Роль, место и функции службы управления персоналом в организации

1. С чего начать?

Вы получили достойное образование и хорошую работу в области управления персоналом. Вас пригласили в компанию менеджером, а, возможно, сразу директором по управлению персоналом. И вы, преисполнившись гордости, имея в голове неисчерпаемый институтский багаж знаний и очень хорошо, если ещё и опыт работы, готовы приступить к обязанностям. И вот, Вы прибыли в свой первый рабочий день в офис.

А дальше что?

Хорошо, если руководитель компании грамотный управленец и все процессы чётко регламентированы и описаны, имеются достаточно ясные и понятные инструкции, описывающие алгоритмы работы, цели, ценности и задачи по каждой должности. Превосходно, если руководитель нашёл в своём плотном графике время на введение вас в должность и ознакомил с условиями и задачами вашей работы. А если вы попали в компанию, которая во главу угла ставит исключительно финансовые показатели, направленные на извлечение максимальной прибыли. В компанию, в которой ни разу не упоминались такие простые концепции управления как: «Стратегическое управление»; или «Управление по целям»; или «Сбалансированная система показателей»… В компанию, которая никогда не слышала о «Хоторнском эксперименте», в которой считают, что при плохой результативности надо увеличивать планы на сотрудника, а не обратиться к архитектуре бизнеса. И всё, что вам может сказать директор компании, так это: «Я хочу, чтобы всё работало! Я хочу, чтобы работал персонал. И мне крайне нужны мотивированные сотрудники!».

Как быть?

Давайте с вами разбираться.

Здесь хотелось бы сразу сделать несколько разграничений.

Первое.

Нужно совершенно правильно и чётко понимать, что абсолютно при любом подходе к управлению компанией персонал для руководителя – это ресурс и только ресурс. Как, например, оборудование, финансы, складские и производственные помещения, компьютерный парк в офисном помещении, скрепки на директорском столе, бумага в лотке принтера, которая всегда должна быть и никогда не заканчиваться, и прочее, необходимое для правильной работы организации. Вот только это крайне сложный и уникальный ресурс.

Второе.

Ни один руководитель не может и не должен скатываться до каждой отдельной составляющей данного ресурса, именуемой сотрудник или человек. У управленца совершенно другие задачи. Руководитель подразделения нужен для того, чтобы вверенное ему подразделение достигало поставленные перед ним цели и решало те задачи, которые ему вменены согласно функционала, и нельзя допускать перекоса интересов или «переползания миссии».

Третье.

Для правильной «настройки» данного ресурса есть специальная служба – служба управления персоналом. Как с холодильником, например. Его основное предназначение – это сохранение продуктов, а наша задача – правильно использовать данную полезную для нашего быта опцию. В случае если у нас испортился холодильник, то мы вызываем специально подготовленного человека – мастера, который уже и устраняет неисправности или выдаёт нам совершенно чёткие рекомендации по дальнейшим нашим действиям. В данном случае мы выступаем руководителями холодильника.

Итак, с чего же все-таки начать?

Самое главное, разобраться со следующими составляющими:

• стадия развития организации (данная составляющая откладывает отпечаток на применение концепции управления персоналом);

• принятый в организации стиль управления (данная составляющая определяет основу формирования подхода к управлению персонала и ложится в фундамент кадровой политики);

• определиться с направленностью деятельности фирмы (это даст нам чёткое понимание того, кто является «Заказчиком» для службы управления персоналом, и явится основой для целеполагания и определения задач деятельности службы управления персоналом, равно как и выработки критериев оценки эффективности деятельности);

• после того, как нам стали понятны вышеизложенные составляющие, нужно чётко определиться с местом службы управления персонала в организационной структуре компании (это позволит нам очертить функциональный круг обязанностей сотрудников службы управления персонала и при необходимости мотивировать изменение статуса).

Теперь по порядку.

1. Роль службы управления персоналом в организации 

Что затрагивает деятельность службы управления персоналом 

Роль HR-службы в организации

HR-инициатор:

• ​Внешние предпосылки

  • Рынок труда

  • ​Имидж компании

• Внутренние предпосылки​

  • ​Текучесть кадров​

  • Индекс удовлетворённости работников

  • Возврат на инвестиции от вложений на человеческий капитал

Основной объект взаимодействия – ТОП-менеджмент компании.

