Производительность на новом уровне: 5 ключевых стратегий для трансформирующих совещаний

Вопрос о том, нужно ли заполнять все ваши рабочие дни совещаниями, кажется риторическим. Конечно нет! Однако есть несколько решений, полезных и эффективных инструментов, которые привнесут немного магии продуктивности в насыщенные встречами дни для достижения успеха и развития.

Перед тем как погрузиться в детали, стоит обсудить базовые правила. Зная принципы и признаки эффективного управления компанией, легко создать более уважительную и продуктивную атмосферу на совещаниях. Согласованные ключевые рекомендации дают понять участникам всю серьёзность изменений, позволяющие улучшить рабочий процесс.

Приведём несколько примеров:

1. «Правило 2-х пицц». Это означает, что на мероприятии количество участников совещания должно быть таким, чтобы их можно было накормить двумя пиццами. Такой подход в менеджменте способствует укреплению взаимодействия и сотрудничества в коллективе, улучшению коммуникации между участниками, снижению количества конфликтных ситуаций.

2. Все совещания должны иметь чёткую цель собрания, которая сосредотачивает участников на задачах и направляет все усилия в требуемом для их выполнения направлении. Если у собрания нет цели, люди потратят своё время на бесполезные обсуждения и отвлечения на другие темы. Менеджеры компании должны проводить совещания только в тех случаях, когда в этом есть необходимость и поставлены однозначные цели.

3. Норма компании «День без совещаний» предполагает, что в определенный день или период времени не проводятся совещания либо иные форматы рабочих встреч. Смысл практики в том, чтобы сотрудники имели больше свободного времени для фокусировки на своей работе, выполнении задач и проектов без перерывов на обсуждения.

4. Эффективно управляйте беседой на совещании и контролируйте её ход. Будьте внимательны к напористым участникам собрания, следите за ходом беседы, не позволяйте переводить тему встречи на обсуждение иных вопросов. Контроль за беседой позволит не потерять личную ответственность при групповом принятии решений.

5. Объясните участникам правила поведения на встрече, установите время выступлений и порядок высказываний. Фокусируйтесь на целях совещания, и в ходе встречи задайте её участникам минимум 3 вопроса, которые помогут завершить мероприятие продуктивно.

6. На совещании руководитель обеспечивает доступность и коллективность принимаемых решений и знаний. Все принятые на встречах и вне них (в рамках «частных бесед») решения должны быть официально зафиксированы в документах и доступны всем участникам проекта, клиентам и другим заинтересованным сторонам. Заранее определите способы и места для проведения собрания.

«Пожалуйста, оцените данную встречу по шкале от одного до пяти, учитывая, что пять означает высокую продуктивность и заинтересованность» – именно так раз в месяц после собрания попросите участников его оценить. Результаты опроса позволят вашей команде определить эффективность встречи и понять, какие моменты нужно улучшить.

В менеджменте есть стратегии, которые гарантированно сведут неэффективные собрания к нулю. Структура стратегии содержит приемы, которые упрощают проведение трансформирующих совещаний. Понять стратегию, которая позволит повысить продуктивность рабочих встреч, помогут следующие вопросы:

1. Каким образом можно избавиться от бесполезных собраний, используя упрощённую структуру?

2. Как вы можете оценить результативность ваших нынешних рабочих встреч?

3. Как для части ваших совещаний организовать асинхронное проведение?

4. Какие требования нужно выполнить, чтобы успешно провести асинхронное совещание?

5. Какие рекомендации следует принимать во внимание во время рабочих встреч?

Ответы на эти вопросы раскрывают суть стратегии, которая сделает ваши совещания на 100% эффективными.

1. Каким образом можно избавиться от бесполезных собраний, используя упрощённую структуру?

Видите ли, многих менеджеров никогда не учили тому, как проводить эффективные совещания. Даже если кажется, что у некоторых людей есть к этому прирождённые способности, на самом деле умение хорошо проводить собрания – это навык, которому можно научиться.

OFQ Framework – это удобный и эффективный инструмент, который помогает повысить результативность мероприятия прямо сейчас, и его структуру легко запомнить: цель, чувства, вопросы. Рассмотрим, как это работает:

1. Всегда начинайте с чётких целей любых встреч с коллективом.

2. Будьте внимательным к участникам собрания, чтобы понять их чувства при обсуждении запланированных вопросов. Следите за ходом беседы, чтобы узнать, согласны ли люди с направлением развития событий или испытывают стресс, либо переутомление.

