Как эффективно помочь малоэффективными сотрудниками: CARES Framework

Для руководителя одной из самых сложных задач является помощь малоэффективным членам команды в повышении их мотивации и уровня мастерства. Важно понимать, что эти члены команды по-прежнему ценны и могут внести значительный вклад в успех команды при правильном руководстве. Чтобы помочь менеджерам в этом деле, я предлагаю использовать систему CARES – пятиэтапный процесс, разработанный для превращения малоэффективных сотрудников в ключевых участников бизнеса.

Сразу отмечу, что важно понимать, каковы цели и мотивы ваших сотрудников, поскольку некоторые могут просто не подходить для данной роли или компании. Бывает, что даже профессионалы могут наставлять некоторых сотрудников и тратить месяцы на их поддержку, отнимая много времени у других членов команды. Поэтому важно понимать, что не всегда можно улучшить ситуацию с помощью коучинга. Если кто-то не хочет совершенствоваться и не мотивирован ролью и компанией, он может просто не подходить для вашей команды.

Со временем к вам придёт умение определять, когда вы работаете с заинтересованным сотрудником, столкнувшимся с проблемами а, когда «заставляете» работать незаинтересованного сотрудника.

Что такое C.A.R.E.S?

CARES расшифровывается как Communicate, Accountability, Roadmap, Execution, and Support.

Эта система – не очередная программа повышения эффективности, инициированная HR, а управленческий инструмент, помогающий членам команды повышать свою эффективность без страха потерять работу.

Давайте рассмотрим каждый шаг системы CARES:

Шаг 1: Общение

Эффективная коммуникация – это основа повышения эффективности работы.

Как руководитель, вы должны решать проблемы производительности на ранней стадии и чётко, а не дожидаться подведения итогов года. Вот как эффективно общаться:

Документируйте проблемы производительности: Прежде чем обсуждать вопросы производительности, соберите доказательства по нескольким случаям за период не менее шести месяцев. Зафиксируйте ожидаемые и фактические результаты, а также то, как они связаны с проблемами производительности.

Участвуйте в диалоге: Во время встречи выслушайте мнение члена команды. Очень важно вести двусторонний разговор.

Подведите итоги и поделитесь информацией: После обсуждения отправьте по электронной почте итоговое письмо или документ с изложением проблем, договоренностей и дальнейших шагов. Это задаст четкий тон процессу.

Что сказать: «Привет [член команды], я хотел бы обсудить ваши последние результаты работы. За последние несколько месяцев было несколько случаев, когда ваша работа не соответствовала ожиданиям, например [конкретные примеры]. Я хотел бы понять вашу точку зрения на эти проблемы и вместе разработать план по улучшению работы».

Шаг 2: Подотчётность

После того как проблемы с производительностью признаны, установите чёткую подотчётность. Определите конкретные обязанности, которые член команды должен выполнять для достижения своих целей.

Определите обязанности: Определите чёткие и конкретные задачи, такие как уточнение требований, своевременное выполнение заданий и регулярное обновление информации.

Договоритесь о подотчетности: Убедитесь, что член команды понимает и соглашается с этими обязанностями. При возникновении разногласий внесите коррективы.

Документируйте ответственность: Оформите письменный отчёт о согласованных обязанностях.

Что сказать: «Давайте уточним ваши обязанности. Например, вы должны будете предоставлять разъяснения требований перед началом кодирования, обеспечивать своевременное выполнение задач и регулярно информировать меня о любых зависимостях и проблемах. Согласны ли вы с этими ожиданиями?»

Шаг 3: Дорожная карта

Создайте подробную дорожную карту, чтобы направлять членов команды на пути к совершенствованию. Дорожная карта должна включать детальные задачи и этапы.

Детализируйте задачи и этапы: Разбейте задачи на управляемые шаги с чёткими этапами.

Установите сроки: Дорожная карта должна охватывать не менее трёх месяцев, чтобы обеспечить значимый прогресс.

Рассмотрите возможность корректировки ролей: При необходимости обсудите возможные изменения роли в организации, чтобы лучше соответствовать требованиям.

