Мастерство проведения встреч «один на один»: Часть 2

В первой части мы уже говорили о взаимной выгоде от личных встреч. Теперь же настало время раскрыть, какие шаги необходимо предпринять для создания налаженной системы диалога сотрудников и менеджеров.

Путь к созданию вовлеченной и высокопроизводительной команды

Регулярные доверительные беседы начальника с каждым из подчиненных один на один являются критически важным, но часто недооцененным инструментом эффективного менеджмента. Грамотно выстроенные личные встречи позволяют руководителям не только своевременно выявлять и устранять возникающие у сотрудников препятствия, но и формировать благоприятную рабочую среду, атмосферу открытости, в которой люди чувствуют себя услышанными, понятыми и по-настоящему причастными к большой цели компании.

Однако зачастую менеджеры упускают драгоценную возможность этих ценных диалогов. Согласно исследованию, проведенному авторитетным изданием Harvard Business Review, почти половина опрошенных работников расценили личные собеседования со своими руководителями как «неоптимальными» и не приносящие ожидаемых результатов. Чтобы исправить этот печальный факт, освойте нижеследующие золотые правила организации плодотворных встреч один на один.

1. Сфокусируйтесь на индивидуальных нуждах работника

Основополагающий принцип любого личного собеседования заключается в том, что это время принадлежит вашему подчиненному. Встреча должна быть сосредоточена на обсуждении его текущего настроения на работе, вызовов и трудностей, с которыми он сталкивается, новаторских идей, профессиональных амбиций и планов роста. Цель руководителя – выступать преимущественно в роли внимательного слушателя, создавая атмосферу психологической безопасности, где сотрудник будет чувствовать себя комфортно, открыто озвучивая самые важные для него вопросы.

В начале встречи задавайте открытые вопросы типа: «Что у вас на уме в последнее время?», «Какие основные интересные, важные  моменты вы бы отметили на работе за эту неделю?» или «С какими сложностями вам нужна моя помощь?». Затем постарайтесь максимально сократить собственные монологи и сконцентрируйтесь на получении обратной связи от подчиненного. Поддерживайте визуальный контакт, кивайте в знак вовлеченности, периодически перефразируйте его слова, чтобы показать: вы действительно стараетесь все понять.

Создание психологически комфортных условий, когда люди чувствуют, что их внимательно выслушивают и ценят их мнение, требует определенного терпения. Не все новички или более закрытые личности начнут сразу открываться. Однако со временем, убедившись, что вы неизменно сосредоточены на удовлетворении их потребностей и незамедлительно реагируете на озвученные проблемы, подчиненные станут все более доверять руководителю. Так будет постепенно культивироваться атмосфера открытости, когда сотрудники смогут свободно делиться своими самыми заветными мыслями.

2. Планируйте и придерживайтесь регулярного графика

В пожарном режиме современного офисного ритма очень легко ставить индивидуальные беседы на второй план, считая их маловажными по сравнению с более очевидными первоочередными задачами. Однако множество исследований подтверждают обратное – эти встречи критически важны для формирования высокопроизводительной и мотивированной команды. 

Внутренний анализ в Microsoft показал, что сотрудники, получавшие от руководителей четкие инструкции по приоритизации рабочих обязанностей (одна из главных тем для личных бесед), в 2,5 раза чаще сохраняли высокую производительность и здоровый баланс между карьерой и личной жизнью. Институт Gallup также зафиксировал прямую корреляцию между вовлеченностью персонала и пониманием того, что организация «заботится об общем благополучии» сотрудников – области, идеально подходящей для обсуждения на индивидуальном уровне.

Во избежание ситуации, когда эти ценные диалоги становятся хаотичными и непоследовательными, руководителю следует ввести личные встречи как нерушимую традицию. Зарезервируйте для них фиксированное время в календаре – оптимально 30-60 минут раз в неделю или каждые две недели на каждого прямого подчиненного. Четко планируйте эти временные окна и делайте все возможное, чтобы не пропускать или отменять их. Только переносите встречи в самых крайних случаях на другую конкретную дату и время.

