Управление проектами: основные этапы
Современный бизнес стоит на двух китах – операционной и проектной деятельности, которые имеют противоположные характеристики. Операционная деятельность повторяема и регламентируема, а проектная – завершаема (имеет начало и конец), уникальна и требует создания временной организационной структуры во главе с менеджером проекта. Например, установка и отладка нового оборудования – это проектная деятельность, а его эксплуатация – операционная.
То есть проект – это инструмент адаптации и развития. Если компания намерена создать новый продукт или новую услугу, она организует проект. И поскольку каждый из них неповторим, он даёт большой процент неопределённости и рисков, из-за чего стандартные инструменты менеджмента к управлению проектами неприменимы просто потому, что не работают. Поэтому менеджмент проектов требует использования специальных управленческих инструментов, каждый из которых сработает в своём случае.
Иначе говоря, управление проектами – особая сфера деятельности, и её можно и нужно специально изучать. И первый шаг на этом пути – знакомство с типовым жизненным циклом проекта.
В чём смысл типового жизненного цикла?
Определить точки контроля, которые разработчики проекта однозначно должны пройти.
Дать команде ориентиры, чтобы в каждый момент времени она понимала, чем занимается.
Предоставить менеджеру проекта возможность создать свой набор типовых жизненных циклов, который при необходимости можно будет передать другому управленцу.
Учёт жизненного цикла проекта позволяет:
Выстраивать проект разумно и организованно.
Контролировать ход процесса и при необходимости корректировать свои планы и/или действия, минимизируя количество непредвиденных обстоятельств.
Завершить проект в срок или раньше него.
Рассмотрим 4 ключевых этапа жизненного цикла проекта и особенности управления ими. В разных теориях и подходах они имеют разные названия, однако их суть от этого не меняется. Главное, чтобы они следовали именно в таком порядке:
Инициация (технико-экономическое обоснование, разработка концепции, выработка требований).
На этом этапе самое главное – разобраться, стоит ли вообще браться за проект, есть ли у него перспективы, для чего необходимо определить:
выгоды от его реализации (увеличение доли рынка, снижение текучести кадров, уменьшение издержек и т. д.);
критерии его успешности (увеличение доли рынка на 3 %, снижение текучести кадров на 25 %, уменьшение издержек на 15 % и т. д.);
подход к реализации;
примерные сроки и бюджет;
ответственного за реализацию (назначить проект-менеджера).
Проще говоря, на первом этапе нужно максимально убрать все неопределённости и принять принципиальное решение – запускать проект в работу или нет.
Планирование (разработка, детальное проектирование).
Название этапа кристально ясно и пояснений как будто не требует. Однако здесь следует сделать три важных акцента:
Нельзя экономить время и деньги на планировании! Будучи грамотным и точным, оно страхует от многих типичных причин провала (нереалистичных ожиданий и неточных оценок, неясных целей, нехватки ресурсов и др.), подсказывает зависимости (задачи, что нельзя решать до завершения других задач), которые необходимо учесть, и подсказывает профессиональный состав команды, необходимый для реализации проекта;
Все задачи лучше формулировать как ответ на вопрос, что необходимо сделать, чтобы каждый член команды понимал, что конкретно от него требуется. При этом первыми определяются задачи рядовых сотрудников, а затем задачи руководителя проекта.
Каким бы точным и подробным ни был план, проект в ходе реализации отклонится от него. Это нормально. Задача управления проектом в том и состоит, чтобы, оперативно скорректировав его, уложиться в сроки и бюджет с сохранением качества.
Таким образом, финалом второго этапа становится не только детальный план работы над проектом в целом, но и список индивидуальных действий каждого участника.
Выполнение (реализация, осуществление, производственный этап, конструирование).
Самый продолжительный этап, с наибольшим объёмом работы, когда необходимо выполнить все назначенные задания. Важной его частью является постоянный мониторинг процесса, когда проект-менеджер регулярно проверяет:
укладывается ли команда в бюджет и сроки;
не выполняют ли сотрудники лишней работы;
идёт ли дело к намеченной цели (в любой момент можно так погрузиться в текучку, что цель исчезнет из вида).
В процессе контроля работы над проектом критически важным является использование специального программного обеспечения – Genius Project, Todoist и под. Такого рода софт даёт много плюсов:
вся команда получает возможность отслеживать течение процессов в режиме реального времени;
сокращается число ошибок и неточностей, потому что любой член команды когда угодно может посмотреть актуальную информацию;
можно назначать задания и устанавливать сроки их выполнения;
все данные о проекте собраны в одном месте и доступны всегда, в отличие от разрозненных электронных таблиц, переписок в чатах или мессенджерах и т. д.
По подсчётам западных экспертов, 77 % законченных проектов управляются с помощью специализированного софта. Значит, его использование существенно повышает шансы на успех.
Завершение (заключительный этап).
В финале работы необходимо собрать и сохранить все документы по проекту, составить итоговый отчёт и сдать проект заказчику. Проект считается законченным тогда, когда его принял заказчик.
После окончания работы имеет смысл оглянуться назад и посмотреть, какие ошибки были допущены, можно ли было избежать некоторых из них, и понять, что нужно улучшить в работе над следующим проектом.
А в том, что каждой успешной компании нужно будет постоянно реализовывать проекты, сомневаться не приходится. Ведь опыт показывает, что проектный подход позволяет:
Использовать бизнес-ресурсы наиболее эффективно.
Быть гибкими в постоянно меняющихся условиях.
Определять цели с учётом возможностей и рисков.
Привлекать инвестиции.
То есть использование проектного менеджмента в деятельности компании – это явное конкурентное преимущество. Ведь скорость разработки проектов увеличивается, а значит, его жизненный цикл сокращается и управление должно совершенствоваться. Известно множество примеров, когда опоздание с реализацией проекта в динамично развивающихся отраслях оборачивалось для компаний упущенной выгодой или прямыми убытками, а то и потерей доли рынка, как это произошло с Kodak и Nokia.
В общем, проектное управление – это настоящее и будущее менеджмента, без которого устойчивое развитие бизнеса невозможно.
Комментарии 0