Вопросы, которые помогут провести совещание один на один эффективно
Впервые переходя на должность менеджера, многие специалисты боятся показаться неопытными и недостаточно квалифицированными. Проводя первые совещания, большинство людей теряют самообладание и начинают паниковать.
Это свойственно всем. При высоком уровне стресса мы часто не только не слышим подчиненных, но и не можем сообразить, что сказать им, а иногда и вовсе впадаем в ступор. В таких условиях беседа, скорее всего, будет провалена, а доверие сотрудников подорвано.
Почему же руководители, как и подчиненные, ощущают беспокойство при встречах один на один? Ответ на этот вопрос прост: во всех профессиональных книгах, интернет-источниках и статьях указывается на важность качественного проведения таких встреч. Одна беседа с сотрудником может оказать огромное влияние на его работу на весь месяц. Также эксперты утверждают, что индивидуальные встречи с работником — это беседы с отчётами, на которых разбираются актуальные вопросы и ставятся цели на будущее.
Однако, как же должно проходить такое совещание?
У многих руководителей большинство отчетов имеют общую черту — в них нет важной информации, касающейся работника, которой можно поделиться во время беседы. Такие менеджеры молоды и только начинают свой путь.
Чтобы избежать неловких пауз и не тратить время напрасно, следует заранее обозначить ряд универсальных вопросов, которые можно задать сотруднику. Это поможет повысить эффективность встреч один на один.
Ниже приведены 10 ключевых вопросов, которые следует задавать работникам во время индивидуальных бесед. Все они проверены на практике и помогут вам направить беседу в нужное русло.
Эти вопросы помогут вам создать мотивированную надежную команду, с которой можно достичь успеха, выполнять большой объём работ и браться за сложнейшие задачи. Вы можете адаптировать некоторые вопросы, учитывая специфику вашей деятельности.
Структура и рекомендации
Вопросы были разделены на три группы с разной частотой и временем их постановки.
Повторяющиеся вопросы — задаются на каждой встрече один на один.
Вопросы для адаптации — задаются на первых нескольких встречах один на один.
Ежемесячные/ежеквартальные вопросы — поднимаются периодически.
Прежде чем разобрать сами вопросы, ознакомьтесь с рекомендациями, указанными ниже:
Все вопросы могут быть адаптированы в зависимости от деятельности компании. Они детально проанализированы в статье, поэтому вы сможете переработать их и достигать нужных результатов.
Ведите общую запись бесед один на один со всеми сотрудниками. Так вам будет легче определять вопросы для дальнейших обсуждений и вести отчётность. Информацию можно указывать в простых текстовых редакторах.
Внимательно слушайте ответы сотрудников и старайтесь задавать связанные друг с другом вопросы. Так вы не только получите более полезные и детальные сведения, но и определите слабые места. Опытные менеджеры тратят минимум 15 минут беседы на постановку уточняющих вопросов.
Разберем каждый тип вопросов детально
Повторяющиеся вопросы
Задавать одни и те же вопросы на каждом совещании один на один совершенно нормально. Многим менеджерам такой подход помогает предпринять эффективные меры после окончания беседы.
Вы, конечно, можете проявить креативность и переформулировать вопросы. Но не следует уделять этому слишком много внимания.
1. О чём вы думаете в последнее время?
Этот вопрос поможет узнать, что происходит в профессиональной и персональной жизни сотрудника и беспокоит ли его что-нибудь. Получив представление о ценностях, моральных принципах и приоритетах работника, менеджер сможет намного эффективнее взаимодействовать с ним.
Для построения доверительных отношений нужно обязательно узнать о человеке побольше. Приведу пример: мама одной из сотрудниц упала и попала в больницу. Работнице приходилось каждый вечер навещать её, поэтому у неё не было возможности отвечать на рабочие сообщения вечером. Эти сведения помогли менеджеру подобрать подходящий график труда с учетом личных обстоятельств сотрудницы. Так он оптимизировал рабочий процесс и зарекомендовал себя как отзывчивого руководителя.
2. Как вы оцените ваш уровень энергии по шкале от 1 до 10? Объясните свой выбор.
