Менеджер по продажам: как ему справляться с поглотителями времени
В прошлой статье мы говорили о том, как оптимизировать скорость выполнения задач. Убрать поглотителей времени – один из способов.
Может показаться, что это не то, о чем нужно думать. Ну, попил кофе с утра с коллегами, пару раз отвлекся на новости или ответил на личные звонки – это не так и много.
На самом деле, чаще всего картина более грустная. Когда компании проводят хронометраж работы сотрудников, то цифры бывают просто пугающие. 30, а иногда и 40 процентов времени тратится впустую. Дело в том, что тема поглотителей гораздо шире, чем кажется. Это не только про кофе и социальные сети. Данные примеры уж совсем простые и хочется верить, что мы общаемся не на их уровне.
Поглотители времени – это любая активность (или отсутствие активности), которые не ведут к выполнению ключевых задач.
Сегодня перечислю основные блоки поглотителей, которые встречаются в практике менеджеров по продажам.
Работа не с приоритетными клиентами
Про это подробно рассказал в отдельной статье. Суть следующая: с крупным потенциальным клиентом и небольшим без особого шанса на развитие времени часто тратится одинаково. И этот небольшой клиент может звонить, делать заказы, по которым нужно подготовить документы, утрясти какие-то договоренности, а потом, если вдруг что-то пошло не так, еще и решить вопрос с рекламацией. И вроде не скажешь, что менеджер отдыхает, но он и не проводит работу с ключевым клиентом, который может заместить один-два десятка вот таких, маленьких.
Логистика
Менеджеру по продажам нужно ездить на встречи, это важный пункт. И эти встречи могут быть в разных частях города, а если город-миллионник, то все сопровождается пробками, сложностями с поиском парковки и т. д. Над логистикой нужно серьезно думать. Я знаю случаи, когда специалист по продажам едет в офис, чтобы в 09:20 отправиться к клиенту, который находится возле его дома, потом возвращается на рабочее место и через час снова отправляется на встречу обратно в тот же район и т. д. Кажется, что это больше напоминает работу таксиста, чем менеджера. Еще более грустная ситуация с командировочными тратами времени. Специалист 4 часа едет на машине, чтобы посетить 1 клиента, хотя в этом городе есть еще множество потенциальных организаций.
Сюда же отнесу актуальное для крупных городов правило – выезжаешь на 15 минут раньше и прибываешь на место раньше на час. Чуть запоздал и попал в пробки, а потом еще искал парковочное место 40 минут.
Сейчас крайне важны мобильность и планирование таких моментов. Менеджеру платят за продажи, и всё время, потраченное не на них, – потерянное время.
Эффективное использование пауз между задачами
Допустим, менеджер внимательно прочел второй пункт и не поехал в офис между встречами, а перекусил в городе и отправился на следующие переговоры. В итоге сэкономил так много времени, что прибыл на месте за 40 минут до начала. Сразу скажу, что я сторонник пунктуальности, особенно с учетом нестабильности дорожной ситуации, но эти 40 минут могут стать бесполезно использованными. Именно поэтому у специалиста должен быть под рукой список задач, которые нужно сделать, и инструменты для их реализации. Это может быть телефон и рабочая почта на нем, ноутбук со всеми доступами и т. д. Продумав об этом, мы получим 30 минут эффективной работы и 10 минут, чтобы спокойно подняться в офис к клиенту. Это же правило касается времени, когда мы ждем руководителя или начала какого-то мероприятия. Зачастую это время просто тратится на серфинг в интернете или заполняется ненужными чатами и звонками.
Согласование документов
Этот пункт, конечно, во многом зависит от того, как построен техпроцесс в компании. Где-то он достаточно оптимальный, и всё решается быстро. В этом случае вам повезло: здесь компания позаботилась о том, чтобы специалист не тратил время. Но так бывает не везде. Где-то менеджеру лично нужно принести бумаги руководителю, сдать в бухгалтерию, подписать у маркетолога и т. д. И каждая такая процедура требует времени. А если таких документов по 5–6 в день?
