Типовые ситуации делового общения

Корректное взаимодействие в деловой среде требует от нас умения адекватно оценивать ситуации и понимать намерения наших партнеров и их настрой, чтобы адаптировать своё поведение в соответствии с этим. Это крайне важно, поскольку в деловой коммуникации часто присутствует явная цель, будь то заключение сделки, контроль за выполнением задачи или установление контакта с ответственным лицом. В отличие от личной коммуникации, где цели могут быть менее чётко выражены, в деловой среде часто присутствует ясное представление о том, чего нужно добиться от этой конкретной встречи и разговора.

Есть несколько ключевых аспектов, которые следует учитывать в деловой коммуникации:

Во-первых, важно помнить о том, что в рамках делового общения обсуждаются преимущественно рабочие вопросы. Тем не менее иногда деловые переговоры могут проходить в неформальной обстановке, где возможна непринуждённая беседа на общие темы, известная как small talk. Это является нормой в деловой среде и считается признаком хорошего тона. Однако, если ваша деловая встреча будет проходить подобным образом, вам лучше не расслабляться. Помните, что это рабочая встреча – не стоит разговаривать с партнёром на темы, что никак не относятся к работе. Вряд ли вашему партнёру будет интересен разговор про то, что вы узнали вчера, посмотрев документальный фильм про серийных убийц.

Во-вторых, в деловом общении обычно меньше места для эмоций. Оно направлено на обмен информацией для решения профессиональных задач, в то время как личное общение часто включает в себя выражение чувств и переживаний. Поэтому важно сохранять дистанцию и избегать эмоционального вовлечения в рамках деловых взаимодействий. Но вы можете воспользоваться своими актёрскими способностями, если того требует успех ваших переговоров. Главное – не перегнуть.

Наконец, стоит отметить, что взаимодействие в деловой среде является обязательным, независимо от настроения или отношений между участниками. Отказаться от коммуникации может быть сложно, но в случае конфликтных ситуаций или неприятных чувств к коллеге или клиенту, можно формализовать общение, например, предпочтя переписку по электронной почте или же в мессенджере (такая практика встречается не очень часто, но всё же существует).

Коммуникация в различных сферах жизни подчиняется своим правилам и регламентам. В личном общении мы часто имеем свободу выбора: позвонить другу или отправить сообщение в мессенджере. В то же время в деловой среде существуют определенные нормы этикета и правила иерархии, которые регулируют формы общения.

При вступлении в новую рабочую обстановку или начале взаимодействия с представителем другой компании важно узнать о принятых порядках. Это может включать в себя обсуждение того, где обычно сообщаются важные новости и какой инструмент используется для повседневного общения: Discord, Telegram, WhatsApp, Zoom, Skype и т. д.

Организация делового общения обычно хорошо продумана и спланирована. Участники определяют цель общения, выбирают удобные формы связи и подходящее время для общения. Понимание цели и желаемого результата помогает эффективно взаимодействовать с коллегами, руководителями и подчиненными.

В деловом общении существует разнообразие ситуаций, каждая из которых имеет свои особенности. Однако можно выделить базовые типы ситуаций в соответствии с целями общения. Например, некоторые контакты могут быть направлены на достижение определенных действий от партнера, что характеризует их как деятельное или целевое общение.

В рамках такого общения партнер рассматривается скорее как средство достижения цели, а восприятие его происходит через призму стереотипов или представлений о социальной группе. Это может привести к использованию манипулятивных приемов, особенно если одной из целей является влияние на поведение партнера. Однако важно помнить, что стиль общения может различаться в зависимости от уровня взаимодействия и целей, и использование манипулятивных методов может не всегда быть эффективным или этичным.

Когда представители различных социальных групп или люди с разным статусом встречаются с целью подтвердить свое положение в обществе или внутри группы, это формирует межгрупповое или социальное взаимодействие. Такое общение может иметь различные уровни, включая ролевой, стандартизованный или деловой. Важно понимать, что в этом контексте часто используются стереотипы, и общение строится вокруг социальных ролей и положения в группе.

В межгрупповом общении ролевой аспект играет важную роль, поэтому его также называют ролевым или ритуальным. Восприятие партнера основывается на стереотипах, и часто партнер рассматривается как атрибут, необходимый для взаимодействия. Стиль общения, выбор темы и языковых средств определяются соответствующими правилами этикета, будь то бытовой или деловой контекст.

В различных ситуациях, таких как в гости или в сфера обслуживания, стремятся избегать конфликтов, предпочитая «тушить» разногласия ещё в начале своеобразного «пожара». В деловом общении, напротив, дискуссии приветствуются, поскольку споры являются важным инструментом обмена мнениями и достижения общих целей. Однако важно соблюдать этику ведения спора и избегать агрессивных высказываний, если вы, конечно, не хотите нажить себе врагов в будущем, что будут создавать вам проблемы.

Умение определить тип ситуации в деловом общении и соответствующим образом себя вести помогает избежать конфликтов и способствует успешному взаимодействию в профессиональной среде.