Комплексное сравнение управления проектами и управления портфельными проектами: Часть 1

Для стимулирования роста как в небольших, так и в крупных компаниях используется управление проектами (PM) и управление портфелями проектов (PPM). Несмотря на схожесть в названии, такой менеджмент имеет существенные различия, поскольку используется для достижения разных целей. Теперь разберёмся, что из себя представляют проектный менеджмент (PM) и чем отличается от портфеля проектов (PPM).     

Управление проектами и управления портфельными проектами: сходства и различия

Представить различия между тем, что такое проектный менеджмент и портфельный можно, сравнив их с плаванием на яхте. На комфортность такого путешествия влияют многие факторы, одни из которых вы в состоянии контролировать, тогда как другие от вас совершенно не зависят. К примеру, вы можете обеспечить исправность яхты – корпуса, парусной оснастки, двигательной системой. Другие факторы, влияющие на плавание, совершенно от вас не зависят. Это изменение погодных условий, возникновение штормовой ситуации, другие форс-мажорные обстоятельства.

В этом смысле управление проектами – это выполнение командой своих служебных обязанностей. Каждый из членов экипажа выполняет свою работу и не вмешивается ни в действия других моряков, ни в процесс управления или изменения курса яхты.

Это входит в обязанности капитана, с работой которого можно сравнить управление проектами. Именно капитан принимает решение об изменении курса яхты, выбор мест остановки, действия в критических ситуациях. Таким образом под PM понимается выполнение промежуточных задач и реализация одного проекта, а под PPM – усилия по достижению конечной цели при ведении сразу нескольких проектов.  

Управление проектами

Можно назвать ряд основных различий между PM и PPM. Прежде всего менеджмент различается по ролям, обязанностям и результатам. Для начала рассмотрим составляющие, характерные для организации управления проектами.

Роли

Сотрудники, занятием которых является проектный менеджмент, выполняют различные роли. Прежде всего это:

• Менеджеры проектов;

• Руководители отделов;

• Рядовые сотрудники.

В большинстве случаев предполагается ведение одного проекта или одного из этапов его реализации. Итоговые цели должны определять менеджеры проектов, которые распределяют выполнение определённых задач между отделами. Руководители отделов должны обеспечить организацию осуществления отдельных задач, которые в совокупности будут способствовать достижению итоговой цели. В обязанности рядовых сотрудников входит точное и своевременное выполнение работ, сформулированных руководителями отделов. При этом большое значение, организуя такой менеджмент, имеет полное понимание выполняемых задач на всех уровнях для создания эффекта синергии.

Обязанности

Обязанности, которыми должен заниматься проектный менеджмент, различаются и зависят от нескольких составляющих. Прежде всего это временные сроки, финансовые возможности и использование трудовых ресурсов. Рассмотрим основные составляющие этого сложного процесса:

• Управление задачами. Оно включает в себя постоянный контроль над исполнением задач, поставленных на том или ином этапе производственного процесса, необходимых для достижения итогового позитивного результата.

• Грамотное распределение трудовых ресурсов. Оно предусматривает правильную организацию деятельности рядовых сотрудников и менеджеров среднего звена.

• Составление предварительной бюджетной сметы. Она необходима в первую очередь при ведении клиентоориентированных проектов, и включает в себя не только финансовую составляющую. В неё входят временные сроки выполнения и необходимые для этого рабочие ресурсы.

• Автоматизация производственных процессов. Она прежде всего связана с использованием новейших цифровых программ и программного обеспечения. Благодаря этому время на выполнение промежуточных задач существенно сокращается. Она может касаться различных рабочих сфер: от корректировки проекта в целом до таких, казалось бы мелочей, как отправка электронных писем клиентам и партнёрам.

• Применение тайм-менеджмента. Такой менеджмент предусматривает разделение рабочего процесса на несколько этапов и составление графика их исполнения. График должен учитывать не только запланированное время на исполнение поставленных задач, но и дэдлайны, т.е. крайние сроки.