Можно заменить "уровень энергии" на "уровень удовлетворённости" или "уровень счастья", в зависимости от того, что для вас более важно.
Цель этого вопроса — распознать признаки эмоционального выгорания на ранней стадии. Данный вопрос обязательно следует задавать всем сотрудникам, особенно если их работа связана с тяжелыми условиями труда и напряженной атмосферой. После получения ответов сравнивайте их с предыдущими данными и принимайте срочные меры при необходимости.
Советуем задавать дополнительные вопросы, чтобы выявить причину истощения энергии сотрудника. Важно понять, что именно демотивирует его и негативно влияет на общее состояние.
Если уровень энергии работника высокий, выясните, что его мотивирует.
3. Оцените уровень вашей продуктивности по шкале от 1 до 10. Объясните свой выбор.
Можно попросить сотрудника предоставить разбивку баллов, касающуюся каждой сферы его рабочей деятельности (к примеру, разных проектов).
Так вы сможете определить уровень загруженности работника и выяснить, можно ли поручить ему дополнительные задачи или наоборот, следует ли сократить их количество.
Полученные результаты необходимо сравнивать с предыдущими оценками. Если произойдет внезапный спад или прогресс, уточните у сотрудника, с чем это связано.
Обычно данный вопрос позволяет поднять важные темы и задать ряд дополнительных вопросов, касающихся разнообразных проблем: низкого уровня продуктивности, возможностей карьерного роста, излишней загруженности, конфликтов в коллективе, нехватки ресурсов и т.д.
4. Хотели бы вы спросить что-либо у меня или у кого-то из своих коллег?
Этот вопрос поможет узнать реальную ситуацию в коллективе, услышать мнение работника, а также подтолкнет его к проявлению инициативы.
Чаще всего вы будете сталкиваться с такими ответами:
Что это за новый проект/технология? Зачем она нам нужна?
Над чем сейчас работают эти специалисты (специалист)? Каковы их обязанности?
Проведя несколько совещаний, вы сможете определить общие темы/проблемы и обозначить повторяющиеся вопросы, которые волнуют коллектив. Такой подход поможет вам найти наиболее эффективное решение и улучшить микроклимат в компании.
Вопросы для адаптации
Подобные вопросы следует задавать во время нескольких первых встреч в формате один на один. Они помогут побороть скованность работников и настроить их на продуктивный диалог. На первых совещаниях закладывается прочный фундамент для дальнейшего эффективного взаимодействия.
Во время первых разговоров важно обозначить свои ожидания:
Задайте тон. Сотрудник должен понимать, что это нормально, когда совещания один на один неудобны, ведь на них обсуждаются важные вопросы.
Обозначьте сферу взаимодействия. Сотрудник должен понять, что на совещаниях один на один может обсуждаться определённый спектр тем, связанных с работой, персональным состоянием или даже личной жизнью. Вы можете поговорить о карьерном росте специалиста и уровне его заработной платы, ожиданиях сотрудника, получить обратную связь и т.д.
Установите правила. Информация, полученная в ходе совещания, должна оставаться конфиденциальной. В случае необходимости раскрыть сведения, обе стороны должны запрашивать разрешение.
Далее рассмотрим вопросы:
1. Что вы предпочитаете:
- способ обратной связи (письменная, устная, моментальная, после конференций и т.п.)
- делегирование задач (в большей/меньшей степени)
- особые запросы (быстрый чат/сообщения Slack)
- продуктивные совещания (утром/днём).
Данные вопросы помогут определить, что лучше подходит этому сотруднику. Кроме того, так вы дадите ему понять, что слышите и цените его. Предоставленные сведения помогут начинающим менеджерам избежать ненужных ошибок и получить важную информацию о каждом работнике.
Вы можете также поделиться с сотрудником своими предпочтениям и этим вновь подтвердить, что вы настроены на доверительные отношения и открыты для диалога/отзывов.
2. Кто лучший руководитель, с которым вы когда-либо работали? Почему вы так считаете?
Задайте подобный вопрос о худшем руководителе.
При необходимости вы также можете спросить следующее:
Что вам нравится/не нравится во мне как в руководителе?
Что бы вы хотели, чтобы я сделал иначе в ____ (укажите определенную сферу деятельности руководителя)?