3. Как руководитель мероприятия обязательно задайте коллективу минимум 3 вопроса, которые вовлекут участников встречи в обсуждение, и они выскажут собственное мнение. Важно понять, что цель обсуждения не в правоте, а в дискуссии людей, которая позволит выявить все риски и пробелы в работе компании.

Собрав информацию, которая часто появляется именно в дискуссиях между членами коллектива, можно скорректировать планы компании для увеличения эффективности её работы.

2. Как вы можете оценить результативность ваших нынешних рабочих встреч?

Все члены команды, включая менеджеров и директоратов, должны приходить с одинаковым мышлением и потребностью в совершенствовании.

Если вашей команде нужно повысить качество проведения рабочих встреч или собраний, начните с такого опроса: "Оцените это совещание в баллах от одного до пяти, где пять соответствует продуктивности и интересному проведению мероприятия.”

3. Как для части ваших совещаний организовать асинхронное проведение?

Совещания, которые проходят в компаниях, разделяют на основные категории:

1. Информационные собрания для обмена информацией.

2. Встречи с мнениями.

3. Проектные совещания.

4. Встречи для принятия решений.

5. Обучающие, мотивационные, консультативные совещания.

В условиях, когда в годы пандемии оказалось сложно собрать вместе коллектив, была рассмотрена эффективность офлайн мероприятий. Например, информационные встречи приходилось полностью отменять, а для информирования команды выбирать другие методы. Заседания для обсуждения первоначальных мнений часто сокращали до минимума или вообще отменяли. Проведение встреч для принятия решений членами команды также приходилось корректировать.

Есть показательный пример платформы для разработки программных обеспечений Shopify, которая в начале 2023 года удалила все повторяющиеся совещания – их количество превышало 12 тысяч мероприятий. Уже летом руководство оценило необходимость в повторном добавлении каких-либо встреч в свой календарь, и после тщательного анализа исключили 30% повторяющихся собраний.

3.1. Информативные совещания

Рассмотрим подробнее стратегию организации информативных встреч. Цель данного собрания – передача информации команде или заинтересованным сторонам о новых предложениях, организационных или проектных изменениях, обновлениях и других аспектах. Обычно один человек на мероприятии выступает в роли информатора, в то время как остальные участники слушают (активно или пассивно), и их участие в совещании часто не требуется.

Такие встречи можно отменить или заменить другими формами информирования:

1. Электронной почтой. Воспользуйтесь электронной почтой для отправки сообщения участникам команды и заинтересованным сторонам с целью информирования.

2. Zoom, Kinescope, VK Teams, другими платформами видеозаписи, позволяющие отправлять запись с информацией. Видеоплатформы помогают обмениваться материалами практически в том же режиме, как руководитель делится информацией на совещании. Благодаря различным функциям платформ есть возможность делиться своим экраном и выступать во время просмотра видеозаписи.

3.2. Собрание мнений

Данные совещания отличаются тем, что на них происходит сбор идей, анализ различных мнений и потребностей, обсуждение и стимулирование продвижения к новым высотам, а также сбор информации или первоначальных данных для последующих действий.

В данную категорию можно отнести:

1. Брейншторминг или мозговые штурмы. Это совещания, где участники команды или заинтересованные стороны делятся идеями. Главная цель мозговых штурмов — выйти за рамки привычного мышления и найти идею, которую сложно получить иным способом. Часто такие предложения на стадии формирования, «сырые», и требуют дальнейшего анализа и обсуждения.

2. Дискуссионные встречи. Это мероприятия, на которых освещается «проблема» для более точного определения решения, обсуждения плана, рассмотрения или исследования различных альтернатив и прочих аспектов.

3. Совещания с обратной связью. Это встречи с коллективом компании, на которых менеджер или сотрудник представляет предложение, идею, проектное решение, план, дизайнерский проект и т. п. с целью получения информации и обратной связи, оценки правильности пути развития и уменьшения рисков. Такой подход в менеджменте, как встречи с обратной связью, также нацелены на привлечение заинтересованных сторон для получения их поддержки.

4. Какие требования нужно выполнить, чтобы успешно провести асинхронное совещание?

Когда вы начинаете думать о том, как это реализовать, рассматриваете ли вы просто перенос некоторых совещаний в асинхронный режим или стремитесь сделать собрания более продуктивными, есть несколько вещей, на которые необходимо обратить внимание.

