Заявка на подбор персонала: как её составить
Поиск сотрудника – путь долгий. И первый шаг на этом пути – составить заявку на подбор специалиста. Её полнота и точность во многом определяют успех рекрутинга, вне зависимости от того, ищет ли компания работника своими силами или отдаёт эту задачу на аутсорсинг. Как же составить заявку на подбор так, чтобы не упустить ничего принципиально важного?
В кадровом делопроизводстве нет единого шаблона этого документа, так что каждой компании стоит создать его самостоятельно, даже если ведётся поиск сотрудника на простую должность вроде продавца в магазине. Заявка на подбор специалиста решает следующие задачи:
систематизирует требования к личным и профессиональным качествам соискателя, что поможет создать чёткое представление о том, какой именно человек подойдёт на вакантную позицию;
делает вакансию прозрачной для соискателя: он сможет понять, подходит ли ему эту должность и устраивают ли его предложенные условия труда;
помогает выбрать наиболее удобные способы поиска и оценки кандидатов;
сокращает ошибки при найме;
минимизирует взаимные претензии заказчика и рекрутера, особенно если поиск отдан внешнему исполнителю.
Как уже было отмечено, нет раз и навсегда определённой формы для заявки на подбор персонала, однако есть разделы, которые нужно в обязательном порядке в неё включить:
Дата составления заявки и срок её исполнения.
Заявитель и его контактные данные. Для внутренней заявки – это руководитель отдела, в который требуется сотрудник, для внешней – это название компании, имя её руководителя и/или специалиста, уполномоченного решать, соответствует ли соискатель предъявленным требованиям.
Название должности и наименование подразделения, которое ищет работника. Бывает, что в штатном расписании должность имеет название, которое не будет понятно широкой аудитории. Тогда следует указать и второе, более распространённое наименование этой должности.
Базовая информация о компании. Где находится, чем занимается, как давно на рынке, какие ценности исповедует, какой хороший коллектив ей удалось собрать и как хорошо быть его частью и проч. Текст лучше написать легко и непринуждённо, избегая штампов и канцелярского стиля. Соискателя нужно зацепить, вызвать у него положительные эмоции.
Причина появления вакансии. Только что созданное рабочее место или декретный отпуск специалиста. Так рекрутер будет знать, кто лучше других подойдёт на вакантную должность, а соискатель поймёт, на какой трудовой договор он может рассчитывать.
Процедура отбора. Будет ли это собеседование, тестирование, анкетирование, стажировка или какое-то сочетание этих процессов.
Должностные обязанности. Необходимо перечислить все задачи, которые человеку предстоит выполнять на рабочем месте, в том числе те, что будут появляться время от времени. Например, регулярная замена кого-то из коллег (отпуск, больничный, повышение квалификации и т. д.).
Требования к соискателям. Стоит отдельно прописать hard skills, отдельно – soft skills, отдельно – демографические и прочие параметры (уровень образования, наличие водительского удостоверения и автомобиля, готовность к командировкам и ненормированному рабочему дню и проч.). Что касается навыков, то указывать нужно только те, которые требуются на данном рабочем месте. Коммуникабельность критически важна для менеджера по продажам, а уборщица или бухгалтер вполне могут быть малообщительными людьми.
Условия работы. Тип трудового договора, график, офис или удалёнка, испытательный срок, зарплата (если вы указываете вилку, то шаг должен быть небольшим – максимум 20 тыс. руб., иначе соискатель может подумать, что вы мечтаете сэкономить или хотите заполучить хорошего специалиста за маленькие деньги). Если есть, то премии, бонусы, процент от продаж, оплата ГСМ и аренды жилья, полис ДМС, возможность повышать квалификацию за счёт работодателя и под.
Этот список можно дополнять любыми разделами, которые облегчат и ускорят поиск сотрудника. Например:
Подчинение. Кому будет подчиняться сотрудник или, наоборот, сколько человек будут работать под его началом.
Ограничения. Это может быть опыт работы в определённой отрасли или судимость и проч. Здесь нужно быть аккуратным и помнить, что дискриминация в сфере труда запрещена законом.
Регион (город) работы. Это актуально для крупных географически распределённых компаний.
В заявке на подбор персонала, созданной для внешнего исполнителя, нужно указать условия сотрудничества. Во-первых, определить, проводит аутсорсер только скрининг или оценку кандидатов тоже, подбирает ли замену кандидатам, уволенным или уволившимся до окончания испытательного срока. Во-вторых, уточнить, скольких соискателей рекрутер должен найти (лучше указывать точное число, например пять, и избегать размытых формулировок со словами «не менее», «более» и т. д.). В-третьих, описать порядок оплаты услуг по подбору специалиста (полная предоплата, 50 % после выхода сотрудника/50 % по окончании гарантийного периода, которая считается оптимальным вариантом, и т. д.).
Заявка на подбор персонала должна быть удобна для восприятия: информацию следует разбить на блоки, а лучше всего оформить данные в виде таблицы.
Кто должен заполнять заявку на подбор персонала? Специалист по кадрам и начальник будущего сотрудника либо работник, которой хорошо знаком с нюансами той или иной должности. Кто-то считает, что составление заявки – дело исключительно рекрутера. Это ошибка. Рекрутер не может знать тонкостей всех профессий, и он не умеет читать чужие мысли. Вот почему всё, что может быть прописано в заявке на подбор персонала, должно быть в ней прописано. Плюс, в обязанности рекрутера входит сбор информации, сверка со штатным расписанием и другими внутренними документами компании, связанными с вакантной должностью.
Готовая заявка должна соответствовать двум важным критериям. Первый: она привлекательна для кандидатов (хорошие условия труда, как минимум среднерыночная зарплата, возможность карьерного роста и проч.), иначе даже лучший специалист по персоналу не сможет «продать» её соискателю. Второй: она должна быть интересна стороннему рекрутеру (адекватное вознаграждение, реалистичные требования к претендентам и т. д.). Также, чтобы исключить разногласия, этот документ нужно под роспись согласовать с заказчиком.
Если аутсорсер советует изменить или уточнить заявку, пересмотреть условия вакансии – прислушайтесь, ведь он лучше знает рынок, имеет опыт подбора специалистов и много общается с разными людьми – и с соискателями, и с руководителями и собственниками компаний.
Грамотно составленная заявка на подбор персонала – это, конечно, не гарантия того, что подходящий специалист будет найден быстро и без проблем. Это инструмент, без которого поиск нужного человека может затянуться, а то и вовсе провалиться.
Комментарии 0