HR-организатор:

• оценка компетентности компании;

• определение тактики формирования политики управления компанией;

• формирование команды в стратегической перспективе.

Основной объект взаимодействия – ТОП-менеджмент компании и частично персонал.

HR-проводник:

• осуществление мероприятий, направленных на усиление вовлеченности персонала и менеджмента в дела компании;

• обеспечение открытости информации и информированности сотрудников;

• внутренний PR результатов;

• мониторинг социального климата;

• управление рисками в области персонала.

Объекты взаимодействия – ТОП-менеджмент и персонал компании в равной мере.

HR-администратор:

• создание политик, процедур и регламентов;

• постоянно действующая развивающая обратная связь.

Основной объект воздействия – персонал компании.

Стадии развития организации

1. Инструменты управления

За всю историю существования человечество выработало всего три инструмента управления:

• иерархия – организация, где основное средство воздействия – отношение власти-подчинения, давление на человека сверху с помощью принуждения, контроля над распределением материальных благ и т.п.;

• культура – это созданные и признаваемые обществом, организацией, группой ценности, социальные нормы, установки, шаблоны поведения, ритуалы, которые заставляют человека вести себя так, а не иначе;

• рынок – сеть равноправных отношений по горизонтали, основанных на купле-продаже продукции и услуг, отношениях собственности, равновесии интересов продавца и покупателя.

Теперь давайте начнём складывать пазлы в общую картину деятельности службы управления персоналом.

1. ПАЗЛ 1 – Концепции управления персоналом

Концепция управления — обобщённое представление (необязательно декларируемое) о месте человека в организации.

На сегодняшний день есть возможность использовать четыре концепции:

• использование трудовых ресурсов;

• управление персоналом;

• управление человеческими ресурсами;

• управление человеком.

Что под этими концепциями мы подразумеваем?

1. Использование трудовых ресурсов (labour resources use) с конца ХIХ в. до 60-х гг. XX в. Вместо человека в производстве рассматривалась лишь его функция — труд, измеряемый затратами рабочего времени и зарплатой. На Западе эта концепция нашла отражение в марксизме и тейлоризме, а в СССР — в эксплуатации труда государством.

1. Управление персоналом (personnel management). Научной основой этой концепции, развивавшейся с 30-х гг., была теория бюрократических организаций, когда человек рассматривался через формальную роль — должность, а управление осуществлялось через административные механизмы (принципы, методы, полномочия, функции).

1. Управление человеческими ресурсами (human resource management). Человек стал рассматриваться не как должность (элемент структуры), а как невозобновляемый ресурс — элемент социальной организации в единстве трёх основных компонентов (трудовой функции, социальных отношений, состояния работника). В российской практике эта концепция используется фрагментарно более 30 лет и в годы перестройки получила распространение в «активизации человеческого фактора».

1. Управление человеком (human being management). В соответствии с этой концепцией человек — главный субъект организации и особый объект управления, который не может рассматриваться как ресурс. Исходя из желаний и способностей человека должны строиться стратегия и структура организации. Основоположниками данной концепции считаются лидеры японского менеджмента К. Мацусита, А. Морита. Однако она тесно связана с концепцией всестороннего развития личности, созданной российскими философами (Л.А. Зеленов (прим. Зеленов Л.А., Фролов О.П. Принципы дизайна. Горький: ГИСИ, 1978.) и др.).

Как правило, концепция управления персоналом тесно сочетается с подходами к управлению им.

1. ПАЗЛ 2 – Подходы к управлению персоналом

Экономический подход

Ведущее место занимает техническая (в общем случае инструментальная, т.е. направленная на овладение трудовыми приёмами), а не управленческая подготовка людей на предприятии.

Организация здесь означает упорядоченность отношений между ясно очерченными частями целого, имеющими определённый порядок.

В сущности, организация — это набор механических отношений, и действовать она должна подобно механизму: алгоритмизированно, эффективно, надёжно и предсказуемо.

