Управление изменениями: изучение внутренней среды
Именно с изучения факторов внутренней среды компании следует начинать подготовку к процессу изменений, поскольку на эти факторы менеджеры могут воздействовать напрямую, в отличие от внешних факторов, о которых мы поговорим в следующий раз.
Основная задача изучения внутренней среды – это выявление сильных и слабых сторон деятельности компании. На сильные можно будет опираться в дальнейшем развитии, а слабые нужно будет обязательно скорректировать и укрепить.
Итак, что нужно проанализировать?
Стратегию, то есть те планы и программы, в которых указаны цели и направления развития организации и определены ресурсы, необходимые для этого развития.
Структуру организации, то есть взаимосвязь её подразделений и внутреннюю иерархию. Нужно посмотреть, сбалансированы ли уровни управления, оптимально ли количество ступеней в менеджерской иерархии, соответствует ли фактический уровень руководства закреплённым в документах нормам.
Систему управления, то есть рутинные операционные процедуры, составляющие основу деятельности компании.
Стиль управления, то есть тот способ руководства, которого придерживаются менеджеры компании.
Состав сотрудников, то есть нынешние возможности работников и потенциал их ближайшего развития, а также системы подбора и адаптации специалистов и оперативное управление персоналом.
Систему навыков, то есть набор уникальных компетенций, который отличает организацию от её прямых конкурентов.
Систему ценностей, то есть смысл и содержание ключевых направлений деятельности компании.
Систему коммуникаций, то есть вертикальные потоки – восходящий (от сотрудников к начальникам) и нисходящий (от руководителя к подчинённым), а также горизонтальный поток (общение между специалистами, находящимися на одном уровне иерархии). Информация должна свободно двигаться во всех названных потоках.
Систему оперативного реагирования на нештатные ситуации. Допустим, ключевой сотрудник по пути в офис упал, сломал руку и ушёл на больничный. Кто будет выполнять его обязанности? Внутренний совместитель или приглашённый на время специалист со стороны? Или обязанности отсутствующего работника равномерно распределят между несколькими его коллегами?
Систему информационного сопровождения бизнеса, то есть технику (компьютеры, принтеры, телефоны и т. д.) и программное обеспечение (бухгалтерский, кадровый, клиентский и прочий софт), а также оперативность поддержки пользователей – внутренних и внешних.
Систему норм, правил, традиций и принципов, то есть корпоративную культуру, которая оценивается по таким параметрам, как приверженность сотрудников, соответствие системы ценностей работников системе ценностей компании, наличие поддержки и взаимовыручки в коллективе, наличие дресс-кода, фирменной символики и т. д.
Конечно, изучить эти системы с помощью одного метода и за один приём не получится – слишком много данных нужно собрать и проанализировать. Поэтому необходимо подготовить систему анализа внутренней среды компании.
Методы изучения внутренней среды компании
Методы сбора информации о состоянии дел в компании выбираются в зависимости от особенностей целей и задач, стоящих перед менеджерами, которые управляют изменениями, а также от количества имеющихся ресурсов. Обычно используют сразу несколько методов, чтобы картина была объективной, однако и это не даёт гарантии, что будут собраны на 100 % релевантные данные. Ошибки возможны везде и всегда, особенно если тот или иной метод используется неправильно.
Подробнее рассмотрим основные методы сбора информации.
Анализ документов. Его плюсы – беспристрастность, высокая валидность, лёгкость квантификации. Его минусы – трудности с кодированием и интерпретацией.
Анкетирование. Его плюсы – возможность сбора и анализа большого объёма данных, лёгкость обработки ответов, дешевизна. Его минусы – влияние вопросов на ответы, необъективность респондентов, гиперинтерпретация информации.
Интервью. Его плюсы – возможность получения оперативной обратной связи от респондента, адаптивность (можно использовать для решения любых вопросов и проблем), возможность получить большой объём данных, который нельзя собрать другими методами. Его минусы – пристрастность интервьюера и респондента, время- и трудоёмкость, трудности с кодированием и интерпретацией.
Наблюдение. Его плюсы – адаптивность, возможность сделать срез текущего, а не прошлого положения дел, возможность собрать данные о поведении людей, а не составить отчёт о нём. Его минусы – пристрастность наблюдателя, время- и трудоёмкость, трудности с кодированием и интерпретацией, несоответствие выборки целям диагностики.
Какой бы набор методов изучения данных ни был выбран, качество полученной информации, то есть её достоверность и применимость, будет прежде всего зависеть от опыта и квалификации специалистов, которые будут проводить исследования.
На основе собранных сведений можно будет сделать выводы о том, какие проблемы есть в организации здесь и сейчас. Скорее всего это будут сложности, связанные с низкой эффективностью и/или недостаточной результативностью работы, с техническим и/или технологическим отставанием, с устареванием некоторых бизнес-процессов, со слабым органическим или неорганическим ростом, с деятельностью в бесперспективных бизнес-направлениях. Следующий шаг – разработка плана изменений, которые помогут улучшить ситуацию в названных направлениях.
Есть здесь и важный психологический нюанс: поскольку в исследованиях обычно задействовано много сотрудников компании, то часть этих людей самостоятельно проанализирует ту информацию, которая есть у них в их распоряжении, и уже сама будет ждать перемен, что является безусловным плюсом, так как эти люди станут проводниками изменений в компании и руководители смогут опираться на них.
Комплексный анализ внутренней среды компании позволяет выявить скрытые противоречия в её деятельности, устранить эти противоречия или уменьшить их негативное воздействие, а затем начать разрабатывать план изменений, который должен быть основан на сильных сторонах, выявленных в ходе исследований, и должен учитывать факторы внешней среды. О том, как изучить особенности внешней среды, расскажу в следующий раз.
Комментарии 0