Нужно оптимизировать. Например, подкопить несколько документов, если они не срочные. Понять, когда все специалисты находятся на своих рабочих местах, чтобы оперативно решить вопросы во всех отделах и не забыть сразу обсудить и другие рабочие моменты.
Особенно ярко замечал эту особенность в период пандемии, когда всё равно приходилось ехать в офис для решения каких-то задач. Но кто-то делал это каждый день, а кто-то заранее продумывал, созванивался со специалистами и решал разом все накопившиеся вопросы.
Работа с офисной техникой
Как и предыдущий пункт, данный зависит от сферы бизнеса, материальной оснащенности компании, комфортности офиса. Где-то у менеджера есть ассистент, который решает технические вопросы. Но часто слышу, как специалисты говорят, что техника работает медленно: на сканирование и отправку документа уходит 15–20 минут, а бывают и очереди. Но ведь опять же можно распечатать всё разом, а не ходить за каждым договором. Плюс, есть приложения на телефоне, которые позволяют отсканировать любой документ в хорошем качестве и сразу переслать его за минуту. Более того, в таком случае вы получаете мобильность: это можно сделать из дома, из машины или от клиента. Кстати, наличие хотя бы простого дешевого принтера дома тоже очень помогает, знаю из своего опыта. Кто-то скажет, что это личные затраты сотрудника, почему он должен что-то покупать на осуществление своей работы? Но ведь время тоже стоит денег. И иногда проще распечатать документ за свой счет, сэкономив час, который пойдет на продажу другому клиенту. Я знаю менеджеров, которые заказывают доставку документов на такси, чтобы не тратить время на дорогу. И это не роскошь, а разумное распределение времени.
Окружающие люди
Сюда можно отнести и коллег, и знакомых, и руководителей. К сожалению, даже последние могут отнимать время на ненужные обсуждения, пустые разговоры и перекуры. Важное качество любого эффективного сотрудника – умение говорить нет. В противном случае мы будем заниматься проблемами и вопросами чьими угодно, но только не своими. И если кто-то тешит себя мыслью, что так завоевывает авторитет или будущие должности, то расстрою – скорее наоборот. Всех оценивают по тем показателям эффективности, которые приняты в компании. У менеджера – это, как правило, план продаж и какие-то сопутствующие задачи (по новым клиентам, продуктам, дебиторской задолженности и т. д.). Пока один помогает всем вокруг, второй делает именно эти задачи. И кого в итоге отметят? Я часто пользовался таким приемом – сбрасывал звонок от людей, которые могут много и ни о чем говорить, и отправлял СМС: «Если срочно, напиши свой вопрос». В итоге либо я получал конкретный вопрос, на который мог оперативно ответить, либо ответом было «Нет, не срочно, потом созвонимся».
Мессенджеры и почта
Об этом я писал в прошлой статье, но не могу не упомянуть снова. Само по себе сообщение не является тратой времени. Если оно, конечно, по работе. А вот переключение обратно на работу занимает несколько секунд. Учитывая, что в WhatsApp и Телеграме нам пишут десятки людей в день, секунды превращаются в минуты, а иногда и в часы. И здесь правило простое – проверять почту и сообщения в строго отведенное время. Почта – 2–3 раза в день (смотря, как требует бизнес), а мессенджер – раз в час. Если для кого-то это слишком стрессово, для начала установите более короткие промежутки. Основная цель – уйти от привычки сразу реагировать на каждый звуковой сигнал, откладывая дела.
Я привел много поглотителей, но список этот не исчерпывающий. У каждого могут быть свои, связанные с особенностями личного планирования или корпоративных процессов.
Как итог, предлагаю следующий план действий:
Понаблюдать за собой и определить те процессы и активности, которые забирают много времени.
Ответить на вопрос: «Как я могу их исключить или сократить их влияние до минимума?»
Реализовать намеченный план.
Уверен, каждый найдет пару часов, которые можно потратить более эффективно. Ну а тем, кто увлечется данной темой, стоит подобным образом проанализировать и личную жизнь, в которой мы тоже много времени тратим зря. И в качестве бонуса будет время для хобби, чтения или освоения чего-то нового. Поэтому желаю удачи!
Комментарии 0