Советы начинающим менеджерам: 15 принципов управления удалённой командой

Так уж сложилось, что удалённая работа – это новая норма. Но если вы взяли на себя новую роль удалённого менеджера, вам, возможно, придётся подготовиться к непростому переходу.

Вы упорно трудились, чтобы стать эффективным руководителем, но в силу непредвиденных обстоятельств или особенностей вашего бизнеса вы теперь управляете удалённой командой. Это не только ставит перед вами новые задачи, но и создает огромные возможности для обучения.

Воспользуйтесь этим уникальным положением, чтобы вы и члены вашей команды могли процветать, работая удалённо. Начните с внедрения этих 15 принципов в свой стиль управления.

15 советов для начинающих менеджеров с удаленной командой

1) Проводите запланированные встречи

Не отменяйте встречи один на один только потому, что вас нет в офисе. Вашим сотрудникам нужна последовательность и наглядность, чтобы рассказать вам, как у них идут дела. А вы, как новый начальник, должны быть уверены, что находитесь рядом с ними.

Нет лучшего способа общения с новой командой, чем постоянные встречи один на один.

Обязательно спрашивайте, как у них идут дела и что вы можете сделать, чтобы удалённая работа была более эффективной. Если они не просят отменить индивидуальные встречи, выслушайте их с открытым сердцем.

2) Поощряйте баланс между работой и личной жизнью

При удалённой работе люди склонны переутомляться. Обычно в течение дня сотрудникам приходится ездить на работу, общаться с коллегами, делать круг по офису и, возможно, выпивать лишнюю чашку кофе.

Но дома вам может казаться, что вы часами привязаны к компьютеру. Это не так.

Подайте пример и покажите своим сотрудникам, что вы не позволяете работе поглотить вашу жизнь. Установите границы для себя и своей удалённой команды, чтобы обеспечить баланс между работой и личной жизнью.

3) Задавайте вопросы

Ключ к вовлечению сотрудников в работу – задавать им вопросы в течение дня. Спрашивая, как сделать так, чтобы они могли работать лучше, вы начнете с правильного пути. Конечно, есть тонкая грань между этим и микроменеджментом, но вы понимаете, о чем я.

Затем погрузитесь глубже и спросите, что они делают, чтобы делать перерывы и восстанавливать силы в течение дня. Или спросите, когда они достигают наибольшего профессионального успеха.

Слушать своих сотрудников – это ключ к тому, чтобы быть хорошим менеджером. Люди просто хотят быть услышанными, а вы не можете исправить то, чего не знаете. Начните задавать вопросы о выбранной вами технологии удалённой работы уже сегодня.

4) Используйте программное обеспечение для видеоконференций

Программное обеспечение для видеоконференций – это спасение при удалённой работе. Оно позволяет общаться с кем угодно в любое время. Сотрудники всех уровней могут использовать инструменты видеоконференций. Благодаря им удаленные встречи проходят как очные или, по крайней мере, близки к этому.

Нужно объяснить что-то сложное? Просто поделитесь своим экраном или запишите видео.

5) Планируйте командные мероприятия

То, что вы и ваша команда работаете удалённо, не означает, что вы должны отменить все мероприятия по сплочению коллектива. Запланируйте раз в неделю беседу за чашкой кофе с командой, чтобы можно было наверстать упущенное.

Или спросите у своей команды, не хотят ли они принять участие в виртуальном «счастливом часе» или «Вечере тривиальных игр». Такие мероприятия помогают команде почувствовать себя единым целым и придают большое значение рабочим отношениям.

6) Установите чёткие ожидания 

Для удалённой работы особенно важны четкие ожидания. Ваши непосредственные подчиненные должны точно знать, чего от них ждут ежедневно, еженедельно, ежемесячно и ежеквартально. Обязательно проверяйте их цели во время индивидуальных встреч и отслеживайте их победы и возможности.

Без чётких ожиданий сотрудники могут заскучать и стать непродуктивными. Чтобы не допустить этого, установите ориентиры для своего подчиненного и ожидания для руководителя. Таким образом, все останутся подотчётными.

7) Проявляйте сочувствие

Помните, что удаленная работа требует некоторого времени на адаптацию. Проявите сочувствие к своим сотрудникам, если им трудно освоиться. Удалённая работа может быть изолированной и одинокой.

Также отнеситесь с пониманием к их текущей ситуации. Узнайте, работают ли они удалённо, имея дома детей. Или у них появился новый щенок, которого нужно выгуливать каждые три часа? Пока они достигают своих целей и работают продуктивно, позвольте людям быть людьми.