Основные принципы концепции использования трудовых ресурсов

• обеспечение единства руководства — подчинённые получают приказы только от одного начальника;

• соблюдение строгой управленческой вертикали — цепь управления от начальника к подчинённому спускается сверху вниз по всей организации и используется как канал для комму­никации и принятия решения;

• фиксирование необходимого и достаточного объёма контроля — число людей, подчинённых одному начальнику, должно быть таким, чтобы это не создавало проблемы для коммуника­ции и координации;

• соблюдение чёткого разделения штабной и линейной структур организации — штабной персонал, отвечая за содержание деятельности, ни при каких обстоятельствах не может осуществлять властных полномочий, которыми наделены линейные руководители;

• достижение баланса между властью и ответственностью — бессмысленно делать кого-либо ответственным за какую-либо работу, если ему не даны соответствующие полномочия;

• обеспечение дисциплины — подчинение, дополнительность, энергия и проявление внешних знаков уважения должны осуществляться в соответствии с принятыми правилами и обычаями;

• достижение подчинения индивидуальных интересов общему делу с помощью твёрдости, личного примера, честных соглашений и постоянного контроля;

• обеспечение равенства на каждом уровне организации, основанного на доброжелательности и справедливости, чтобы вдохновить персонал к эффективному исполнению своих обязанно­стей; заслуженное вознаграждение, повышающее моральное со­стояние, но не ведущее к переоплате или перемотивированию.

Таблица 1. Условия эффективности и особые затруднения в рамках экономического подхода

​Органический подход

В рамках органической парадигмы последовательно сложились:

• концепция управления персоналом и

• концепция управления человеческими ресурсами.

ОРГАНИЗАЦИЯ стала восприниматься как живая система, существующая в окружающей среде.

Принципы структурирования организации:

• Храните целое организации в каждой её части (в подразделении и вплоть до каждого работника).

• Создавайте множественные связи между частями организации (причём избыточные).

• Развивайте одновременно и специализацию персонала, и его универсализацию (не забывая о том, насколько все должны знать и уметь делать все).

Создавайте условия для самоорганизации каждого работника и коллектива в целом.

​Рекомендации, существенные с точки зрения повышения эффективности управления

1. Признавая неизбежными ошибки, допускаемые при действии в сложной среде, необходимо поощрять у сотрудников такие качества, как открытость и рефлексивность.

2. Существенно поощрять такие способы анализа, которые признают возможность реализации разных подходов к решению проблем. При этом необходимо инициировать конструктивные конфликты и дискуссии между представителями разных точек зрения. Это часто приводит к переосмыслению целей организации и переформулированию способов их достижения.

3. Важно не допускать того, чтобы структура деятельности непосредственно определяла организационную структуру. Цели и задачи должны не задаваться сверху, а появляться в процессе работы. В планах указываются скорее ограничения (то, чего нужно избегать), чем то, что конкретно нужно сделать.

4. Необходимо подбирать людей, создавать организационные структуры и поддерживать процессы, способствующие реализации этих принципов.

Гуманистический подход

Организационная культура — целостное представление о целях и ценностях, присущих организации, специфических принципах поведения и способах реагирования.

Культура может рассматриваться как процесс создания реальности, которая позволяет людям видеть и понимать события, действия, ситуации определённым образом и придавать смысл и значение своему собственному поведению. Кажется, что вся жизнь человека определяется писаными и особенно неписаными правилами. Однако на самом деле обычно правила являются лишь средством, а основное действие разворачивается лишь в момент выбора: какое из правил применять в данном случае.

Позитивная роль гуманистического подхода

1. Культурологический взгляд на организацию снабжает управленцев связной системой понятий, с помощью которых они могут сделать свой повседневный опыт постижимым.

1. Представление об организации как культурном феномене позволяет понять, каким образом, через какие символы и смыслы осуществляется совместная деятельность людей в организационной среде. Если экономический и организационный подходы подчеркивают структурную сторону организации, то организационно-культурный показывает, как можно создавать организационную действительность и влиять на неё через язык, нормы, фольклор, церемонии и т.д.

1. Гуманистический подход позволяет также реинтерпретировать характер отношений организации с окружающей средой и том направлении, что организации способны не только адаптироваться, но и изменять своё окружение, основываясь на собственном представлении о себе и своей миссии. Разработка стратегии организации может превратиться в активное построение и преобразование окружающей реальности.

