Как написать рецензию: секреты конструктивной обратной связи

Обратная связь с руководителем крайне важна для карьерного роста, но руководители не всегда тесно взаимодействуют с сотрудниками. Именно здесь на помощь приходят 360-градусные обзоры, позволяющие всесторонне оценить эффективность работы путём сбора отзывов от коллег, руководителей и самих сотрудников.

Вовлечение коллег в процесс оценки дает более точную картину работы, а также может повысить вовлечённость – главные приоритеты HR-команд в этом году.

Использование экспертных оценок для поддержки культуры непрерывной обратной связи мотивирует сотрудников и может способствовать похвале и признанию. Ниже мы подробнее рассмотрим написание экспертных оценок и дадим пошаговые практические советы, которые помогут вам писать их лучше.

Как написать экспертную оценку

Написание экспертной оценки может отнимать много времени и вызывать стресс, особенно если речь идёт о конструктивной обратной связи. Тем не менее, используя некоторые полезные советы, вы сможете научиться писать эффективные оценки работы и увидеть пользу от этого процесса.

Понимание цели

Процесс коллегиальной оценки – это эффективный способ для руководителей получить более целостное представление о работе сотрудника. Кроме того, последовательные отзывы из нескольких источников доказывают, что критика или похвала – это не просто мнение одного человека.

Коллегиальные оценки служат двойной цели:

1. Выявление областей, требующих улучшения. Отзывы коллег могут выявить «слепые пятна» в самооценке или самопонимании сотрудников и подкрепить отзывы руководителей.

2. Признание сильных сторон. Коллегиальные оценки – это возможность для сотрудников получить признание от представителей своего профессионального сообщества, а не только от непосредственных руководителей. Признание способствует вовлечённости сотрудников, их удержанию и удовлетворённости работой, а также даёт другие преимущества.

Когда обратная связь приветствуется, ожидается и разделяется, люди чувствуют свою сопричастность. Это позволяет сотрудникам лучше понять свою работу и то, как их деятельность влияет на всю организацию.

Подготовка к обзору

Как и в случае с самоанализом, для коллегиальных обзоров полезно делать записи в течение года, чтобы не начинать цикл обзоров с нуля. Отслеживайте отзывы в системе управления эффективностью или заведите отдельную папку с заметками о проектах, над которыми вы работали с разными членами команды, о том, как вы помогали друг другу достигать командных и личных целей, а также о любых закономерностях, которые вы заметили в работе членов команды.

Структурирование отзывов

Используйте загружаемый шаблон для написания экспертных оценок или создайте собственную формализованную структуру при ответе на вопросы экспертной оценки, чтобы оставаться последовательным при предоставлении обратной связи. Готовый конспект также упрощает процесс продумывания и организации обратной связи, а получателю будет легче разложить по полочкам полученную им обратную связь.

Старайтесь предоставлять обратную связь, затрагивающую следующие разделы:

1. Сильные стороны: Что данный сотрудник делает хорошо, и как это способствует успеху команды?

2. Области для улучшения: Что можно улучшить, и какой пример того, как эта область улучшения создавала проблемы в прошлом?

3. Возможности: Какие внешние факторы могут благоприятно повлиять на развитие сотрудника, будь то сильная сторона или область для улучшения? Например, выход на новый рынок может дать сотруднику возможность отточить свои навыки межкультурного лидерства.

В рамках трёх категорий используйте заголовки и подзаголовки, чтобы улучшить читаемость и помочь сотрудникам лучше усвоить отзывы коллег. В своих письменных комментариях переходите от общего к конкретному, начиная с общих впечатлений о работе с этим сотрудником, а затем переходите к подробным отзывам и примерам, иллюстрирующим ваши замечания.

Чёткий, хорошо оформленный отзыв коллег облегчает коллегам чтение, понимание, усвоение и, в конечном счёте, принятие мер в ответ.

Предложение конструктивной критики

Конструктивными комментариями в рецензии иногда бывает трудно поделиться и трудно услышать, но они предоставляют бесценную возможность для совершенствования. Хвалить легко. А вот обратная связь по поводу «областей для улучшения» пугает или не дает покоя.

Ценная конструктивная критика сосредоточена на том, как люди могут улучшить конкретные области своей работы, а не на личных недостатках. Следует полностью избегать личных нападок.