Так вы создадите регулярные, предсказуемые возможности для обсуждения самых важных вопросов. Сотрудники это непременно оценят, увидев, что их руководитель последовательно уделяет первостепенное внимание интересам команды. Подобная практика укоренит корпоративную культуру взаимоуважения и заботы о людях.

3. Предоставьте сотрудникам самим формировать повестку

Поскольку личные встречи в первую очередь предназначены для удовлетворения потребностей непосредственных исполнителей, логично, что и сами работники должны взять на себя инициативу по формированию повестки этих бесед. Перед каждой встречей попросите своего подчиненного заблаговременно подготовить список тем и вопросов, которые он хотел бы обсудить в приоритетном порядке. Это поможет ему лучше структурировать свои мысли, а значит – более эффективно донести суть озабоченностей.

В начале встречи вы как руководитель можете задать несколько стандартных вступительных вопросов, чтобы задать общий тон разговору. Например:(«Над чем вы работали на этой неделе?», «Какие планы на следующую неделю?» и т.д.) Однако после этого ваша главная роль – активно выслушивать собеседника и дать ему возможность полностью раскрыть свою изначально подготовленную повестку.

Исследователи из Harvard Business Review пришли к выводу, что личные беседы максимально эффективны, когда сотрудник является ведущим и высказывается на протяжении 50-90% общего времени встречи. В идеале менеджер должен стараться минимизировать собственные монологи и вместо этого задавать наводящие вопросы, позволяющие подчиненному более детально разъяснить свою точку зрения. 

При этом у руководителя всегда должен иметься резервный список открытых вопросов на тот случай, если в какой-то момент диалог замедлится или зайдет в тупик. Это могут быть темы для обсуждения жизненных принципов работника, его дальнейших стремлений, идей по совершенствованию рабочих процессов, мнения о видении компании и путях ее развития. Главное – не допускать ситуаций, когда диалог  увязнет в бесплодной пауза. Активное слушание и деликатные усилия по стимулированию собеседника к откровенности должны стать вашей безусловной нормой.

4. Культивируйте атмосферу откровенности и доверия

Для многих сотрудников, особенно более молодого поколения, исключительно важно ощущение, что компания проявляет искреннюю заинтересованность в их благополучии как целостных личностей, а не только пресловутых «трудовых ресурсов». В ходе личных бесед обязательно выходите за рамки узкопрофессиональных вопросов. Узнавайте о жизненных принципах и ценностях своих подчиненных, их хобби и увлечениях, насущных жизненных обстоятельствах, влияющих на работу. Выказывайте сочувствие к переживаниям собеседника, изучайте его надежды и чаяния по поводу карьерного пути.

Мотивированная, преданная команда складывается из людей, которые ощущают причастность к большой цели и заботу организации об их индивидуальных потребностях. Проявляя эмпатию, внимание к человеку во всей его целостности, вы сможете построить гораздо более крепкие узы доверия, нежели при сугубо формальном общении на профессиональные темы. Подчиненные должны быть уверены, что руководитель воспринимает их как равноправных союзников, а не просто бездушные «человеческие ресурсы».

С течением времени и череды таких личных встреч с демонстрацией искреннего интереса к работникам будет созревать благодатная атмосфера психологической безопасности. Люди поверят, что их окружает действительно располагающая к честности среда, где их слова и самые сокровенные заботы не останутся пустым звуком. Это и станет питательной почвой для формирования поистине вовлеченной и высокопроизводительной команды.

5. Адаптируйте подход к удаленным командам

В условиях растущих трендов на гибкий формат труда и удаленную занятость регулярные личные встречи становятся критически важны для поддержания связи и взаимопонимания между территориально разрозненными коллегами. Попробуйте адаптировать приведенные выше практики для виртуального формата, например:

• Задавайте прямые вопросы о том, с какими уникальными вызовами сталкиваются удаленные работники и как им можно помочь 

• Используйте видеосвязь, чтобы в ходе личных встреч хотя бы визуально «присутствовать» и считывать невербальные сигналы собеседника

• Периодически встречайтесь лично при возможности для укрепления межличностных связей

Вовлеченность распределенных сотрудников возрастет, если они будут ощущать заинтересованность руководства не только в производственных аспектах, но и полноценном благополучии каждого члена команды. 