1. В рамках гуманистического подхода возникает понимание, что эффективное организационное развитие — это не только изменение структур, технологий и навыков, но и изменение ценностей, которые лежат в основе совместной деятельности людей.

В специальной литературе можно встретиться с тем, что одни авторы в качестве подсистем выделяют техническую, административную (управленческую) и человеческую, или личностно-культурную, подсистемы. Другие в управлении производством (предприятием) выделяют две части: управление деятельностью и управление персоналом.

Управление деятельностью складывается из:

• планирования деятельности;

• постановки производственных задач;

• создания системы измерения производимой работы;

• контроля выполнения заданий.

Управление персоналом включает в себя:

обеспечение сотрудничества между всеми членами трудового коллектива;

• кадровую политику;

• обучение;

• информирование;

• мотивацию работников

• и другие важные составные части работы руководителя как менеджера.

​Таблица 3. Сводная сравнительная характеристика подходов к управлению персоналом

В системе мер реализации экономической реформы особое значение придаётся повышению уровня работы с кадрами, постановке этой работы на прочный научный фундамент, использованию накопленного в течение многих лет отечественного и зарубежного опыта.

Одной из важнейших проблем на современном этапе развития экономики большинства стран мира является проблема в области работы с персоналом. При всём многообразии существующих подходов к этой проблеме в различных промышленно развитых странах основными наиболее общими тенденциями являются следующие:

• формализация методов и процедур отбора кадров;

• разработка научных критериев их оценки;

• научный подход к анализу потребностей в управленческом персонале;

• выдвижение молодых и перспективных работников;

• повышение обоснованности кадровых решений и расширение их гласности;

• системная увязка хозяйственных и государственных решений с основными элементами кадровой политики.

Главный потенциал предприятия заключён в кадрах. Какие бы прекрасные идеи, новейшие технологии, самые благоприятные внешние условия не существовали, без хорошо подготовленного персонала высокой активности добиться невозможно. Именно люди делают работу, подают идеи и позволяют предприятию существовать.

Без людей не может быть организации, без квалифицированных кадров ни одна организация не сможет достигнуть своих целей. Управление персоналом связано с людьми и их отношениями внутри предприятия (организации). Оно применимо не только к сферам материального производства, но и ко всем видам занятости.

Сегодня основными факторами конкурентоспособности стали обеспеченность рабочей силой, степень её мотивации, организационные структуры и формы работы, определяющие эффективность использования персонала.

Успехи ведущих западных фирм в обеспечении высокого качества продукции, её быстрого обновления, снижении издержек производства и интеграции усилий персонала связаны с тем, что в них созданы высокоэффективные системы руководства персоналом. Поражает и число программ, ориентированных на человека, и частота, с которой они пересматриваются и обновляются. Разработка программ базируется на комплексном, взаимоувязанном изучении личных характеристик работников, внешних и внутренних условий работы фирмы и необходимых организационных действий, нацеленных в конечном счёте на эффективную деятельность фирмы в целом.

Разнообразные внешние факторы (объединения работников в профсоюзы, правительственные предписания и действия конкурентов) оказывают весьма сильное воздействие на кадровую работу руководства фирм. Большое значение для эффективной кадровой политики имеет анализ характеристик рынка рабочей силы. Внутрипроизводственные особенности предприятия, организации либо фирмы, такие, как поставленные цели развития фирмы, тенденции её управленческого стиля, конкретный характер решаемых ею задач, специфика рабочих коллективов и другие также должны приниматься в расчёт для обеспечения эффективности кадровой политики.

Все эти общие тенденции должны учитываться в отечественной практике управления производством при становлении рыночной экономики.

1. ПАЗЛ 3 – Положение службы управления персоналом в структуре организации

В зависимости от занимаемого места в структуре организации служба управления персоналом может занимать одно из следующих мест:

• Стратегический партнёр

• Бизнес-партнёр

• Кадровый консалтинг

• Отдел кадров

В качестве стратегического партнёра занимается организационным планированием, аналитикой и отчётностью, обучением и развитием, компенсациями и льготами, корпоративной культурой. Все это составляет HR-стратегию, направленную на повышение эффективности управления персоналом.