Когда «то», что не получилось в прошлом, позиционируется как навык или знание, требующее внимания или действий в ближайшие месяцы, сотруднику зачастую легче «услышать» сообщение, которое побудит его к переменам.

Подобно тому, как менеджеры пишут оценки для своих непосредственных подчинённых или люди размышляют о своей работе в самооценке, наиболее эффективным является приведение конкретных примеров и увязывание действий с их результатами».

Например, избегайте: Роман неорганизован и всегда медленно реагирует на срочные запросы.

Вместо этого предложите: Роман часто задерживается с ответом на срочные запросы от внешних заинтересованных сторон, несмотря на последующие просьбы других членов команды. Например, когда клиент запросил дополнительные разъяснения по нашему предложению, Роман, руководитель отдела по работе с клиентами, задержался с предоставлением необходимой информации на 36 часов. Затем он прислал документ с несколькими опечатками. Клиент попросил больше не работать напрямую с Романом, что привело к тому, что другие члены команды были вынуждены взять на себя дополнительную работу. Одна вещь, которую они могли бы сделать по-другому, – это изменить уведомления в Slack, чтобы сообщения в канале «Срочные запросы клиентов» были очевидны. Кроме того, они могут попросить второго человека следить за всеми будущими сообщениями.

Обеспечение позитивной обратной связи

Многие рабочие места улучшаются благодаря культуре признания. Исследование, проведённое НИИ ОФУУ в 2022 году, показало, что сотрудники, чьи потребности в признании удовлетворяются на работе, в четыре раза чаще вовлечены в работу и в пять раз чаще связаны с культурой компании.

Правильно построенная обратная связь, как положительная, так и отрицательная, способствует подотчётности и ответственности, укрепляет доверие и сотрудничество, а также поощряет обмен знаниями и развитие навыков.

Признание и похвала могут (и должны!) принимать различные формы, будь то благодарственное письмо, возглас в канале «Похвала» в корпоративном чате или, конечно же, рассказ об успехах в комментариях к отзывам коллег.

Как и в случае с конструктивной обратной связью, старайтесь делиться похвалой, которая должна быть конкретной, краткой и подкреплённой примерами из реальной жизни.

Например, избегайте: Данил – замечательный коллега, с которым приятно работать. Он отличный командный игрок!

Вместо этого сделайте выбор в пользу: Данил из кожи вон лезет, чтобы поддержать своих коллег по команде, и неизменно демонстрирует позитивный настрой на работе. Он регулярно наставляет более молодых разработчиков, что привело к повышению этих сотрудников в должности и восполнило нехватку квалифицированных кадров в организации.

Решение этических проблем

Большинство экспертных оценок анонимны, чтобы поощрять откровенность рецензентов. Противники такого подхода считают, что за ширмой анонимности коллеги могут намеренно манипулировать оценкой работы сотрудника, оставляя негативные или неблагоприятные комментарии. Хотя от недобросовестных исполнителей мало что может защитить, лучше считать, что большинство сотрудников склонны поддерживать своих коллег, выражая им признание или давая конструктивную критику.

Превосходная действенная обратная связь и этичные экспертные оценки принимают форму комментариев, сосредоточенных на профессиональной деятельности и результатах проекта, а не на личной критике или нападках.

Завершение обзора

Проведите окончательное чтение, чтобы убедиться в отсутствии необходимости внесения изменений и в том, что ваши комментарии ясны, кратки и не содержат личных нападок или предвзятости.

Чтобы убедиться, что вы затронули все важные аспекты коллегиальной оценки, поделились отзывами о сильных сторонах, возможностях для улучшения и похвале, пригодятся шаблоны или контрольные списки.

Примеры хороших экспертных оценок

1. Хорошая экспертная оценка признает и отмечает положительные качества.

«Мария – талантливый инженер, обладающий удивительной способностью прогнозировать и предвидеть проблемы до того, как они возникнут. Это стало очевидным, когда она заметила несоответствие в конструкции двигателя, создала обходной путь и сэкономила компании 25 миллионов рублей».

2. Хорошая экспертная оценка рассматривает «промахи» как возможности.

Когда «вещь», которая не удалась в прошлом, позиционируется как навык или знание, требующее внимания или действий в ближайшие месяцы, сотруднику часто легче «услышать» сообщение таким образом, чтобы оно побудило его к изменениям.

