Помощь начинающим менеджерам в получении конструктивной обратной связи

Редкий человек спокойно относится к критике, даже если она была конструктивной. Без правильного подхода начинающие менеджеры могут чувствовать себя неловко, неэффективно или полностью потерять мотивацию. В то время как недавно получившие повышение руководители могут получить множество советов о том, как давать обратную связь, иногда им не хватает конкретных стратегий работы с обратной связью, которую они получают в ответ.

Если учесть, что 65% начинающих менеджеров уже испытывают тревогу в связи с переходом к дополнительной ответственности, становится ясно, что целенаправленная поддержка со стороны руководителей групп и специалистов имеет решающее значение. Необходим четкий план, который поможет начинающим менеджерам активно использовать конструктивную обратную связь и применять ее для улучшения своей повседневной работы.

Разница между конструктивной и деструктивной обратной связью с сотрудниками

Обратная связь играет важную роль в повышении уровня удержания, развития и вовлеченности сотрудников. Она также способствует сотрудничеству и коммуникации между командами.

Обратная связь может быть предоставлена в формальном контексте, например, в рамках оценочного теста эффективности работы менеджеров и их команд. Ее также можно найти в неформальном общении, например, в комментариях, полученных по электронной почте, при личных встречах или в сообщениях WhatsApp.

Обе формы жизненно важны для того, чтобы вдохновить начинающих менеджеров на лучшие результаты. Однако ключевое значение для того, чтобы обратная связь оставалась актуальной и значимой, имеет способ подачи.

Самая эффективная обратная связь на рабочем месте - конструктивная, поскольку она помогает сформировать позитивные изменения в поведении. Но без надлежащего контекста, намерений и конкретики обратная связь может иногда переходить в деструктивную плоскость, что может подорвать мотивацию и доверие на рабочем месте.

Исследователи признают, что конструктивная и деструктивная обратная связь сильно отличаются друг от друга, каждая из них имеет свои специфические характеристики.

Конструктивная обратная связь:

• учитывает чувства;

• сосредоточена на конкретных аспектах работы;

• направляет на улучшение;

• ориентирована на профессиональный уровень.

Примеры конструктивной обратной связи включают: "Мне понравилась ваша презентация, но сроки выполнения различных работ мне все еще не ясны. Не могли бы вы уточнить этот момент"?

Деструктивная обратная связь:

• невнимательна к чувствам;

• может быть сосредоточена на личных качествах;

• направлена исключительно на осуждение ошибок;

• может вызывать чувство неудачи, злости и недоверия.

Примеры деструктивной обратной связи включают: "Вас волнует только то, как вы выглядите в глазах генерального директора, и вы всегда приписываете себе заслуги в нашей тяжелой работе".

Самый простой способ отличить конструктивную обратную связь от деструктивной на рабочем месте - это способ ее подачи. Конструктивная обратная связь предоставляется с осторожностью. Она сосредоточена на результатах работы или поведении на рабочем месте, но при этом предлагает поддержку для улучшения или развития, если это необходимо.

И наоборот, когда обратная связь дается в агрессивной, грубой, невежливой или неуважительной манере, она может нанести вред человеку, получающему ее. Когда негативная обратная связь основана на личности, а не на результате, она также может быть вредной.

В идеальном мире обратная связь на рабочем месте всегда должна быть конструктивной и являться частью постоянного обсуждения вопросов развития.

Но в реальности это не всегда так, и если начинающие менеджеры не имеют поддержки для обработки негативной обратной связи, это может сказаться на их эмоциональном состоянии и мотивации в долгосрочной перспективе. Подготовить менеджеров к ожиданию обратной связи очень важно, но наличие поддержки и стратегий, которые помогут им успешно ее обрабатывать, имеет первостепенное значение.

Извлечение уроков из конструктивной обратной связи: 4 стратегии и совета

Обратная связь может стимулировать вовлеченность, но принимать обратную связь (и извлекать из нее уроки) нелегко. Но научиться правильно воспринимать обратную связь - это навык, над которым может работать каждый. Со временем, немного попрактиковавшись, начинающие менеджеры могут стать более внимательными к тому, как они реагируют на обратную связь и извлекают из нее уроки на рабочем месте.