Регулярно выделяя время на содержательные личные беседы в атмосфере неприкрытой честности и доверия, менеджеры способны воспитать поколение мотивированных, самоотверженных сотрудников, ощущающих свою ценность и причастность к большой цели компании. Именно такая корпоративная культура становится конкурентным преимуществом в борьбе за таланты в современном мире.

6.  Тщательно документируйте итоги и выполняйте достигнутые договоренности

Регулярные личные беседы – это не просто однократные мероприятия, а непрерывный процесс совершенствования взаимоотношений с прямыми подчиненными, создания максимально благоприятных условий для раскрытия их потенциала. Поэтому крайне важно тщательно документировать все вопросы и договоренности, выявленные в ходе таких встреч, а затем надлежаще отслеживать их выполнение.

Во время собеседований руководителю следует внимательно фиксировать все озвученные сотрудником озабоченности, конструктивные идеи, просьбы об определенной поддержке с вашей стороны. Составляя подобные записи, вы создадите четкий план дальнейших шагов – ведь произнесенные вслух предложения подчиненного нельзя будет благополучно проигнорировать или забыть. В дальнейшем, при проведении очередных встреч один на один, эти записи позволят отследить прогресс в  решении ранее выявленных проблем и зафиксировать вновь появившиеся вопросы. 

Регулярное и неукоснительное выполнение всех намеченных действий по итогам личных бесед наглядно продемонстрирует вашей команде, что руководство действительно предано интересам сотрудников. Слова подкреплены делом – это безусловно укрепит ощущение причастности и сплоченности вокруг общих целей компании.  Накопленная с годами документация, отражающая динамику личностного роста и карьерного продвижения работников, станет ценным подспорьем при формальных оценках их деятельности и принятии кадровых решений.

Только последовательно претворяя в жизнь описанные выше принципы построения личных встреч, вы сформируйте вокруг себя незаменимый коллектив единомышленников. Они будут ощущать заинтересованность руководства в своих нуждах, ясность карьерных перспектив и возможности для профессионального совершенствования. Именно такие сотрудники, горячо преданные делу и чувствующие реальную ценность для организации, составят фундамент для подлинной производственной эффективности и процветания всей компании.

Стратегически встраивайте личные встречи в систему менеджмента

Чтобы система личных бесед стала фундаментальной отличительной чертой корпоративной культуры: 

• Высшие руководители должны наглядно демонстрировать приверженность этому принципу, проводя личные встречи со своими подчиненными и задавая тон.

• Практика должна по нисходящей повторяться вплоть до низовых звеньев менеджмента. 

• Личные встречи следует ввести как неотъемлемый элемент календарей и графиков руководителей.

• Во время собеседований должны присутствовать только руководитель и подчиненный без посторонних.

• Навыки проведения встреч необходимо включить в программы обязательного обучения менеджеров.

Системный подход обеспечит компанию поколением преданных делу и причастных к большой цели сотрудников с неиссякаемой мотивацией и производительностью – что станет ее неоспоримым конкурентным преимуществом.

Краткое резюме руководства к действию:

• Проводите личные встречи регулярно – каждую неделю или раз в две недели по 30 минут с каждым.  

• Позвольте сотрудникам самим формулировать повестку, а вы внимательно выслушивайте, проявляя искреннее участие.

• Выходите за рамки рабочих вопросов, интересуйтесь личными обстоятельствами и стремлениями подчиненных.

• Документируйте все значимые договоренности и неукоснительно выполняйте намеченные действия.

• Периодически меняйте обстановку для неформального общения.

• Адаптируйте подход к особенностям удаленных команд, культивируя связь на личном уровне.

• Системно интегрируйте личные встречи в практики менеджмента на всех уровнях компании.

Следуя этим принципам, вы сформируете высокоэффективную команду единомышленников, ощущающих реальную причастность и ценность для организации. Их мотивация и производительность обеспечат компании непреходящие конкурентные преимущества.