Адаптация сотрудников к удалённой работе

Адаптация специалистов к удалённой работе преследует те же цели, что и адаптация к офисной – влиться в коллектив, привыкнуть к новой профессиональной среде и новой корпоративной культуре, быстрее разобраться в бизнес-процессах и, как следствие, уменьшить стресс от перехода в новую компанию и получить удовольствие от достигнутых результатов.

Как правило, у сотрудников, принятых на дистанционку, есть испытательный срок, а значит, перед его началом рекрутеру и руководителю новичка следует определить цели, которых за это время должен достичь нанятый специалист. И с этими целями его лучше ознакомить до подписания трудового договора, чтобы он мог оценить, справится с ними или нет.

Для каждого человека, который будет работать из дома, необходимо составить индивидуальную программу адаптации, все этапы которой пройдут онлайн. Её содержание примерно на 80 % будет одинаковым для всех, а оставшиеся 20 % будут зависеть от специфики обязанностей сотрудника и от того, со сколькими коллегами он должен будет постоянно общаться по рабочим вопросам.

Итак, какие этапы составляют те 80 %, без которых не обойтись?

• Преонбординг, во время которого нужно выяснить, есть ли в квартире у человека отдельное рабочее место, вся необходимая техника, нужное программное обеспечение. Если чего-то нет, то следует это предоставить. Плюс, нужно познакомить соискателя с распорядком удалённого дня: способом фиксации рабочего времени, временем начала и окончания работы, временем начала и окончания обеденного перерыва и прочим.

• Приветственное письмо, которое новичок должен получить утром первого рабочего дня. Оно даст удалённому сотруднику почувствовать, что его ждали и ему рады.

• Изучение правил корпоративного общения (обращение на «ты» или на «вы», особенности письменной коммуникации – как долго можно давать ответ и ждать его, когда следует напомнить о своём письме, реагировать ли на сообщения, полученные в нерабочее время, как относиться к уместным и неуместным шуткам, использовать ли смайлики, стикеры, гифки и т. д.). Кроме того, важно уловить тон общения, принятый в компании. Для этого нужно почитать переписку в общем чате за последние несколько дней.

• Знакомство с командой. Это можно сделать в общем чате, написав, что к коллективу присоединяется новый человек, который должен представиться сам, подготовив небольшой рассказ о себе. Кстати, разумно сделать шаблон такой краткой автобиографии (место рождения, город проживания, образование, опыт работы, нынешняя должность, увлечения, 3 интересных факта и под.). Плюс, только что нанятый сотрудник должен знать, какие общие активности есть в вашей распределённой команде (совместные онлайн-игры, неформальные встречи по понедельникам, тематические клубы, закрытый телеграм-канал для обсуждения политики и экономики и проч.). Стоит отметить, что во всех чатах новичку следует указать должность, настоящие имя и фамилию, а также поставить подлинное фото, не слишком строгое, но и не чересчур неформальное. На снимке должно быть хорошо видно лицо.

• Назначение наставника, к которому в любой момент можно обратиться с вопросом, у кого можно попросить профессионального совета. Это должен быть общительный и вовлечённый в работу и жизнь компании сотрудник с большим профессиональным опытом.

• Знакомство со структурой компании. Оно необходимо, чтобы человек понимал, кто за что отвечает и к кому с какой проблемой обращаться, то есть чтобы он знал, как связаться с бухгалтером, как – с системным администратором, как – с контент-менеджером и т. д.

• Выбор приоритетных способов коммуникации. На этом этапе нужно уточнить у каждого коллеги, как с ним лучше поддерживать связь. Кто-то предпочитает быстро решить вопрос по телефону, кому-то удобнее переписываться по электронной почте или в одном из мессенджеров. Одни не приемлют голосовые сообщения, а для других они вполне комфортны.

• Настройка эффективной коммуникации. Её правила одинаковы для всех, однако о них стоит напомнить. Во-первых, нельзя писать в сообщении по одному слову и/или уточнять, может ли человек ответить либо помочь. Чем реже вы будете отвлекать коллег, тем лучше. Поэтому, если вы общаетесь в мессенджере, излагайте суть своей просьбы в одном сообщении. Во-вторых, мысли нужно формулировать чётко и ясно, без двусмысленностей. В-третьих, перед отправкой перечитывайте свои письма и сообщения, чтобы исправить замеченные ошибки и неточности. Плюс, в последнее время появились новые правила хорошего тона, обязательные к исполнению. Например, теперь необходимо заранее – в письме или в сообщении – договариваться о созвоне, если, конечно, речь не идёт о решении срочного вопроса.

• Обратная связь. Во время испытательного срока новичок на удалёнке должен регулярно получать обратную связь от своего непосредственного руководителя, от наставника (если он есть), а также от специалиста кадровой службы. В первый месяц она должна быть еженедельной, далее – по мере необходимости. При этом если сотрудник на удалёнке не получил такую обратную связь, то он имеет право напомнить любому названному лицу, что такая информация ему нужна, иначе человек не поймёт, всё ли делает правильно, справляется ли он со своими должностными обязанностями, что ему стоит улучшить в работе.

• Соблюдение личных границ. Да, у человека, работающего дистанционно, всегда есть дефицит общения, но это не значит, что он может позвонить коллеге на личный телефон в любое время дня и ночи или подписаться на него в соцсетях.

• Время для неформального общения. Оно должно быть предусмотрено в рабочие часы и проходить в видеоформате. Например, утренний кофе-брейк онлайн или 10-минутный small talk в обед или вечером.

• Личные ритуалы настройки на работу. В офисе переключение с бытового на профессиональное происходит само собой, а вот дома зачастую его нужно проводить специально. Например, запастись отдельным домашним костюмом и надевать его, только когда вы работаете. По этой же логике нужно придумать ритуалы окончания работы. Допустим, после выключения корпоративного ноутбука вы выпиваете чашку кофе.

В начале процесса адаптации стоит подсказать новичку, что важные моменты ему лучше зафиксировать на бумаге или в заметках на телефоне. И нужно задавать вопросы непосредственно во время всех этих знакомств или позже – сразу, как они появятся. Например, если непонятно ТЗ или что-то в нём кажется алогичным. Также удалёнщик должен просить помощи в решении рабочих проблем. Если человек работает один дома, это не значит, что с этой работой он обязан справляться сам и только сам.

Как понять, что удалённый сотрудник успешно адаптировался к работе из дома? Во-первых, он понимает и принимает свою роль в компании, ему нравится работать дистанционно. Во-вторых, ему нравятся руководитель и коллектив, он нашёл с ними общий язык, ему комфортно общаться. В-третьих, удалёнщик разделяет цели компании и принимает её корпоративную культуру.

Итак, грамотно разработанная программа адаптации к дистанционной работе помогает сотрудникам быстрее войти в бизнес-процессы и влиться в коллектив. И тем самым закрепиться на новом рабочем месте.