7 примеров областей улучшения в обзорах эффективности

На протяжении десятилетий исследования неизменно подчеркивали поразительную разобщенность на рабочем месте: хотя сотрудники очень ценят конструктивную обратную связь, они часто не получают её в достаточном количестве.

Сотрудникам нужны ясность, поощрение и признание, чтобы оставаться вовлеченными. Надёжная программа управления эффективностью основывается на этом фундаменте, создавая среду, в которой сотрудники чувствуют поддержку на их пути к постоянному совершенствованию.

Независимо от того, уделяется ли внимание повышению квалификации, межличностным отношениям или лидерским способностям, выделение областей улучшения имеет большое значение для повышения производительности сотрудников и достижения успеха организации.

В эффективных комментариях к обзорам эффективности выявляются возможности для роста, а также даются полезные практические советы по развитию навыков. В следующих примерах обзоров эффективности описываются способы решения вопросов, требующих улучшения:

1. Навыки тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент не всегда направлен на максимизацию производительности или выполнение большего за меньшее время. Речь идёт о балансировании приоритетов и оптимизации своей энергии.

Сотрудники, испытывающие трудности с тайм-менеджментом, могут оказаться перегруженными, не соблюдать сроки или выполнять работу низкого качества. Это может вызвать узкие места в критически важных проектах, доставить неудобства всей команде или привести к эмоциональному выгоранию.

Вот три инструмента, которые вы можете порекомендовать сотруднику, которому необходимо улучшить управление своим временем:

• Методика помидора, разработанная Франческо Чирилло в конце 1980-х, предполагает работу с короткими интервалами (обычно 25 минут), разделенными краткими перерывами. Такой темп помогает сохранять сосредоточенность и продуктивность в течение всего рабочего дня. 

• Съешь эту лягушку: Марк Твен, как известно, сказал: "Если это твоя работа – есть лягушку, лучше всего сделать это первым делом с утра. И если ваша работа заключается в том, чтобы съесть две лягушки, лучше всего сначала съесть самую большую.” Этот метод предполагает выполнение наиболее сложной или важной задачи первым делом с утра. Это не только гарантирует выполнение задачи, но и создает чувство выполненного долга, которое может повысить производительность в течение дня.

• Тематизация дня: Тематизация дня – это метод повышения производительности, который предполагает посвящение каждого дня недели определенной теме, типу работы или набору задач. Например, вы могли бы выделить понедельники для совещаний команды. Аналогичным образом, вы могли бы выбрать определенные дни недели, чтобы сосредоточиться на административных задачах или творческих проектах.

2. Коммуникативные навыки

Эффективная коммуникация оказывает глубокое влияние на успех организации, не только в её внешних связях с клиентами и другими заинтересованными сторонами, но и в рамках её культуры. Это основа доверия, прозрачности, уважения и командной гармонии.

Ясное общение и сопереживание дается нелегко каждому по разным причинам, но несколько вещей могут помочь развить этот набор навыков:

• Активное слушание: Активное слушание выходит за рамки молчания и отвлечения внимания, пока другой человек общается. Вместо этого слушатель сознательно пытается понять сообщение во всей полноте, впитывая нюансы языка тела и тона голоса. Это включает в себя чтение эмоций и переживаний говорящего по теме, их выявление и признание, а также периодическое уточнение их понимания.

• Отображение эмпатии: Заимствованные из дизайн-мышления карты эмпатии – это инструменты визуализации, используемые для понимания точки зрения другого человека. Они служат структурированным методом сбора и анализа того, что люди говорят, думают, чувствуют и делают, чтобы получить более точное представление об их потребностях и поведении. Этот метод может быть использован для разрешения межличностных конфликтов и недопонимания.