1. Лидеры или руководители компании должны подавать пример. Когда в планах стремление к организационным переменам, руководящие сотрудники должны быть первыми, кто изучает изменения и следует этим практикам. Это не означает, что любой человек из команды не может принимать эти практики на вооружение, отдельный сотрудник вправе это сделать. Чаще всего несколько членов команды присоединяются к лидерам или руководству, что позволяет сэкономить много времени на изучение практик.

2. Чёткое определение целей, ожиданий и обязанностей. Поскольку руководители компаний больше полагаются на рабочие встречи в процессе работы, необходимо менять привычки. Для этого нужно научиться устанавливать сроки, контролировать участие и ясно определять роли и обязанности каждого сотрудника компании.

   Решите, в чём может помочь ваша команда, что улучшить и к чему подготовиться.

3. Ежемесячный прогноз. Изучите возможности каждого отдела или команды проводить совещания каждый месяц для оценки результатов работы и планирования дальнейших действий.

4. Свободный день. Обязательно нужно выбрать один день в неделю без собраний, если в рабочем календаре запланировано слишком много встреч.

5. Начинайте с понедельника. Определите три или четыре наиболее важные задачи, которые необходимо выполнить на текущей неделе для достижения целей этого месяца. Рекомендуется создать групповой чат или рабочий канал в Telegram или ином мессенджере, чтобы работать асинхронно над выполнением поставленных задач.

6. «Пятничные достижения». На этом мероприятии все сотрудники должны поделиться своими достижениями и успехами (например, в рекламе товара компании и успешных продажах). Цель подобного мероприятия – мотивировать каждого члена команды стремиться к постоянным (маленьким) победам и делиться успехом. Это также может быть выполнено в асинхронном режиме. Путем признания руководитель также выражает благодарность сотрудникам своей компании, которые оказали помощь на текущей неделе.

Важным элементом из перечисленных пунктов является проведение ежемесячного собрания, на котором обсуждаются цели и достижения за месяц. Если вам нужен образец, рассмотрите следующий пример: каждый участник команды перечисляет свои достижения за месяц, определяет задачи, которые он планирует начать в текущем месяце (хотя не обязательно завершить их), и делится прогнозами о будущих событиях или идеях, добавляя их в раздел «в поле моего зрения».

5. Какие рекомендации следует принимать во внимание во время рабочих встреч?

Создать атмосферу взаимного уважения в коллективе поможет установка основных правил. Также полезно определить правила для проведения совещаний. Рассмотрите рекомендации от профессионалов:

1. Проявляйте человечность и доброту, уважайте себя и окружающих, цените каждого человека как личность, прежде чем оценивать его должность.

2. Во время встреч оставайтесь на месте. Не позволяйте телефонам, планшетам и другим отвлекающим факторам мешать во время общения с коллективом, обращайтесь к ним только в случае крайней необходимости.

3. На совещании выступайте в роли проводника между командами, чтобы каждый голос был услышан, и никто не забывал о цели встречи. Помните, к чему вы должны прийти в конце мероприятия. Структурируйте программу собрания так, чтобы максимально увеличить время, проведенное с командой.

4. Будьте открыты для разнообразных мнений и точек зрения, представленные в команде, поскольку настоящее волшебство происходит, когда люди открыты для взаимного влияния и подходят к обсуждениям полученной информации с любопытством.

Также при проведении виртуальных совещаний стоит выполнить и такие условия:

1. Камера должна быть включенной, а микрофон по возможности выключенным. Эти несложные действия позволят ощутить единство коллектива и помогут лучшей интерпретации невербальных сигналов друг друга.

2. Избавьтесь от самонаблюдения. Содействуйте более естественному общению, устраняя отвлекающие факторы, связанные с собственными отражениями. Это позволит сосредоточить внимание на других членах команды.

3. Избегайте многозадачности. Признайте ценность времени и каждой минуты; рассеивание внимания может отвлечь от личного и коллективного взаимодействия.

Примечание. Несмотря на необходимость использования современных технологий для проведения виртуальных мероприятий, основной упор всё равно делается на уменьшении отвлекающих факторов.

Соблюдение перечисленных 5 ключевых стратегий проведения совещаний поможет эффективно управлять собранием, обеспечивая контроль над его ходом и достигая поставленных целей.