При этом все решения относительно оперативной или предстоящей стратегической деятельности компании, затрагивающие непосредственно персонал, прежде всего, согласуются со службой управления персоналом. Во главе угла деятельности находится человек.

В данном случае служба управления персоналом – самостоятельное структурное подразделение с собственным бюджетом и планом работ в краткосрочной и долгосрочной перспективе. Как бизнес партнёр HR-служба осуществляет взаимодействие как с внутренними клиентами – бизнес-подразделениями, так и с центром разработки политик и процедур, воздействуя через него на блок административной поддержки.

В данном случае от службы управления персоналом никто не ожидает самостоятельного принятия решений, связанных с деятельностью сотрудников. На службу управления персоналом возлагаются функции консультационного подразделения, с выдачей рекомендаций по коррекции оперативного или стратегического управления.

​Основные задачи деятельности отдела кадров сводятся к отбору, расстановке, учёту и сопровождению персонала в ходе его трудовой деятельности в компании.

Работники службы управления персоналом, в зависимости от направления деятельности, должны знать основы экономики, социологии и психологии труда; законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы, касающиеся вопросов труда и социального развития; о возможности использования передового отечественного и зарубежного опыты в области управления персоналом; конъюнктуру рынка рабочей силы и образовательных услуг; цели, стратегию развития и бизнес-план организации; основы технологии производства; экономику и организацию производства; особенности структуры организации; методику планирования и прогнозирования потребности в персонале; методы анализа количественного и качественного состава работающих; систему стандартов по труду, трудовых и социальных нормативов; порядок разработки и заключения трудовых договоров, коллективных договоров, правил внутреннего трудового поведения и регулирования трудовых споров; методы оценки работников и результатов их труда; формы и системы оплаты труда, его стимулирования; правила и нормы охраны труда; формы и методы обучения и повышения квалификации кадров; основы производственной педагогики; этику делового общения; основы организации делопроизводства; стандарты и унифицированные формы кадровой документации; методы обработки информации с применением современных технических средств, коммуникаций и связи, вычислительной техники.

Основная цель службы управления персоналом – постоянные инновации в эффективности управления персоналом через обеспечение всех структурных подразделений организации в каждый отдельный период времени необходимым количеством работников нужной квалификации, мотивированных на высокопроизводительный труд, их закрепление на рабочих местах, согласование взаимодействия сотрудников и подразделений и дальнейшее всестороннее развитие.

Для достижения целостности отображения ситуации нельзя рассматривать инновацию изолированно, необходимо искать пути поддержки одного практического действия другими действиями, определить общие требования, которые можно удовлетворить инициативами в различных областях практики управления персоналом при условии, что они могут быть связаны между собой. В таблице 4 приводятся несколько примеров, как это можно выполнить.

Таблица 4. Общие элементы направлений стратегии эффективности управления персоналом

Выводы по статье:

Задача данного материала состояла в том, чтобы разобраться с возможными ролями, функционалом и положением службы управления персоналом с соответствующими положению и месту службы управления персоналом подходами в управлении. Как правило, место службы управления персоналом в структуре организации дополнительно определяется и этапом развития самой компании. Когда компания находится на этапе развития, то за принятие абсолютно всех решений несёт ответственность генеральный директор, который часто является владельцем или совладельцем бизнеса. При таком положении дел необходимость в расширенной структуре управления персоналом не наблюдается, поэтому для эффективного управления достаточно ограничиться простыми функциями подбора и расстановки персонала и кадрового учёта. Следовательно, в структуре организации достаточно простого отдела кадров. По мере роста компании усложняются функционал и система взаимодействия. Следовательно, усложняется процесс принятия правильного решения, что требует более взвешенного подхода к кадровой работе и дополнительной управленческой информации. Здесь уже возникает потребность в подразделении кадрового консалтинга. И так далее… Для общего понимания взаимозависимости функционала деятельности службы управления персоналом от положения в структуре организации предлагаю воспользоваться таблицей 5.

​Таблица 5. Общая взаимосвязь функций, ролей, концепций и подходов управления персоналом