Ключевые элементы эффективного обзора проекта

При правильном выполнении обзоры проектов могут значительно повысить эффективность вашего процесса управления производительностью, поскольку они обеспечивают сотрудникам постоянный способ увязывать навыки и рост с более широким контекстом их работы.

Чтобы максимизировать эти преимущества, организациям необходимо разработать качественный процесс проверки проектов, который фиксирует обратную связь и позволяет эффективно её реализовывать. Для правильного выполнения этого есть пять ключевых компонентов:

1. Структурированные критерии оценки: Как и в любом процессе оценки эффективности, организации должны создать последовательный процесс, свободный от предвзятости, который означает, что все оцениваются по одним и тем же критериям.

2. Двусторонняя обратная связь: Обратная связь особенно хорошо работает, когда речь идет о разговоре — в противном случае это может показаться охотой на ведьм. У сотрудников должна быть безопасная среда и широкие возможности для обсуждения своих отзывов, чтобы они могли определить конкретные дальнейшие шаги.

3. Взаимное доверие: Эффективные обзоры проектов зависят от взаимного доверия между коллегами и проектными командами. Это означает, что не только обратная связь по результатам обзоров проектов, скорее всего, будет прозрачной, но и сотрудники, скорее всего, будут готовы действовать в соответствии с ней.

4. Обратная связь, ориентированная на конкретные действия: Чтобы добиться долгосрочных изменений в поведении, в процессах проверки проектов должен применяться подход к обратной связи, ориентированный на решения.

5. Интеграция с процессами управления эффективностью: Процессы проверки проектов работают лучше всего, когда они интегрированы как часть долгосрочного управления эффективностью вашей организации, просматриваются вместе с методом 360 градусов и ежегодными обзорами.

Шаги по проведению обзора проекта

Для того, чтобы они были максимально эффективными, проверки проектов должны проводиться как можно быстрее после завершения проекта, чтобы ваши сотрудники по-прежнему обращали внимание на детали.

Эффективная проверка проекта состоит из пяти ключевых шагов.

1. Делегируйте роли и рекомендации рецензентам

При проверке эффективности работы любого сотрудника наличие руководящих принципов имеет решающее значение для обеспечения последовательного и справедливого процесса.

Для оптимизации эффективности проектные команды должны определить ключевых рецензентов, необходимых для участия, и каким образом они будут участвовать. Старшие заинтересованные стороны или руководители проекта могут сосредоточиться на оценке общей эффективности и достижении целей, в то время как коллегам может быть предложено оценить различные аспекты эффективности, такие как сотрудничество или коммуникация.

Рецензентам также нужны рекомендации относительно того, как именно и почему они оценивают своего коллегу, чтобы рецензируемый получал четкие и действенные отзывы о том, как улучшить работу.

Рекомендации должны включать:

• цели и результаты проекта;

• ключевые показатели эффективности;

• информацию, как дать объективную обратную связь;

• информацию, как и когда будут собираться отзывы;

• информацию, как будет предоставляться обратная связь.

2. Предоставьте инструменты и ресурсы для независимого проведения обзоров

Проверки проектов зависят от времени – это означает, что сотрудники должны обладать инструментами и знаниями, позволяющими самостоятельно запустить процесс для достижения наилучших результатов.

HR-службы могут подготовить группы проверки проектов к успеху, предлагая регулярные тренинги по тому, как давать и получать конструктивную обратную связь, предоставляя сотрудникам доступ к шаблонам обзоров, чтобы они могли использовать их в любое время, и показывая сотрудникам, где хранить их отзывы после завершения. 

3. Соберите отзывы коллег о человеке, которого вы рецензируете

Затем владельцу проекта необходимо определить, какие люди будут проводить экспертную оценку для сотрудника, а затем запросить их отзывы. Чтобы упростить процесс, проинструктируйте менеджеров использовать шаблон экспертной оценки и поделитесь примерами конструктивных отзывов о результатах деятельности, а также советами о том, как написать конструктивный отзыв, требующий принятия мер. Обязательно установите крайний срок и четко сообщите о нем, чтобы гарантировать своевременное проведение проверки.

4. Поощряйте владельцев проектов оставлять отзывы

Подобно менеджеру во время традиционной проверки эффективности, владелец проекта теперь должен принять к сведению советы и конструктивные отзывы, которые у него есть для проверяемого человека. Если рецензенту нужна помощь на этом этапе, предложите ему разделить отзыв на две части: то, в чем сотрудник преуспел (сильные стороны), и области, в которых он мог бы улучшить работу (слабые стороны). Это может помочь укрепить позитивное поведение и побудить сотрудников задуматься о других областях своей деятельности, где у них есть возможности для роста.

5. Предоставьте отзыв

Наконец, владелец проекта должен собрать и представить сотруднику отзывы коллег и свои собственные отзывы. Этот разговор должен быть ориентирован на перспективу и обсуждать, как сотрудник мог бы улучшить свою работу на следующем задании.

На мой взгляд, одна из лучших практик проведения обзора проекта – делать это в рамках, где цель состоит не в том, чтобы возложить вину за неудачи. Они должны быть безопасным местом для открытого обмена опытом и размышлений о проекте, чтобы по завершении обзора все почувствовали мотивацию и лучшую подготовку к выполнению следующей большой задачи.

При проведении с таким дальновидным мышлением обзоры проектов могут вдохновить ваших сотрудников быть более интроспективными и целенаправленными в продвижении своей деятельности.

Используйте обзоры проектов для повышения эффективности и успеха проекта в будущем

Ваши сотрудники могут быстро отмахнуться от проверок проектов как от очередной административной задачи в своих списках дел, но, потратив время на объяснение цели и преимуществ проверок проектов, вы сможете изменить их мнение и заручиться их поддержкой.

В конце концов, эти обзоры носят сверхфокусированный и тактический характер, позволяя сотрудникам точно узнать, как они могут улучшить свою производительность и, в конечном счете, продвинуть свою карьеру в вашей компании. Когда ваши сотрудники делятся отзывами друг с другом, они напрямую инвестируют в профессиональный рост своих коллег и влияют на успех будущих проектов.