3. Командная работа и навыки совместной работы

В исследовании НИИ ОФУУ 2022 года, посвящённом совместной работе на рабочем месте, подсчитано, что люди тратят на совместную работу в среднем 3,2 часа в день. Проблемы, с которыми сталкивается удалённая, гибридная и асинхронная работа, усугубляются плохими навыками сотрудничества и межличностного общения, которые могут затруднить эффективные процессы проекта, растянуть сроки и бюджеты и повредить отношениям на рабочем месте.

Вот несколько способов помочь вашим сотрудникам в командной работе:

• Упражнения по сплочению коллектива: Организуйте веселые и целенаправленные мероприятия по сплочению коллектива, такие как вечеринки Zoom, собрания по случаю помолвки и обмен подарками, чтобы побудить участников к сплочению в условиях низкой нагрузки.

• Просьба о помощи: Поощряйте членов команды обращаться друг к другу всякий раз, когда они чувствуют себя в затруднительном положении. Менеджеры могут начать с моделирования такого поведения, позитивно и конструктивно реагируя на просьбы о помощи и отмечая случаи, когда товарищи по команде помогают друг другу.

4. Навыки обслуживания клиентов

Когда дело доходит до качества обслуживания клиентов, ставки высоки. Согласно отчёту НИИ ОФУУ, 95% потребителей подумали бы об отказе от бренда после негативного взаимодействия со службой поддержки клиентов. В результате сотрудники, ориентированные на клиентов, нуждаются во всей возможной поддержке и руководстве, чтобы оставаться на высоте в своей работе.

Вот несколько способов улучшить навыки обслуживания клиентов:

• Включайте обучение навыкам общения. Поскольку технологии и поведение клиентов регулярно создают новые проблемы, возможности непрерывного обучения и развития могут помочь сотрудникам оставаться на высоте. Это может включать обучение общению на конкретном канале и охватывать более широкие навыки, такие как активное слушание, сопереживание, ясность, умение решать проблемы и позитивный язык.

• Принимайте отзывы и берите на себя ответственность. Воздерживайтесь от соблазна защищаться перед клиентами и сохраняйте позитивный настрой, когда получаете их критику. Возьмите на себя ответственность за возникающие проблемы и сделайте все возможное, чтобы решить их как можно скорее.

• Улучшайте свой продукт и получайте знания по устранению неполадок. Взаимодействуйте с продуктом на практике и изучайте его особенности, функциональность и варианты использования так, как если бы вы были конечным пользователем. Также может помочь найти высокоэффективного представителя, чтобы узнать о лучших практиках, эффективных подходах к устранению неполадок и внутренних советах.

5. Навыки разрешения конфликтов

Конфликты неизбежны в человеческих отношениях, и это относится также к рабочим местам. Знание того, как управлять конфликтами, важно для поддержания гармонии в команде и хорошего обслуживания клиентов. 

Вот несколько советов, которые помогут сотрудникам развить свои навыки разрешения конфликтов:

Инструмент управления конфликтами Томаса-Килманна (TKI) Понять TKI – значит получить полезную основу для понимания конфликтов на рабочем месте и управления ими. Вы можете выбрать любой из пяти стилей или режимов управления конфликтами в зависимости от ситуации:

• Конкуренция (высокая самоуверенность, низкая склонность к сотрудничеству): Взять ситуацию под контроль и заявить о себе. Полезно в кризисных ситуациях или когда нужно постоять за себя.

• Сотрудничество (высокая настойчивость, готовность к сотрудничеству): Мозговой штурм для решения, которое полностью удовлетворяет интересы всех вовлеченных сторон.

• Компромисс (умеренная напористость, умеренная готовность к сотрудничеству): Поиск решения, которое, возможно, не полностью удовлетворяет, но приемлемо для всех сторон. Полезно, когда вы цените отношения, но не настолько, чтобы отказаться от своей цели.

• Избегание (низкая самоуверенность, низкая готовность к сотрудничеству): решение не вступать в контакт, когда важность и цель отношений невелики.

• Уступчивость (низкая напористость, высокая готовность к сотрудничеству): полная уступка другой стороне. Полезен там, где отношения имеют первостепенное значение.

