Комплексное сравнение управления проектами и управления портфельными проектами: Часть 2

Управление портфельными проектами

Если при управлением проектами усилия применяются для реализации одного проекта, то под PPM понимается портфель проектов, который надо вести в целом. По этой причине управление портфельными проектами должно рассматривать поставленные цели и задачи значительно шире. Это предполагает согласование сроков исполнения серии проектов, выделяемых на них бюджетов и необходимых человеческих ресурсов.

Роли

Управление портфельными проектами – дело более сложное, поэтому и количество ролей здесь включает только менеджера портфеля проектов и спонсоров проектов. Если возвращаться к теме плавания на яхте из первой части статьи, то портфельный менеджмент это прерогатива только капитана судна, прилагающего все усилия для успешного достижения цели.

Менеджер портфеля проектов не занимается организацией решения промежуточных задач или отдельных этапов реализации проектов. Он должен контролировать процесс исполнения сразу нескольких проектов и насколько это приближает компанию к достижению позитивного результата. Спонсор проекта занимается обоснованием выбора тех или иных проектов, с точки зрения целесообразности и финансовых затрат. После этого получается одобрение со стороны высшего руководства и проект включается в портфель проектов.

Обязанности

Если при управлении проектами сочетаются как элементы микроменеджмента, так и макроменеджмента, то управление портфельными проектами отдаёт предпочтение макроменеджменту. Можно назвать несколько основных обязанностей, которые должны осуществляться при РРМ.

Распределение бюджета. Обычный менеджер проекта может сделать обоснование только того проекта, который он ведёт. В обязанности менеджера, ведущего портфель проектов входит распределение выделенных финансовых средств сразу нескольких проектов. При этом выделяются приоритетные и второстепенные проекты, на которые выделяются различные денежные суммы.

Составление отчётов о состоянии дел. Менеджер портфельных проектов занимает особое место в иерархии компании, являясь связующим звеном между менеджерами проектов и высшим руководством, осуществляющим общий менеджмент. По этой причине в его обязанности входит составление регулярных отчётов о том, на какой стадии находится реализация отдельных проектов и всех в совокупности.

Оценка стратегической согласованности. Работа над всеми проектами для достижения поставленных стратегических целей должна проходить синхронно. Менеджер, ведущий портфель проектов должен на каждом этапе оценивать уровень согласованности проектов.

Прогнозирование реализации проектов. Для того, чтобы не «двигаться в темноте», необходимо прогнозирование ситуации, которую планируется достичь через неделю или месяц. Так сказать, «осветить путь», и поставить в известность от прогнозов как высшее руководство, так и рядовых сотрудников. Для этого могут быть использованы современные цифровые технологии и программное обеспечение.

Расстановка приоритетов. Она касается не только выделению главных и второстепенных проектов. Важное значение имеет уточнение сроков исполнения поставленных задач и поставить в известность об этом менеджеров проектов и участников команд.

Результаты

Конечным результатом, который имеет такой менеджмент считается достижение общей стратегической цели с учётом выполнения всех проектов. По этой причине главное внимание уделяется не реализации отдельных проектов, чем отличается проектный менеджмент, а окончание работ по всему портфелю в целом. Здесь можно назвать 3 основных показателя эффективности, которым отличается менеджмент РРМ.

Операционная эффективность. Под ней понимается эффективность действий (операций) направленных на выполнение поставленных задач. Это относится как к временным, так и к денежным затратам. Учитывая подобные факторы, можно определить уровень операционной эффективности и, в случае необходимости, скорректировать рабочий процесс.

Учёт показателей отклонения от бюджета. На каждом этапе реализации проектов на это выделяются определённые финансовые средства. Желательно, чтобы существенных отклонений от бюджета не было.

Фактор времени. Необходимо точное исполнение установленных временных сроков на выполнение отдельных этапов, реализацию отдельных проектов и портфеля в целом. Для этого требуется постоянное отслеживание времени.

Основные проблемы и способы их преодоления

В процессе работы над портфелем проектов могут возникать различные проблемы, среди которых можно выделить несколько основных. И рассмотрим рекомендуемые пути их решения.

Грамотное распределение ресурсов. Для такой формы, как портфель проектов, выделяется единый бюджет, который должен быть правильно распределён. Но распределение ресурсов относится не только к денежным средствам, но и к человеческим ресурсам. Таким образом необходимо не только составить предварительную смету затрат на каждый отдельный проект и на весь портфель в целом. Трудовые ресурсы так же должны быть распределены в необходимых количествах.

Пути решения: выравнивание ресурсов. Вы должны понимать, на какой стадии развития находится как отдельный проект, так и весь портфель проектов. Если возникают проблемы с синхронизацией выполнения поставленных задач, необходимо выравнивание ресурсов, как финансовых, так и человеческих.

Управление рисками. При ведении сразу нескольких проектов, направленных на достижение одной стратегической цели, возникают многочисленные риски, потенциальные и реальные. Их можно разделить на несколько категорий:

Внешние;
Внутренние;
Возникающие в процессе работы.

Отличительной особенностью внешних рисков, которым обладает портфельный менеджмент, считается неспособность их контролировать. Они могут возникать в результате изменения экономического климата или из-за активности конкурентов, которые хотели бы занять вашу нишу на рынке или сократить её долю.

Внутренние риски связаны с деятельностью конкретных лиц, занятых в вашей компании, которые могут принимать неправильные решения. Или недобросовестно исполнять свои служебные обязанности, что так же тормозит процесс реализации проектов.

Риски, возникающие в процессе работы возникают в основном из за несогласованности действий между различными структурными подразделениями. Или из-за использования различных операционных элементов, которые входят в противоречия друг с другом.

Пути решения: прогнозное планирование

Контроль за рисками на сегодняшний день производится с помощью автоматических систем, которые способны обработать большие базы данных. Среди программ, предназначенных для прогнозного планирования для портфелей проектов, можно назвать UpSerice, Simpleone SDLC, Shtab, MooTeam. Они помогут определить возможные риски вашей компании.

Стратегическое согласование. Это является важным моментом в процессе работы сразу над несколькими проектами для достижения стратегических целей. Часто возникают проблемы с определением наполнения единого портфеля необходимыми заказами. Некоторые из проектов могут не соответствовать поставленным целям и затормозить общий производственный процесс или нанести ему серьёзный ущерб.

Пути решения: необходимо рассматривать портфель проектов как единое целое, а каждый из проектов – как его составляющие. При этом должны использоваться аналитические данные, которые позволят осуществить расстановку необходимых приоритетов. Для обработки данных рекомендуется цифровизация, использование современных цифровых технологий.

PM или PPM: Согласование использования

Для крупных или даже небольших компаний характерен как менеджмент РМ, так и РРМ. Главной задачей при этом считается согласование действий, направленных на управление проектами и управление портфельными проектами. Конечно, более масштабные задачи ставятся перед последним вариантом, но в большинстве случаев достижение поставленных целей зависит от успешного ведения отдельных проектов, входящих в единый портфель.

Если возвращаться к ассоциации с путешествием на яхте, то можно сказать, что только совместными усилиями капитана и членов команды можно достичь назначенной цели, даже если в пути вас ждали неприятные неожиданности.