Тайм-менеджмент: 4 проверенных правила

Вопросы тайм-менеджмента тщательно разбираются в различной литературе по управлению персоналом. Здесь мы не будем подробно останавливаться на теории и основных подходах к этому вопросу, а уделим внимание нескольким лайфхакам, которые позволят успевать гораздо больше в рамках того же рабочего времени. Это актуально для любого руководителя, так как объём работ и количество решаемых задач в современных бизнес-процессах постоянно увеличиваются.

Итак, первое правило, если хотите много успевать, – делайте одновременно несколько дел. Старомодный подход к организации бизнес-процессов гласит, что сначала надо закончить одно дело и лишь потом браться за другое. С позиции эффективного тайм-менеджмента это не так. Надо постоянно переключаться с одной деятельности на другую. То есть делать все работы не последовательно друг за другом, а «рывками», то есть часть одной работы, затем часть другой и т. д. Скажем, открыли отчёт, который вам прислал вышестоящий руководитель, и что-то в нём поделали до какой-то «фиксажной» точки, например, первый параграф или первые три страницы и т. п. Фиксажная точка – это тот момент работы/задания, до которого мы собираемся его делать за один подход. Далее необходимо открыть другой документ и поработать в нём. Потом третий и т д. И так «по кругу». В итоге вы успеете больше, чем если бы вы всё делали последовательно. И самое главное – меньше будет чувствоваться усталость, так как мозг постоянно будет переключаться, и это даст ему возможность «отдыхать» от предыдущей работы. Надо помнить, что в работе руководителя основной «вредный» фактор – это психоэмоциональные перегрузки. Постоянное переключение позволит их в какой-то степени уменьшить.

Второе правило. Какую бы огромную работу вам ни поручили, надо начать её немедленно (по возможности, конечно) и сделать совсем немного, но главное – сразу. Опять до какой-то фиксажной точки, как говорилось в предыдущем пункте. Это позволит легко продолжить работу потом, так как самое трудное – это начать что-то делать. Начатое продолжать не так сложно. Кроме того, у вас будет легко на душе. Ведь работа уже начата, и в сознании закрепится понимание, что какая-то часть уже сделана. Психика так устроена, что сознание будет преувеличивать сделанное, но тем легче будет вернуться к этой работе и её продолжить. Тогда как, если, получив работу, вы скажете себе, что надо собраться с силами и засесть за неё в какой-то момент с полным погружением, или дождаться понедельника, или ещё какой-то даты, то настроение будет портиться от того, что впереди огромная работа, психологически будет казаться, что большой пласт работы не сделан, и это затормозит и текущую работу, так как недовольство собой и ожидание серьёзного объёма работ отрицательно влияет на работоспособность в принципе. Поэтому делать надо сразу после получения задания хотя бы немого.

Третье правило. В первую очередь надо делать то, что наиболее срочно, и/или то, что наиболее важно. По поводу срочности всё просто. Если вы будете делать одновременно много дел, то у вас будут заготовки (заделы, черновики) по разным работам (заданиям), и, таким образом, срочных дел станет меньше. Если что-то потребуется быстро, то вы просто закончите ту работу, которая уже частично была сделана ранее.

Поводу важности: делать надо наиболее важные дела, решать наиболее эффективные вопросы, а вот не столь важное можно отложить или же вообще проигнорировать. Скажем, стоит ли спешить на встречу к контрагенту и тратить на него драгоценное время, если работа с ним неэффективна, несёт больше издержек, нежели даёт результат?

Четвёртое правило. Нужно экономить время на общении с подчинёнными/коллегами. Необходимо помнить, что люди слушают речь «по делу» внимательно только первые 30 минут. Дальше они вас «внимательно» слушают, но при этом не слышат. Это проблема эффективных (или неэффективных) коммуникаций. Поэтому распоряжения и разъяснения по работе надо давать чётко, без преамбул, которые оттянут наиболее эффективное время восприятия информации. В первые секунды должна прозвучать самая важная информация. После донесения информации попросите подчинённых/коллег повторить своими словами, как они вас поняли, дабы избежать неточности в выполнении работы. Если подчинённый или коллега, наоборот, излагает свои мысли по работе вам, то используйте клише: «Я вас правильно понял», и далее формулируйте мысль так, как вы её услышали. После этого дождитесь от собеседника подтверждения, правильно ли вы поняли мысль.

Выше были изложены некоторые подходы к эффективному тайм-менеджменту, выработанные и апробированные практикой, которые помогут оптимально распоряжаться самым главным ресурсом в современном бизнесе – временем.