Управляйте своими эмоциями. Сохраняйте невозмутимость и самосознание, сообщая о своих проблемах собеседнику. Может быть полезно практиковать техники осознанности и упражнения на закрепление перед началом разговора.

6. Навыки постановки целей

Промышленный психолог Сесил Алек Мейс установил в 1935 году, что без внешних целей даже внутренне мотивированные работники работают ниже своих способностей. Цели служат ориентирами для изменения поведения, создают более вовлеченные команды и способствуют успеху в бизнесе.

Когда сотрудник испытывает проблемы со своей производительностью, попробуйте следующее:

Аббревиатура SMART — это инструмент для определения целей в соответствии с пятью параметрами. Это:

• Конкретно (Specific) — обрисуйте цель и шаги по её достижению.

• Измеримые (Measurable) — наличие количественных или качественных показателей успеха, таких как ключевые показатели эффективности (KPI).

• Достижимо (Achievable) — в пределах ваших возможностей.

• Релевантный (Relevant) — связан с более масштабной целью, такой как увеличение продаж.

• Ограничения по срокам (Time bound) — установка на выполнение в течение определенного периода времени.

Отслеживайте, обдумывайте и документируйте свой прогресс в достижении целей еженедельно, ежемесячно или ежеквартально. Решетчатые ОКР и цели предоставляют командам набор инструментов для достижения этой цели.

7. Навыки расстановки приоритетов

Исследование McKinsey, в ходе которого оценивались операционные модели 400 кросс-функциональных команд, определило расстановку приоритетов как одну из пяти основных областей возможностей, отличающих компании с высокими и низкими показателями эффективности.

И расстановка приоритетов не менее важна на индивидуальном уровне. Чтобы помочь сотруднику более эффективно расставлять приоритеты, вы могли бы предложить следующие инструменты:

• Матрица Эйзенхауэра: В этом методе расстановки приоритетов используются четыре квадранта, которые помогают вам распределять задачи в зависимости от их срочности и важности.

• Стратегия Уоррена Баффета из двух списков: В начале каждого дня или недели составляйте список из 25 задач, которые необходимо выполнить, и обведите кружком пять ваших самых приоритетных. Внесите 20 оставшихся пунктов в список “избегайте любой ценой”, то есть избегайте выполнения этих задач до тех пор, пока не выполните первые пять.

• Стоимость задержки (CoD): CoD - это метод определения приоритетности задач, инициатив или проектов, основанный на ценности их скорейшего завершения. Часто используемый в гибкой методологии термин “затраты” почти всегда относится к долларовым знакам, но его можно адаптировать к любому контексту быстрых изменений и конкурентных приоритетов. Сравните два результата в один и тот же срок: задача A — написать подробный отчёт по проекту за предыдущий квартал, который должен быть представлен через три дня, в то время как задача B — подготовиться к трём важным звонкам на предстоящую неделю — задача планирования, контроля и исследования клиентов. И то, и другое требует одинакового количества времени. Задержка отчёта по прошлому проекту никого не остановит и не повлияет на конечный результат. Однако неаккуратная рекламная презентация поставит под угрозу потенциально плодотворные отношения с клиентами и может стоить вам доверия. Согласно методу CoD, откладывание выполнения задачи B обходится дороже, и поэтому её следует приоритизировать в первую очередь.

Как определить области улучшения в обзорах эффективности

1. Использование данных

Культура обратной связи основана на сочетании обзоров эффективности и постоянной обратной связи для повышения эффективности работы сотрудников. Используйте эти и различные другие источники, такие как обзоры талантов, обзоры 360 градусов, индивидуальные оценки и самооценки.

Система управления эффективностью позволяет объективно отслеживать и анализировать данные о производительности сотрудников за период проверки. Эти инструменты могут дать количественную информацию о достижениях и проблемах сотрудника, помогая руководителям определить области для улучшения на основе конкретных фактических данных.

