Как спланировать стратегию отказа от PEO

Управление персоналом, начисление заработной платы, планы льгот и соблюдение нормативных требований собственными силами может оказаться непосильной и непрактичной задачей для многих новых компаний. Малым и средним компаниям часто не хватает специальных HR-команд, необходимых для решения этих задач, поэтому многие из них передают эти обязанности профессиональным организациям работодателей (PEO).

Однако по мере роста компаний и усложнения их кадровых потребностей многие обнаруживают, что PEO больше не удовлетворяют их потребностям, что побуждает их создавать собственные кадровые команды и отказываться от совместного найма. 

Независимо от того, достигли ли вы этого момента или приближаетесь к нему, очень важно понимать, какие варианты вы можете выбрать после PEO. Отказ от услуг PEO может быть непростой задачей, однако передача HR-функций собственным сотрудникам может помочь вашему бизнесу получить больший контроль над кадровой политикой, адаптировать инициативы к потребностям сотрудников и сократить расходы. В этой статье мы расскажем о том, что такое PEO, как определить, когда пора переходить, и чего следует ожидать во время перехода.

Что такое PEO и чем он занимается?

PEO, или профессиональная организация работодателей, – это внешняя фирма, которая выполняет основные обязанности по управлению персоналом и административные задачи от имени других компаний. Такое совместное трудоустройство часто оказывается более экономичным и выгодным для стартапов и других малых предприятий, чем наем и обучение штатных сотрудников отдела кадров.

Помимо выполнения основных кадровых задач, PEO могут вести переговоры и обеспечивать лучшие страховые тарифы и варианты медицинского страхования, чем те, которые большинство малых предприятий могут обеспечить самостоятельно. Это позволяет клиентам PEO предоставлять своим сотрудникам более полные пакеты льгот за меньшую стоимость. 

Какие задачи выполняют PEO?

К числу распространенных услуг PEO относятся:

• управление персоналом;

• администрирование заработной платы;

• администрирование льгот;

• отслеживание рабочего времени и посещаемости;

• соблюдение требований;

• компенсация работникам;

• обучение и развитие;

• страхование от безработицы;

• управление рисками.

Кто пользуется услугами PEO?

Многие компании малого и среднего бизнеса прибегают к услугам PEO, чтобы расширить свои возможности в области управления персоналом и сократить расходы. Например, небольшой компании из 35 человек, в которой отдел кадров состоит из одного сотрудника, может понадобиться помощь в обработке платёжных ведомостей и управлении льготами для сотрудников. Сотрудничая с PEO, компания может обеспечить точную и своевременную обработку платёжных ведомостей и предложить более эффективные льготы для сотрудников. Такое партнёрство позволяет компании сосредоточиться на своей основной деятельности и развитии, не отвлекаясь на административные HR-задачи. 

Когда пора отказаться от использования PEO?

Обычно компании обращаются к услугам PEO на ранних этапах своего развития, потому что им нужны комплексные кадровые услуги, но у них нет выделенной команды HR или команда сотрудников слишком мала для эффективного выполнения всех кадровых функций. Однако по мере роста компаний и изменения их приоритетов часто наступает момент, когда они предпочитают перенести эти обязанности на внутренний рынок и инвестировать в собственные HR-команды, чтобы они соответствовали их меняющимся потребностям и стратегическим целям.

Вот несколько распространенных причин, по которым компании решают уйти от PEO:

1. У вас более сложные кадровые потребности

По мере роста вашего бизнеса растёт и сложность ваших кадровых программ и политик. В то время как Google Docs и специальные процессы могли помочь в прошлом, ваш бизнес может достичь момента, когда формализованные инструменты и шаблоны станут необходимыми для построения более последовательных процессов работы с персоналом.

На этом этапе вам, возможно, лучше принять технологическое решение в области управления персоналом, такое как информационная система управления персоналом (HRIS), которая поддерживает такие функции, как управление эффективностью, OKR и постановка целей, постоянное признание и более глубокая аналитика персонала. Это поможет вам усовершенствовать практику управления персоналом, создать больше последовательности в организации, стать более стратегически мыслящими и получить большее представление о ваших программах и сотрудниках.