«В последние месяцы были упущены некоторые возможности, например, Михаил не присутствовал на двух ключевых стратегических совещаниях по определению главных приоритетов для R&D, а затем почти два месяца откладывал передачу этой информации команде. В дальнейшем Михаил будет посещать каждый завод хотя бы раз в два месяца, чтобы поделиться текущими победами и обсудить актуальные вопросы и проблемы, чтобы мы могли заблаговременно поставлять новые качественные продукты, опережая ожидания бизнеса».

3. Хороший экспертный обзор очень конкретен.

«Было бы полезно, если бы Роман планировал ежемесячные встречи один на один с каждым членом команды, чтобы обеспечить чёткость ролей и подотчетность на протяжении всего срока реализации проекта. Без них команда часто и непреднамеренно наступает друг другу на пятки, пытаясь выполнить работу в срок. Это расстраивает и создает ненужные трения в отношениях».

4. Хорошая экспертная оценка объективна.

«Обратная связь должна быть сосредоточена на наблюдаемых фактах, а не на личных мнениях или впечатлениях. Вместо того чтобы сказать: «Тебе нужно быть лучшим коммуникатором», скажите: «Я заметил некоторые пробелы в том, как ты донёс идею 1, 2, 3 на нашей встрече. Вот несколько рекомендаций о том, как вы можете улучшить x, y, z».

Почему экспертная оценка важна

Давать отзывы коллегам – это не то, чего большинство сотрудников ждут с нетерпением. В то время как в компании постоянно происходят звонки в Zoom и приходится справляться с собственной рабочей нагрузкой, выделение времени для того, чтобы поделиться отзывом о работе коллеги, часто не является первоочередной задачей. Тем не менее, хорошо построенные экспертные оценки помогают укрепить культуру постоянного совершенствования. Однако стоит помнить, что для плодотворного проведения экспертных оценок уже должны быть заложены основы психологически безопасной культуры.

Давать и получать обратную связь – значит становиться в уязвимое положение, и многие из нас боятся, что не знают, как поделиться отзывом, чтобы не показаться грубым. Но именно свободный обмен отзывами – позитивными и конструктивными – может подтолкнуть командную культуру к совершенству.

Для получения реальной пользы от экспертных оценок необходимо, чтобы все понимали ценность обратной связи, а также обладали навыками и готовностью давать порой непростую обратную связь.

Вместо того чтобы позволять своему дискомфорту управлять тем, как вы подходите к процессу, воспользуйтесь советами, которые мы приводим здесь, и помните о ценности эффективной обратной связи с коллегами.

Обратная связь с коллегами:

1. Обеспечивает всестороннюю перспективу. На рабочем месте отзывы коллег позволяют получить более целостную оценку работы человека. Вместо того чтобы мнение руководителя было единственным голосом при оценке работы, при проведении 360 отзывов учитываются мнения других людей, в том числе тех, с кем сотрудник работает в самом тесном контакте, – членов его команды.

2. Катализирует личные и профессиональные изменения. Эффективная обратная связь может стать катализатором самосознания и понимания, необходимых для профессиональных (и личных!) изменений. Это особенно верно, когда в отзывах из нескольких источников есть общая тема. Человек, который неоднократно слышал от своего супруга, что он неорганизован и нуждается в более совершенной системе, может действительно усвоить эту мысль, если аналогичная критика поступит от его коллег.

3. Служит инструментом для непрерывного совершенствования. Коллегиальные оценки – это мощная опора, которую компании могут воздвигнуть для поддержки культуры непрерывного совершенствования и обратной связи. Чем больше сотрудники привыкают давать обратную связь, тем больше вероятность того, что они будут продолжать делиться ею.

Поддержка непрерывного совершенствования с помощью экспертных оценок

Когда речь заходит об отзывах коллег, не забывайте, что важно не только то, что вы говорите, но и то, как вы это говорите. Продуманные, хорошо оформленные и грамотно построенные отзывы коллег помогут вашим коллегам лучше «слышать» обратную связь, а также будут способствовать развитию культуры непрерывной обратной связи.

Воспитание правильного мышления также поможет как рецензенту, так и получателю. Подходите к процессу с умом, нацеленным на положительный результат, чтобы способствовать улучшению всех участников.