• Коммуникация с заинтересованными сторонами. Это ваши партнёры и клиенты, которые должны постоянно быть в курсе, на какой стадии выполнения находится проект. Таким образом ваш бизнес становится прозрачным и представители заинтересованных сторон не будут рисковать своими финансовыми вложениями или репутацией.

Результаты

Проектный менеджмент направлен на достижение определённого конечного результата и ряда промежуточных результатов для каждого этапа работы. К примеру, если вы создаёте веб-сайт для клиента, конечным результатом станет запуск веб-сайта.

В зависимости от масштабов проекта, работа над ним может занимать от нескольких дней до нескольких месяцев. Для начала клиенту поставляются тестовые или демонстративные версии, после чего в них вносятся коррективы и осуществляется доработка. И только после этого заказчику поставляется готовый конечный продукт.

Основные проблемы и способы их преодоления

В процессе управления проектами периодически могут возникать некоторые проблемы. Далее перечислим основные из них и пути оперативного их решения.

Коммуникация

Большой проблемой считается налаживание коммуникативных связей между различными участниками проектов. Эффективная коммуникация способна наладить необходимые связи между участниками рабочего процесса и синхронизировать их действия. Это могут коммуникативные связи как между рядовыми сотрудниками, так и с отделами и высшим руководством, обеспечивающим проектный менеджмент.

Далеко не всегда возможно налаживание эффективной коммуникации, именно по этой причине в процессе реализации проекта могут возникать ошибки и невыполнение временных сроков. Примером может служить работа на удалённой основе, которая получила распространение во время эпидемии короновируса. При этом стали невозможны личные встречи, к тому же может быть рассинхрон по часовым поясам.

Пути решения: асинхронная и синхронная коммуникация. Для полноценной организации производственного процесса необходимо использовать возможности асинхронной и синхронной связи.

Под асинхронной коммуникацией понимается форма связи, не требующая личного присутствия, примером чему может служить электронная почта или заранее записанное видео. При этом отпадает необходимость в личных встречах и синхронизации общения с учётом разницы в часовых поясах и времени работы.

Под синхронной коммуникацией понимается прямое или удалённое общение в реальном времени, такое как:

• Видеоконференции;

• Сообщения в мессенджерах;

• Телефонные звонки.

При таком варианте общения можно легко наладить быструю коммуникация с сотрудниками, партнёрами или клиентами. При этом нет необходимости ожидания ответа, поскольку общение происходит в режиме онлайн, что позволяет существенно экономить время.

Масштабирование

Проблема для менеджеров, в обязанности которых входит проектный менеджмент, возникает тогда, когда реализация проекта нарушает установленные для отдельных этапов временные рамки, финансовые вложения или недостаток в сотрудниках. Причиной этому может быть изначально неправильное планирование проекта или форс-мажорные обстоятельства, не зависящие от вас.

Пути решения: цифровизация, использование современных цифровых технологий и программного обеспечения. Их внедрение способно установить контроль над реализацией проекта или отдельных этапов его исполнения. Это касается как сроков исполнения, так и необходимых бюджетных вливаний и человеческих ресурсов. Причём весь этот процесс рассматривается в совокупности, а не по отдельным частям. Для визуализации результатов можно использовать диаграммы Гранта, которые позволят оценивать продвижение работы над проектом в режиме реального времени.

Тайм-менеджмент

Серьёзной проблемой для такой разновидности как проектный менеджмент, считается потеря контроля над временем, необходимым на выполнение отдельных задач или всего проекта в целом. Грамотное управление временем позволяет решить, стоит ли тратить усилия всего коллектива на решение одной задачи или разделить время на решение нескольких задач. Оба подхода могут считаться эффективными, если хорошо знаете возможности своих сотрудников и правильно организовать как их индивидуальную, так и коллективную работу.

Пути решения: отслеживание времени. Вы точно должны определить, сколько необходимо времени на проект в целом и отдельных этапов его реализации. Для этого поможет внедрение системы учёта рабочего времени. Отслеживание может происходить как в ручном, так и в автоматическом режиме, для чего используются современные цифровые технологии и программное обеспечение.