Что такое обзоры на основе проектов и почему вы должны их использовать?

“Что мы могли бы сделать лучше?” Звучит как простой вопрос, но регулярный самоанализ того, насколько хорошо мы справляемся, может иметь большое значение для повышения производительности команды и отдельных сотрудников. Проблема в том, что во многих организациях этот процесс обычно происходит ежегодно во время ежегодных обзоров эффективности. И часто эти обзоры проводятся с недостаточной периодичностью, чтобы сотрудники могли усвоить обратную связь или действовать в соответствии с ней, чтобы они могли расти и развиваться.

Обзоры проектов – это один из инструментов, который организации могут использовать для устранения этого разрыва в отзывах. Обзоры проектов – это рефлексивный процесс, который позволяет сотрудникам оценить успешность выполнения отдельной задачи, определить области для роста и составить план действий по тактическому повышению производительности в будущем.

Успешное внедрение обзоров проектов для повышения производительности зависит от построения правильных процессов и моделей поведения, чтобы каждый понимал, как их внедрять, и эффективно реагировал на обратную связь. Вот как начать.

Что такое обзор проекта?

Обзоры проектов оценивают вклад человека, производительность и результаты проекта в контексте конкретной задачи или поручения.

Думайте об этом как о подведении итогов: вскоре после завершения проекта заинтересованные стороны проекта оценивают, насколько успешно человек достиг результатов проекта, определяют области для улучшения, делятся отзывами и предлагают отдельным лицам тактические способы улучшить свою работу.

Обзоры проектов входят в более широкую структуру процессов управления эффективностью и обратной связи. Они дополняют такие процессы, как 360-градусные обзоры и ежегодные обзоры эффективности, предоставляют полезный инструмент, который помогает организациям постоянно оценивать эффективность сотрудников на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Они не предназначены для замены других форм обзоров сотрудников, поскольку не дают целостного обзора карьерных достижений сотрудника, тем более что проект мог пойти наперекосяк по причинам, не зависящим от отдельного сотрудника. Вот почему важно сочетать эти обзоры с традиционными обзорами эффективности работы сотрудников, которые можно проводить на регулярной основе. Например, вы могли бы проводить проверку сотрудников каждый квартал и проверку проекта после завершения проекта.

В связи с их контекстно-ориентированным характером и чувствительностью ко времени, обзоры проектов могут выделить среди других оценок информированную, актуальную обратную связь о общении, навыках сотрудничества и решения проблем человека. Они также особенно полезны для самоанализа, поскольку дают сотрудникам возможность оценить собственную эффективность и скорректировать свое поведение, прежде чем приступить к новому проекту.

Кроме того, менеджерам может быть полезно иметь подробные выкладки эффективности сотрудников во время ежегодных обзоров. Менеджеры могут использовать эти записи для анализа вклада непосредственного подчиненного в течение года и отслеживания улучшений, что позволяет им предоставлять более точный отчет об общей производительности сотрудника на конец года.

Какие бывают типы обзоров проектов?

Существует множество различных типов обзоров проектов, которые организации могут внедрять для оценки успеха проекта:

• Gate review: В "gate review" команды оценивают состояние проекта на определенных этапах. Этот поэтапный подход позволяет командам оценить работу, которую они выполнили на данный момент, оценить масштаб проекта, бюджет и предполагаемые результаты, а также скорректировать курс по мере необходимости, прежде чем прекратить работу или перейти к следующему этапу.

• Ретроспектива проекта: Ретроспективы, обычно используемые командами разработчиков, похожи на обзоры проектов, но объединяют членов проектной группы для проведения коллективного анализа, вместо того чтобы сосредотачиваться на индивидуальных результатах.

• Аудит проекта: Аудит проекта – это более формальный процесс управления проектом. В нём оценивают соблюдение командой или организацией конкретных стандартов проекта и обычно включают оценку нормативных требований, комплаенса, управления рисками и бюджетных ограничений.

• Обзор реализации преимуществ: Все эффективные проекты сопровождаются набором запланированных результатов. Обзор реализации преимуществ – это структурированный обзор завершения проекта, который оценивает, насколько успешно проект достиг своих целей.

Все эти процессы обратной связи могут повысить ценность процедур управления проектом, но все они направлены на повышение эффективности работы команды и общих результатов. В отличие от этого, обзоры проектов фокусируются на повышении эффективности работы отдельного сотрудника с помощью адресной обратной связи, основанной на том, какой личный вклад они внесли и достигли успеха.

Кто проводит обзоры проектов?

Подобно 360-градусному обзору, когда обратная связь собирается от руководителя сотрудника и коллег, процесс обзора проекта опирается на информацию извне для оценки эффективности человека. Но вместо этого эта обратная связь обычно исходит от владельца проекта, команды и других заинтересованных сторон, которые тесно сотрудничали с рецензентом.

Среди участников:

• Владелец проекта: Владелец проекта имеет непосредственное представление о вкладе рецензента в проект, его успехах и областях, требующих улучшения.

• Команда проекта: Отзывы коллег важны для того, чтобы подчеркнуть, насколько хорошо человек общается, сотрудничает с другими и участвует в проекте.

• Спонсор проекта: Спонсор проекта несет ответственность за общий успех любой конкретной задачи или поручения. Это может быть кто-то на руководящей должности, кто отвечает за формирование команды, принятие решений по ключевым аспектам проекта, а также за показатели успеха.