Так вы сможете определить, что ценят ваши сотрудники в руководителях. У каждого из них свои предпочтения: кто-то любит жёсткий стиль управления, кто-то — наоборот, мягкий; одни сотрудники ценят свободу, другие — контроль и т.п.
Таким образом, поднимая соответствующий вопрос, вы узнаете о лучших/худших качествах руководителя по мнению сотрудника.
3. Что вы думаете о наших встречах один на один в данный момент?
Помните, цель встреч один на один заключается в достижении максимального понимания с сотрудником и повышении его продуктивности.
Отвечая на этот вопрос, работнику придется вспомнить прошлые беседы и указать:
что ему понравилось/не понравилось;
темы, обсуждая которые они получили удовольствие или ощутили дискомфорт;
полезные/бесполезные аспекты бесед;
свои ожидания от совещаний.
При таком подходе вы сможете определить сферы, которые необходимо улучшить, выявить проблемы и найти оптимальные решения. Учитывая ответы сотрудников, при необходимости можно пересмотреть формат и темы будущих встреч.
Ежемесячные/ежеквартальные вопросы
1. Оцените свой прогресс в OKR/долгосрочных проектах/PDP.
Благодаря таким вопросам, сотрудники будут чётко понимать, что вас волнуют их долгосрочные проекты и рост как специалистов. Изучайте вместе с работниками возникающие проблемы. В случае необходимости дайте совет или выделите на решение задачи дополнительные ресурсы.
Если в течение нескольких встреч один на один прогресс не наблюдается, проверьте, что вы дали сотруднику обязательные наставления до следующей беседы.
2. Каков ваш уровень доверия к ___ (самому себе как специалисту/вашему начальству/вашей команде/организации и работодателю)?
С помощью саморефлексии вы сможете понять различия между вашей точкой зрения и точками зрения сотрудников. Естественно, что руководители зачастую смотрят на вещи иначе. Советуем взять перерыв, проанализировать ситуацию и посмотреть на неё со стороны сотрудников.
Разделяйте успехи компании вместе со своими подчиненными, так у них появится уверенность в своих силах. В случае поражений, проведите совместный анализ, определите сферы, которые надо улучшить и разберите ошибки.
Компании регулярно проводят опросы NPS для своих клиентов. Однако, руководители часто забывают проводить подобные опросы для менеджеров компании.
3. Что вы думаете о ___ (новом проекте/произошедшей ситуации/предложении работника)
Данный вопрос задаётся при необходимости.
Этот вопрос поможет получить реакцию сотрудников на изменения и разработать эффективную стратегию по их внедрению. Полученные сведения помогут оказать конкретное влияние на формирование итогового результата, вместо того чтобы дать последствиям проявляться органично.
Интересуясь мнениями сотрудников, вы подготавливаете их к переменам. В ходе совещания вы заставили их задуматься о проблеме/задаче и о том, как справиться с ней, а значит работники будут более подготовлены и эффективны.
В течение беседы у вас будет возможность определить слабые места специалистов, вселить в них уверенность и дать полезные рекомендации. Очень важно, чтобы работники набирались опыта и продумывали свои действия на несколько шагов вперед.
В итоге у сотрудников компании сформируется привычка планировать свои действия и делать это эффективно, понимая последствия своих решений даже за пределами своей деятельности и трудовых обязанностей.
Вышеуказанные вопросы помогут вам проводить эффективные совещания один на один, получать важные сведения и делать правильные наблюдения в ходе беседы. Для начинающих менеджеров первые индивидуальные беседы могут проходить тяжело, ведь на них ощущается скованность, неловкость и небольшая неуверенность. Однако, не бойтесь. С каждой новой беседой вам будет только легче.
Индивидуальные совещания помогут вам определить проблемы до того, как они нанесут значительный ущерб. Вы сможете предотвратить их и избежать неприятностей. Кроме того, такой подход способствует выстраиванию доверительных отношений в компании и формированию позитивного микроклимата.
Отметим, что вопросы, приведённые в статье, охватывают все 12 основных потребностей работника в мотивации и продуктивности, согласно опросу НИИ ОФУУ.
Комментарии 0