Что означает делегирование в менеджменте и насколько эффективно оно на практике?

Роль делегирования в менеджменте

Чтобы быть успешным руководителем в области управления проектами, необходимо знать, что такое делегирование. Более того, необходимо правильно его применять.

Делегирование – передача каких-либо задач или полномочий от руководителя к подчинённому.

Данный навык позволяет сосредоточиться на наиболее важных для проекта областях. Под такими областями мы подразумеваем: управление проблемами и рисками, планирование проектов, управление старшими стейкхолдерами, обеспечение качества продукта, а также мотивацию и руководство сотрудниками. Остальные административные задачи более низкого уровня можно делегировать. Так вы будете рационально тратить время.

Делегируя, у вас появляется время сосредоточиться на том, что действительно важно для успешного проекта. Более того, вы помогаете расти работникам, знакомя их с новым задачами. Правильное делегирование позволяет замотивировать людей и расширить их возможности, закрыть потребности в получении профессионального развития.

Большинство руководителей проектов не занимаются делегированием, так как боятся потерять контроль над той или иной задачей. Ещё одна из причин – «некому делегировать».

Нужно подходить к работе более широко, творчески и стратегически. Зачастую сотрудники успешно справляются с задачами, которые связаны с детальным планированием и оценкой (в случае предоставления такой возможности и поддержки).

Как достичь высоких результатов при делегировании в менеджменте?

Для эффективного делегирования нужно осознавать, что вы делегируете, кому делегируете и как делегируете. Следующие принципы и правила помогут вам правильно делегировать:

Принцип Парето. Не делегировать 20% задач, обеспечивающих 80% результатов работы. Распределять только те задачи, которые не сопряжены с вероятностью высоких рисков и не особенно привязаны к вам. Следует делегировать те задачи, которые работник потенциально мог бы выполнить лучше вас.

Передача мелких административных задач.

Распределять административные задачи следующего плана:

утверждение расписания;
финансовый мониторинг;
протоколирование;
ведение документов по решениям и процедурам;
еженедельная отчетность;
создание бюллетеней и актуализация хранилища документов.

Привлечение администратора. Необходимо привлечь узкопрофильного администратора проекта либо специалиста службы поддержки в режиме фул-тайм или парт-тайм. В некоторых фирмах есть централизованный офис управления проектами (PMO). Он (офис) осуществляет дополнительную помощь и содействие.

Распределение роли целиком. Делегировать определенные роли, в частности, управление тестированием, анализ и детализация конкретных продуктов, рабочих потоков. В маленьком проекте можно взять все роли на себя, однако в больших проектах делегирование ролей необходимо.

Передача всей задачи. Передать всю задачу, объяснив сотруднику весь фронт работ и причину, по которой ему дана задача. Важно общение с членом команды (быть в курсе продвижения дел). Когда станет ясно, что человек справляется с обязанностями, можно дать ему свободу работать самостоятельно.

Бросок вызова и мотивация. При делегировании, задать самому себе вопрос, насколько та или иная задача будет броском и стимулом сотруднику. Какая ему от этого будет польза? Как новые обязанности поспособствуют успеху человека? Станут ли они помощником в развитии талантов и навыков?

Проверка доступности сотрудника. Определить, сколько времени на выполнение поручения может затратить работник, на которого вы возложили новые обязанности. Как можно освободить сотрудника, чтобы у него появилось время помогать руководителю проекта? Как делегирование полномочий может повлиять на его рабочие приоритеты? Только после проверки доступности можно смело делегировать.

Проверка компетентности работника. Перед делегированием необходимо выяснить, насколько сотрудник компетентен. Как он умеет планировать, отслеживать, контактировать с коллегами и соблюдать сроки. Компетентность сотрудника покажет, насколько он нуждается в том, чтобы им руководили.

Проверка человека на мотивацию и стимул. Перед делегированием, нужно выяснить, насколько человек мотивирован, целеустремлен и уверен в своих силах. Целеустремленность станет индикатором того, в какой моральной поддержке он нуждается со стороны руководителя. Когда человек компетентен и предан делу, им можно управлять в порядке исключения. А в случае возникновения проблем – он может связаться с вами.

Измеримость успешной работы. Решить точно – что именно делегировать, и какой результат желателен в процессе выполнения работы. Определить стандарты эффективности, по которым оценивать работы, а еще график и крайние сроки. Делегированная работа должна быть максимально измеримой.

Направление и оказание поддержки. У сотрудников должно быть время, информация, указания и поддержка, чтобы достичь успеха. Наставник должен быть терпелив и толерантен к ошибкам и недочетам. Все работники когда-то были новичками и обучались у более опытного коллеги. Именно руководство и поддержка со стороны наставника определяют успешность в делегировании.

Последняя мысль – В обществе привыкли говорить: "Если хочешь сделать что-то хорошо, сделай это сам". Однако это мышление старой школы. Нынешний подход заключается в том, чтобы сказать: "Если хочешь, чтобы работа была выполнена правильно, ты должен делегировать ее должным образом".

Успехов в освоении нового навыка!