2. Поддерживайте цели команды

Посмотрите на общую картину: какие новые навыки могли бы способствовать повышению эффективности работы команды в целом? Если команда испытывает трудности с пунктуальностью или соблюдением сроков, выбор тайм-менеджмента в качестве области для улучшения может помочь сотруднику внести больший вклад в повышение эффективности и продуктивности команды.

3. Устраните пробелы в навыках

Определите навыки, которые соответствуют пробелам внутри компании. По мере развития технологий сотрудники должны постоянно быть в курсе новых инструментов и процессов. Например, если компания внедряет решения, основанные на искусственном интеллекте, поощрение сотрудников к обучению использованию этих инструментов может помочь преодолеть разрыв в навыках и обеспечить плавный переход.

4. Рассмотрите карьерные устремления

Основываясь на ваших знаниях о долгосрочных карьерных целях сотрудника, используйте матрицу повышения квалификации для определения навыков, которые помогут ему продвинуться в компании. Например, если сотрудник стремится занять руководящую должность, выбор областей для улучшения, связанных с лидерскими качествами, принятием решений, наставничеством или стратегическим мышлением, может помочь ему развить необходимые навыки для профессионального роста.

5. Согласуйте с индивидуальными планами развития

Просмотрите индивидуальный план развития сотрудника и выберите навыки, в улучшении которых он уже выразил заинтересованность или над которыми активно работал. Например, если сотрудник упомянул о желании улучшить свои навыки публичных выступлений, укажите это как область, требующую улучшения, и дайте конкретные рекомендации о том, как он может дальше развивать этот навык.

Почему вы должны включать области улучшения в обзоры эффективности

Давать конструктивную обратную связь может быть непросто — вот почему вы в любом случае должны это делать (и, конечно, с осторожностью).

Сотрудники хотят знать

Наряду с положительными отзывами, области улучшения предоставляют сотрудникам информацию, необходимую им, чтобы объективно видеть, где и как им следует продолжать работать над своим профессиональным развитием, но этот раздел также предназначен для руководителей. Это призыв к действию для менеджеров предоставить сотрудникам необходимую поддержку, ресурсы и возможности обучения, чтобы помочь им в решении проблем, требующих улучшения.

Обратная связь повышает вовлеченность сотрудников.

Сотрудники, которые чувствуют, что их ценят, и видят чёткий путь для роста, с большей вероятностью будут внедрять инновации, проявлять инициативу и посвящать себя успеху организации. Расстановка приоритетов [для своих] потребностей и рост, как личный, так и профессиональный, создают более сильную, способную и лояльную рабочую силу.

Это способствует развитию взаимоотношений

Раздел “Области улучшения” оценки эффективности предназначен для того, чтобы помочь сотрудникам повысить эффективность своей работы, но часто это просто критический раздел «у вас это плохо получается.» Использование подобных фраз в обзорах эффективности является упущенной возможностью и может нанести ущерб психологической безопасности рабочей среды.

Напротив, сочувствие и прозрачность в отношении областей улучшения задают тон открытым и честным отношениям между сотрудниками и руководством. Это как любые отношения. Вы должны быть открытыми и честными, чтобы это сработало.

Бесплатные шаблоны обзоров эффективности

То, как вы формулируете обратную связь, может определять разницу между сотрудником, который стремится принять её к сведению, и сотрудником, который начинает защищаться. Вот несколько свободно загружаемых шаблонов, которые вы можете использовать при составлении следующей оценки эффективности.

• Шаблон коллегиальной оценки эффективности: Сотрудники могут оставлять отзывы коллегам о своих улучшениях, выделяя области, которые, возможно, пропустил менеджер.

• Шаблон плана повышения эффективности: Конструктивная критика лучше всего сочетается с планом действий сотрудников по улучшению.

• Банк вопросов для обзоров эффективности: Оценка эффективности начинается с постановки правильных вопросов. Это помогает лучше выявлять возможности развития сотрудников.