2. Вам нужны более настраиваемые льготы для сотрудников

В то время как PEO могут договориться о выгодных страховых тарифах для вашего бизнеса, их возможности медицинского страхования часто ограничены. Это может сдерживать вас, если ваша компания хочет предложить сотрудникам более широкий выбор медицинских услуг и льгот. Если ваша компания стремится создать более конкурентоспособный пакет льгот, вам, возможно, придётся взять управление льготами на себя, чтобы обеспечить дополнительную гибкость.

3. Вы хотите сократить расходы

Хотя PEO могут быть экономически эффективными для небольших организаций, ситуация обычно меняется, когда численность сотрудников компании приближается к 50-100 человек. Многие PEO используют модели ценообразования в расчёте на одного сотрудника в месяц (PEPM), что может быстро увеличиться по мере роста вашего штата. Проведя подсчеты, вы можете прийти к выводу, что наступает момент, когда для вашего бизнеса экономически выгоднее нанять или инвестировать больше средств во внутреннюю команду HR и вспомогательные технологии.

4. Вы хотите больше инвестировать в культуру компании

Хотя PEO отлично подходят для молодых компаний, они часто не предлагают гибкости и индивидуальности, которых так жаждут быстрорастущие предприятия. Справочники для сотрудников, льготы, политика и многое другое формируются PEO, а не компанией, поэтому они часто не отражают уникальную культуру и дух предприятия.

Отказавшись от услуг PEO и взяв на себя ответственность за кадровые процессы, ваша организация сможет разработать индивидуальные правила и новые льготы, которые будут соответствовать ценностям и целям вашей компании. Это поможет вам укрепить культуру и создать рабочее место, в котором сотрудники будут на первом месте.

Контрольный список для отказа от PEO: Как подготовиться

Если ваша профессиональная организация-работодатель больше не отвечает интересам вашего бизнеса, вот пошаговое руководство, которому вы можете следовать, чтобы разработать успешную стратегию выхода из PEO и план перехода.

1. Изучите условия договора с PEO

Прежде всего, прочтите договор вашего бизнеса с PEO. В нём будет указано, как завершить соглашение, сроки перехода и любые финансовые обязательства, такие как окончательные выплаты или неоплаченные сборы.

2. Определите рентабельность инвестиций в PEO по сравнению с другим HR-решением

Чтобы определить лучший следующий шаг для вашего бизнеса, сравните стоимость вашего текущего PEO с потенциальными расходами на создание штатной команды HR-специалистов или внедрение HRIS или поставщика услуг по расчету заработной платы. Конечно, при оценке необходимо учесть такие моменты, как первоначальные расходы на технологии, текущие зарплаты сотрудников и требования к обучению.

Кроме того, необходимо взвесить потенциальные преимущества привлечения HR-служб, включая получение большего контроля над кадровой политикой, возможность разработки инициатив, соответствующих культуре и ценностям вашей компании, а также улучшение масштабируемости. Количественная оценка этих факторов позволит компаниям принять взвешенное решение о том, будет ли переход на HRIS, поиск поставщика услуг по расчету заработной платы или другой путь обеспечивать наилучшую финансовую и операционную отдачу.

3. Найдите нового HR-партнёра

Чтобы найти подходящего партнёра для вашего бизнеса, определите свои ключевые потребности. Нужен ли вам поставщик услуг по расчёту заработной платы? Нужна ли вам помощь с программой льгот и управлением эффективностью? Хотите получить помощь в развитии сотрудников? Составление списка обязательных и приятных функций поможет вам сориентироваться в поиске и найти оптимальные решения для вашего бизнеса.