8) Продолжайте общаться 

Всем известно, что общение – это ключевой момент. Особенно это важно для успеха вашей команды при удалённой работе. Продолжайте разговоры, как в офисе.

Подключитесь к видеоконференции, чтобы просто выпить кофе с другом, или отправьте кому-то смешной мем.

Присутствие очень важно, когда речь идет об управлении. Люди должны знать, что вы рядом и следите за ситуацией. Оставаясь на связи с сотрудниками, они увидят, что вы тоже не бездельничаете и стараетесь, чтобы все было так, как в офисе.

9) Продолжайте учиться

Быть хорошим менеджером – значит уделять внимание своему развитию. Выделите в своем календаре время для обучения и повышения квалификации. Вашим лидерским качествам не помешают тренинги, чтение и общение с наставниками.

Если вы действительно хотите стать отличником, напишите пост в Cabinet о том, чему вы научились, чтобы другие могли сделать то же самое. Это также подтолкнет других к тому, чтобы последовать вашему примеру.

10) Сделайте документы доступными для совместного использования

Если вы до сих пор обмениваетесь файлами по электронной почте и через серверные пути, вы делаете это неправильно. Работайте удалённо с легкостью, используя облачное программное обеспечение для совместной работы с контентом. Этот тип программного обеспечения упрощает хранение различных файлов и позволяет осуществлять внешний и внутренний обмен файлами.

С помощью облачного ПО для совместной работы над контентом команды могут хранить, обмениваться, создавать и сотрудничать над проектами удалённо. Подключиться к серверу несложно, поскольку все находится в облаке.

Например, если у вас есть список работающих тематических строк электронной почты, поделитесь им со всеми членами вашей команды. Чем больше людей будет в курсе событий, тем больше шансов на успех.

11) Составьте совместный плейлист

Сделайте работу из дома немного веселее, создав совместный музыкальный плейлист на вашем любимом потоковом сервисе. Просто назовите плейлист, добавьте в него свои любимые песни для продуктивной работы, а затем поделитесь им со своей командой, чтобы она добавила свою музыку.

Это позволит команде работать под музыку и стать ближе друг к другу. Если вашей группе понравится эта идея, начните создавать тематические плейлисты.

12) Подавайте пример

Даже если вас нет в офисе, люди следят за каждым вашим шагом. Людям нравится смотреть на календари, видеть, есть ли вы в чате, а также ваше присутствие в социальных сетях в течение дня. Таков мир, в котором мы сейчас живём.

Если вы руководитель, особенно начинающий, вы должны подавать пример. Не распространяйте негатив, общайтесь уместно и сохраняйте приятное отношение. Всё это поможет вам завоевать доверие ваших подчиненных.

13) Будьте гибкими

Это понятие идет рука об руку с эмпатией, но для успеха нового руководителя вам необходимо и то, и другое. Поскольку мир продолжает меняться, компаниям приходится приспосабливаться, а значит, и руководству приходится... управлять.

Быть гибким, особенно в трудную минуту, очень важно, потому что это показывает, что вы спокойный, собранный и уверенный в себе лидер.

Кроме того, будьте гибкими со своей командой. Если у кого-то есть отличная идея, поддержите её и измените свою стратегию в соответствии с ней.

14) Внедрите систему внутренних коммуникаций

Коммуникации были главной темой этой статьи, но как общаться без системы?

Инструменты удаленной работы позволяют командам общаться внутри компании более непринужденно, чем по электронной почте. Это избавляет от раздражающих переписок и облегчает беседы один на один и даже групповые разговоры.

Все руководители и сотрудники выигрывают, когда в компании создана правильная система внутренних коммуникаций.

15) Опирайтесь на инструменты управления проектами

Программное обеспечение для управления проектами позволяет менеджерам отслеживать выполнение задач на высоком уровне и до мельчайших деталей. С помощью этих инструментов легче осуществлять долгосрочные проекты и распределять задачи.

С помощью программного обеспечения для управления проектами вы также можете назначать задачи с указанием сроков их выполнения, контролировать производительность и управлять рабочей нагрузкой.

Теперь вы знаете

Никто не говорит, что управлять удаленной командой легко, но с этими 15 советами вы будете на пути к успеху в эпоху цифровой трансформации. Придерживайтесь надёжных бизнес-коммуникаций, ставьте своих сотрудников на первое место и используйте правильные инструменты, которые вам помогут.