. Как это сделать? Об этом будем говорить в следующей статье.