Проектный офис: что это такое
Если говорить коротко, то проектным офисом называют отдел, который создаёт и поддерживает порядок в управлении всеми проектами, существующими в компании или в её конкретном подразделении.
Понятие «проектный офис» иногда путают с понятиями «программа проектов», «портфель проектов» и даже «корпоративная система управления проектами» (КСУП). Начнём с последнего: КСУП – это та методология проектного менеджмента, которая принята в организации. С её помощью определяют, что является, а что не является проектом, стоит ли реализовывать определённый проект и т. д. КСУП может существовать без проектного офиса и наоборот, но если в компании есть и то и другое, то проектный офис является частью корпоративной системы проектного управления.
Программа проектов – это комплекс связанных проектов, управлять которыми совместно выгоднее и проще, чем каждым отдельно. У проектов, объединённых в программу, может быть один заказчик, один бюджет, единое управление рисками и т. д. Как и в случае с КСУП, проектный офис и программа проектов прекрасно обходятся друг без друга, но и гармонично сосуществовать они тоже могут.
Портфель проектов – это совокупность проектов или программ проектов и всех связанных с ними работ, которые выполняются, чтобы достичь стратегических целей бизнеса.
Программ и портфелей проектов в компании может быть много, а вот проектный офис, скорее всего, будет только один, поскольку именно он замыкает на себя и систематизирует всю проектную деятельность организации. Вот почему проектный офис чаще всего создают тогда, когда проектов уже так много, что ими не может руководить один человек (обычно это сам директор, который управлял всем в ручном режиме).
Основные цели проектного офиса:
Обеспечивать достижение целей развития компании (её подразделения).
Управлять инвестиционными, продуктовыми и иными проектами, количество которых растёт и руководить ими вручную нельзя.
Систематизировать планирование проектов.
Систематизировать проектную отчётность.
Ключевые задачи, которые решает проектный офис:
Внедрить и поддерживать методологию проектного управления.
Подобрать руководителя для каждого проекта, наделить его правами и обязанностями, возложить на него ответственность.
Наблюдать за реализацией проектов в реальном времени: на каком этапе находятся, что происходит в каждом из них.
Администрировать проекты.
Список дополнительных задач, возложенных на проектный офис, может быть разным. Он зависит от отраслевой специфики, специфики самой компании (есть в ней элементы проектного управления или нет) и особенностей цели, поставленной перед конкретным офисом. Дополнительные задачи могут быть такими:
обучать и аттестовывать менеджеров проектов;
поддерживать действующих проектных менеджеров – методологией и экспертизой;
внедрять, адаптировать и администрировать программное обеспечение для управления проектами, готовить сотрудников к работе в нем;
разрабатывать шаблоны проектной документации (заявки на проект, паспорта проекта, отчёта о выполнении проекта и др.);
приоритизировать проекты;
изучать и внедрять традиционные и новые практики проектного менеджмента;
создать и поддерживать базу знаний о проектном менеджменте (какие уроки извлечены, с какими подводными камнями встретились и т. д.).
В проектном офисе работают минимум трое: начальник, методолог и специалист, который планирует деятельность и готовит отчётность. В зависимости от задач в проектный офис привлекают администраторов компьютерных программ, предназначенных для управления проектами, менеджеров по обучению, аудиторов и других специалистов.
Однако, как бы ни был кадровый состав проектного офиса, его сотрудники должны выполнять следующие важные проектные роли:
идеолога и организатора, который встраивает проектное управление в корпоративную культуру;
интегратора и арбитра, который занимается снижением рисков и повышением эффективности;
буфера и эксперта, который взаимодействует с руководством компании и своевременно сообщает ему только актуальную и нужную информацию;
методолога и помощника, который взаимодействует с менеджерами проектов и помогает им решать проблемы и искать ответы на вопросы, как сделать, почему это произошло и т. д.
наблюдателя и аналитика, который следит за изменениями внешней среды.
Проектный офис – дело затратное, но только его создание позволит настроить прозрачную и управляемую проектную деятельность в компании, где количество реализуемых проектов увеличивается. Ведь проектный офис, во-первых, позволяет понять, сколько времени и денег тратится на проекты, во-вторых, помогает оперативно контролировать проекты, сокращая сроки выявления проблем и ускоряя поиск их решений, в-третьих, отбирает новые проекты, проверяя, соответствуют ли они стратегии развития компании.
Влияет ли проектный офис на увеличение добавочной стоимости? Да. Каким образом? Он позволяет:
оптимизировать и экономить бюджеты проектов;
уменьшить сроки реализации проектов;
исключить дублирование задач;
снизить влияние рисков;
разграничить зоны ответственности;
оптимизировать использование ресурсов;
сделать отчётность более прозрачной.
Таким образом, проектный офис – это гибкая структура, которая адаптируется под конкретную компанию и под конкретные задачи (разработка новых продуктов от идеи до передачи в производство, серийное обслуживание и т. д.). Главные функции проектного офиса – создание достоверной картины по всем действующим проектам и обеспечение условий, в которых зарождаются и запускаются новые проекты.
Комментарии 0