1. Управляйте своей эмоциональной реакцией

Обратная связь может быть личной, и иногда принять конструктивную критику в любой форме может быть непросто. Управляйте своей эмоциональной реакцией, прислушиваясь к словам собеседника и уделяйте время тому, чтобы осмыслить их, прежде чем реагировать.

Такой подход помогает начинающим менеджерам снять заслон защитных реакций и перейти к более спокойному и взвешенному восприятию. Это поможет показать вашей команде, что вы не только доверяете им делиться своими мыслями, но и цените любой вид обратной связи, которую они дают, как способ улучшить свою работу.

2. Избегайте вызывающей обратной связи

Иногда может возникнуть соблазн отказаться от ответа, если отзыв кажется несправедливым или вы с ним не согласны. Это может снизить вероятность того, что в следующий раз ваши непосредственные подчиненные будут полностью открыты и честны. Негативная обратная связь, даже если она в конечном итоге конструктивна, может вызывать чувство незащищённости. Но любая обратная связь - это мнение, которое нужно ценить, а не оспаривать.

Важно сохранять непредвзятость. Слушайте с целью понимания, а не немедленного ответа. Вместо того чтобы пытаться оправдать себя и свои решения или оспаривать отзывы, сосредоточьтесь на том, как эти отзывы могут помочь вам в конечном итоге стать лучше.

3. Задавайте правильные вопросы

После того как член команды высказал свою точку зрения, самое время попросить у него дополнительную информацию о том, как двигаться дальше. Используйте свои коммуникативные навыки и задавайте открытые вопросы, стараясь дать людям возможность вдумчиво ответить.

Имейте в виду, что некоторым сотрудникам может быть неудобно объяснять вам свои критические замечания с глазу на глаз, поэтому обязательно дайте понять, что отвечать необязательно, и предложите им альтернативные варианты ответов, которые их устроят. Вступая в дискуссию по поводу отзывов, вы подчеркиваете, что они имеют для вас значение и что вы искренне заинтересованы в понимании их точки зрения.

Последующие вопросы особенно важны, если вы еще не знали о проблеме. Чем больше информации вы сможете собрать о проблеме, ее последствиях и возможных решениях, тем лучше вы сможете извлечь из нее уроки и внести реальные улучшения.

4. Ведите записи и просматривайте их со временем

Хотя может показаться странным вести учет того, что на самом деле представляет собой критика, это может быть ценной практикой, позволяющей отслеживать новые проблемы или определять, когда один и тот же тип отзывов появляется регулярно. Ведение документа с записью отзывов, относящихся к конкретным темам, поможет вам выявить закономерности и, возможно, раскрыть глубинные причины конкретных проблем.

Например, если один человек говорит, что ваш стиль управления слишком бескомпромиссный, а шесть человек утверждают, что хотят большей самостоятельности, вы можете с уверенностью заключить, что адаптация к повышению самостоятельности сотрудников сделает вас лучшим менеджером для большинства членов вашей команды.

Важность стратегии

Запрашивать обратную связь у своей команды гораздо проще, если у вас есть четкий алгоритм, которому вы должны следовать. Вот план из шести шагов, который поможет вам создать надежную систему обратной связи, способствующую прозрачности и росту.

1. Запрашивайте обратную связь часто

Вместо того чтобы ждать ежегодных обзоров эффективности, поощряйте постоянные обсуждения обратной связи как регулярную часть вашей рабочей среды. Будь то официальные собрания коллектива или быстрые встречи, полезно начать с шаблона, который будет направлять беседу. К числу полезных вопросов относятся:

• Могу ли я сделать что-то еще, чтобы поддержать вас на работе? Давайте обсудим несколько идей.

• Достаточно ли у вас времени для выполнения заданий?

• Можете ли вы привести несколько конкретных примеров того, что я мог бы сделать для достижения большего успеха в следующий раз?

• Я с удовольствием послушаю, что вам подходит, а что нет.

Собирайте обратную связь по разным каналам. Обзоры эффективности, встречи один на один и неформальные беседы - все это отличное время для обсуждения любых отзывов и предложений, которые могут быть у вашей команды.