Что сказать: «Чтобы помочь вам совершенствоваться, мы составим дорожную карту с конкретными задачами и этапами. В течение следующих трёх месяцев вы должны завершить работу над проектной документацией и посетить соответствующие тренинги. Мы будем регулярно проверять ваш прогресс, чтобы убедиться, что вы идёте по плану».

Шаг 4: Исполнение

После составления дорожной карты наступает следующий этап – выполнение. Член команды приступает к выполнению согласованных задач, а менеджер следит за ходом работы.

Отслеживайте прогресс: Следите за выполнением задач и этапов.

Регулярно проводите оценку: Проводите оценку на каждом этапе на основе заранее определенных критериев.

Корректировать по мере необходимости: Вносите необходимые коррективы на основе прогресса и обратной связи.

Что сказать: «Теперь, когда у нас есть дорожная карта, давайте начнем работать над этими задачами. Мы вместе проанализируем каждую веху, чтобы убедиться, что вы продвигаетесь в соответствии с ожиданиями. Если у вас возникнут какие-либо проблемы, немедленно сообщите мне, чтобы мы могли их решить».

Шаг 5: Поддержка

Обеспечьте постоянную поддержку на протяжении всего этапа выполнения. Ваше участие и поддержка имеют решающее значение для успеха члена команды.

Регулярно предлагайте обратную связь: Предоставляйте конструктивную обратную связь и при необходимости корректируйте курс.

Проводите обучение: При необходимости организуйте небольшие тренинги.

Поддерживайте открытую коммуникацию: Регулярно проводите индивидуальные встречи для обсуждения прогресса и проблем.

Что говорить: «Я буду поддерживать вас на каждом шагу. Мы будем регулярно встречаться, чтобы обсудить ваши успехи и проблемы, с которыми вы можете столкнуться. Помните, что это совместная работа, и ваше совершенствование – мой приоритет».

Начинающему руководителю важно понимать, что каждый член команды имеет разный уровень квалификации и разную степень мотивации.

Система ситуационного лидерства позволяет руководителям рассматривать свою команду с разных сторон и соответствующим образом адаптировать свой подход.

Как правило, в качестве ключевых измерений используются навыки и мотивация. Например, вам потребуется другая стратегия управления высококвалифицированным и высокомотивированным сотрудником по сравнению с тем, кто обладает высокой квалификацией, но не имеет достаточной мотивации. Если вы не адаптируете свой подход, то член команды с низкой мотивацией, несмотря на свои навыки, не сможет добиться желаемых результатов.

Концепция ситуационного лидерства

Ситуационное лидерство эффективно для любого руководителя в организации, независимо от его должности. Вот две вариации схемы, которую вы можете использовать:

Мастерство против мотивации

Высокая квалификация, высокая мотивация: Эти члены команды нуждаются в минимальном руководстве, и им следует давать сложные задания, чтобы они были вовлечены в работу.

Высокая квалификация, низкая мотивация: Этим людям может потребоваться больше поощрений и стимулов, чтобы повысить их мотивацию.

Низкая квалификация, высокая мотивация: Предоставляйте возможности для обучения и развития, чтобы повысить их квалификацию, используя при этом их энтузиазм.

Низкая квалификация, низкая мотивация: Этим членам команды требуется наибольшая поддержка, четкие инструкции и постоянная мотивация для повышения их квалификации и заинтересованности.

Понимая и применяя эти измерения, вы сможете адаптировать свой стиль управления к потребностям каждого члена команды, способствуя созданию более продуктивной и гармоничной командной среды.

Хотя управление низкоэффективными сотрудниками может быть сложной задачей, но с помощью системы CARES вы можете оказать им структурированную поддержку, чтобы наставить их на путь совершенствования.

Следуя этим шагам – общение, ответственность, дорожная карта, исполнение и поддержка, – вы сможете превратить проблемы с производительностью в возможности для роста, способствуя созданию более мотивированной и квалифицированной команды.

Помните, что цель состоит в том, чтобы помочь членам вашей команды добиться успеха, а не вытеснить их. С помощью терпения, чёткого общения и постоянной поддержки вы сможете направить своих малоэффективных сотрудников в нужное русло и полностью раскрыть их потенциал.