Вам также стоит обратить внимание на поставщика, который может развиваться вместе с вашей компанией. Хотя некоторые функции могут не понадобиться вам сегодня, вы можете обратить внимание на полезные функции, которые можно будет добавить в будущем, по мере роста численности персонала и потребностей HR, например, постоянное признание, пересмотр вознаграждения, инструменты для карьерного роста и многое другое.

4. Собирайте важные данные о сотрудниках и компании у вашего PEO

В вашем PEO хранятся все важные документы, записи, налоговая информация и многое другое, поэтому перед тем, как полностью перейти на их систему, необходимо ещё раз убедиться, что у вас есть всё необходимое.

Сюда входят:

• фамилия и имя (отчество — при наличии);

• число, месяц и год рождения;

• место рождения;

• адрес регистрации и фактического проживания;

• семейный статус, количество детей;

• информация об образовании, квалификации;

• идентификаторы — ИНН, СНИЛС;

• паспортные данные (или данные иного документа удостоверения личности);

• данные документа о воинской обязанности;

• диагнозы различных медицинских учреждений (при наличии ограничений).

5. Примите на работу нового HR-партнёра

После того как вы выбрали поставщика услуг по управлению персоналом, настало время передать информацию о вашей компании в его систему управления персоналом или систему расчёта заработной платы. Чтобы обеспечить плавный переход, вам потребуется:

• Обратиться с заявкой в Роскомнадзор на регистрацию компании в качестве оператора персональных данных. Это делать не обязательно, если обработка информации идёт вручную, включая документы сотрудников для внутреннего пользования.

• Выполнить миграцию данных, предоставив новому HR-партнеру все необходимые данные о бизнесе и сотрудниках, включая записи о сотрудниках, данные о заработной плате, сведения о льготах и документы о соответствии нормативным требованиям. Помните, что любая персональная информация или защищенная медицинская информация должна быть передана в безопасном и конфиденциальном режиме.

• Настроить HRIS поставщика в соответствии с потребностями вашего бизнеса.

• Интегрировать HRIS с любыми другими системами в вашем стеке HR-технологий.

• Определить роли и полномочия пользователей.

• Провести параллельный цикл начисления заработной платы со старым PEO и новым поставщиком в течение как минимум одного цикла, чтобы выявить и устранить любые несоответствия до полного перехода на новую систему.

6. Обеспечьте точность и соответствие требованиям

При выходе из PEO вам часто придётся нанимать сотрудников заново. Этот шаг очень важен, поскольку он позволяет восстановить ваш бизнес в качестве единственного работодателя. В ходе этого процесса вашему предприятию потребуется собрать важную информацию о сотрудниках, чтобы обеспечить соблюдение трудового законодательства и нормативных актов.

7. Представьте новую систему сотрудникам

Наконец, расскажите сотрудникам о своей новой системе, подчеркнув причину и преимущества перехода. Хотя вы можете представить новое HR-решение и рассказать о любых изменениях в процессах в масштабах компании на общем собрании или по электронной почте, не забудьте предоставить асинхронные обучающие материалы – например, видео и письменные руководства, – чтобы сотрудники могли учиться в своем собственном темпе.

Как и в случае с любой новой системой, освоение требует времени, поэтому необходимо поддерживать постоянную связь с сотрудниками и добавлять новые обучающие материалы по мере развития процессов и инструментов.

Зачем компании отказываться от PEO?

Как уже говорилось ранее, компании могут решить отказаться от услуг PEO по нескольким причинам, в частности, чтобы расширить свои возможности в области управления персоналом за счёт более специализированных и гибких решений. Хотя PEO предоставляют ценные основные услуги по аутсорсингу HR, в них часто отсутствуют ключевые функции, необходимые растущим компаниям, такие как инструменты признания заслуг сотрудников, обзоры компенсаций и оценки результатов работы.

В частности, отсутствие возможности оценки эффективности работы может стать серьёзной причиной для поиска альтернативных решений. В компаниях растёт потребность в высококачественных инструментах, способствующих эффективному анализу результатов работы, постановке целей и развитию сотрудников – возможности, которые, как правило, не полностью удовлетворяются PEO.