2. Обращайтесь за обратной связью к межфункциональным коллегам

Несмотря на то что вы всегда должны регулярно спрашивать отзывы у своих непосредственных сотрудников, не забывайте включать в них и всех, с кем вы работаете. Это могут быть сотрудники другого отдела, которые предложили поддержку в краткосрочном проекте, или фрилансеры, которые добавили внешнего эксперта. Их мнение может помочь привнести другую точку зрения и разнообразие мнений, которых может не быть в вашей непосредственной команде.

Конструктивную обратную связь бывает трудно получить, особенно начинающему менеджеру. Но важно помнить, что она почти всегда дается для того, чтобы помочь вам совершенствоваться. Старайтесь воспринимать обратную связь как подарок и будьте благодарны тому, кто нашел время ее дать.

3. Знайте, о чем просить

Любая обратная связь ценна, но может потребоваться время, чтобы научиться получать эффективную и конструктивную обратную связь. Создание культуры обратной связи предполагает, что каждый член команды должен знать, что открытая и честная обратная связь всегда будет цениться. И неважно, что это означает - просьба о неформальной обратной связи или шаблон повестки дня, - все это помогает поддерживать открытые линии связи.

Эффективным, но часто упускаемым из виду способом сбора отзывов [в офисной среде] является ящик для предложений. Разместите его в удобном месте, чтобы ваши сотрудники с большей вероятностью им воспользовались. Обязательно принимайте меры по полученным отзывам, чтобы члены команды не расстраивались, высказывая свое мнение.

4. Положитесь на поддержку старшего менеджера

Получение обратной связи в качестве начинающего менеджера может оказаться изолирующим опытом. Даже если эта обратная связь в конечном итоге конструктивна, она может разрушить доверие или изменить отношения, если она не подкреплена значимыми дальнейшими шагами.

Именно тогда старшие руководители групп и отделы кадров могут попросить поддержки и рекомендаций, основанных на их собственном опыте. Если конкретный отзыв вывел вас из равновесия или вы не знаете, как скорректировать свою повседневную работу в ответ на него, будет хорошей идеей обратиться к ним за советом.

Важный совет для начинающих менеджеров - прислушивайтесь ко всем отзывам, и критически осмысливайте их, даже если вы их рефлекторно отвергаете. Это не означает, что вы должны меняться в ответ на каждый полученный отзыв, но вы должны оставаться открытыми для возможности улучшения, когда вам предоставляется такая возможность.

5. При необходимости обращайтесь за разъяснениями

После активного выслушивания обратной связи от вашей команды вам может понадобиться задать несколько уточняющих вопросов, чтобы убедиться, что вы полностью поняли, о чем идет речь, и не возникло недопонимания. Если вы попросите привести конкретные примеры того, как можно что-то улучшить, это также поможет вам примерно определить, что именно нужно изменить.

Если вы не уверены в том, что хочет сказать человек, оставивший отзыв, не бойтесь попросить разъяснений. Лучше получить четкое представление о том, что они пытаются вам сказать, чем строить предположения.

6. Подавайте пример своей команде

Формирование культуры открытой и честной обратной связи начинается на самом верху, но именно начинающие менеджеры должны задавать планку для своей команды. Построение команды на фундаменте доверия помогает создать коллектив, в котором поощряется сотрудничество, повышается производительность и сотрудники чувствуют мотивацию к максимальной отдаче.

Присутствуйте и наблюдайте на рабочем месте. Это поможет вам оценить эффективность вашего руководства без необходимости просить о намеренной обратной связи.

Отличная обратная связь способствует созданию более прозрачного и эффективного рабочего места

Хорошая обратная связь помогает улучшить опыт сотрудников и повысить эффективность работы команды. Но выбор правильных инструментов для сбора обратной связи также имеет решающее значение. Убедитесь, что вы предлагаете ряд вариантов, подходящих для всей вашей команды, будь то анонимная рассылка предложений или регулярные личные встречи.

Обратная связь помогает создать эффективное и аутентичное рабочее место - от неформальных комментариев на корпоративных платформах, таких как WhatsApp, до публичных целей, поощряющих подотчетность.