• Внешние заинтересованные стороны: В зависимости от типа проекта может потребоваться обратная связь от внешних заинтересованных сторон, таких как клиенты, акционеры или даже тестировщики продукта.

Почему обзоры проектов важны?

Обзоры проектов являются неотъемлемой частью любой культуры непрерывной обратной связи. Они предоставляют оперативную обратную связь, которая дает вашим сотрудникам возможность оглянуться назад на свою работу и критически подумать о том, что было успешным и что необходимо улучшить перед следующим назначением.

На организационном уровне такой вид непрерывной обратной связи может гарантировать, что проекты — и команды — будут поддерживать высокую производительность в долгосрочной перспективе, выявляя камни преткновения, включая неэффективную политику, плохие линии связи или другие проблемы, которые легко предотвратить. В конечном счете, это может повысить эффективность, сократив время и затраты.

Но они также важны с точки зрения индивидуального роста. Делясь отзывами со своими коллегами, сотрудники могут помочь друг другу расти профессионально и улучшить будущее сотрудничество. Это может создать взаимную подотчетность и поддержку в развитии способностей и навыков.

Наконец, что помогает сделать обзоры проектов настолько эффективными, что ими смогут управлять сотрудники. Когда вы даете сотрудникам право инициировать обсуждения результатов работы, они остаются вовлеченными и мотивированными на протяжении всего процесса. Вместо того, чтобы считать, что эти обзоры являются обязательной инициативой всей компании, сотрудники могут понять, что этот процесс помогает им расти профессионально и более эффективно сотрудничать с другими коллегами и командами. Такое мышление может помочь вашим сотрудникам расти индивидуально, вашим командам расти вместе и вашему бизнесу в целом.

Вот четыре ключевые причины, по которым обзоры проектов приносят пользу вашей организации.

1. В них используется объективный подход к эффективности работы сотрудников, основанный на показателях

Обзоры проектов могут быть более объективными и справедливыми, чем традиционные обзоры, поскольку они оценивают эффективность работы сотрудников на основе их способности достигать целей плана проекта и выполнять поставленные задачи, а не зависят исключительно от мнения менеджера, сотрудника или высшего руководства.

Проекты, как правило, имеют четкие рамки, цели и конечные результаты, поэтому становится легко разработать объективные критерии или показатели эффективности для обзоров проектов.

2. Они предлагают разные точки зрения на эффективность работы сотрудников

В традиционном обзоре эффективности руководитель обычно является самым важным голосом в зале. Но даже при наилучшем процессе управления эффективностью на обзоры эффективности может повлиять близость или предвзятость к новизне.

В ходе обзора проекта сотрудники получают обратную связь от руководителя проекта, проектной команды и других ключевых участников, что позволяет сотрудникам услышать отзывы с самых разных точек зрения и потенциально позволяет им получить информацию, которую они ранее не получали.

3. Они обеспечивают конструктивную, значимую обратную связь для улучшения развития навыков

По своей природе все мы испытываем внутреннюю потребность в похвале и признании, но это особенно полезно, когда дается правильным образом. Согласно данным НИИ ОФУУ за 2022 год, “У сотрудников, получивших высокое признание, в 20 раз больше шансов быть вовлеченными, чем у сотрудников, получивших низкое признание”.

Но одна из проблем с обзорами эффективности под руководством менеджеров заключается в том, что менеджеры не всегда работают напрямую со своими сотрудниками. В результате отзывы, которые они дают, могут основываться на том, что они слышат от других, или на впечатлении о том, как идут дела у сотрудника. Такая дистанция означает, что некоторые сотрудники не получают конкретной тактической обратной связи, которая помогает им расти.

Обзоры проектов могут эффективно восполнить этот пробел, предоставляя сотрудникам (и их руководителям) более значимую, конструктивную обратную связь, которая помогает им улучшить свои навыки и взаимоотношения на рабочем месте.

4. Они формируют поведение сотрудников с помощью конкретной, своевременной обратной связи

В случае обратной связи важна конкретика. Мета-анализ 435 исследований 2020 года, посвященных влиянию обратной связи на обучение студентов, показал, что "высокоинформативная обратная связь” была наиболее эффективной. Как объяснили авторы, более подробная обратная связь помогла студентам “понять [не только], какие ошибки они допустили, но и почему они допустили эти ошибки и что они могут сделать, чтобы избежать их в следующий раз”.

Тот же принцип применим и к производительности на рабочем месте. Традиционные ежегодные проверки обычно проводятся слишком разрозненно или не содержат конкретного последующего плана действий по повышению подотчетности, что может помешать сотрудникам добиться значимых изменений. С другой стороны, обзоры эффективности проекта предоставляют сотрудникам своевременную и подробную обратную связь, которую они могут реализовать немедленно, готовясь приступить к своему следующему проекту.

Для достижения наилучшего эффекта обзоры проекта должны проводиться как можно скорее после завершения проекта, потому что обратную связь лучше всего давать и получать, когда детали проекта еще свежи в памяти каждого. Любая задержка с запуском процесса увеличивает вероятность того, что люди забудут, каким советом они могли бы поделиться, или будут втянуты в более ответственную работу, и у них больше не будет возможности руководить постпроектными обзорами или участвовать в них.