Особенности трудового договора с дистанционным работником

В трудовом договоре дистанционного работника обязательно должно быть определено следующее:

1. Форма дистанционной работы. Их сегодня в соответствии с законодательством РФ три (ст. 312.1 Трудового кодекса РФ):

• дистанционная работа на постоянной основе;

• временная дистанционная работа на срок до шести месяцев;

• периодическая дистанционная работа, предполагающая чередование периодов выполнения работы дистанционно и на стационарном рабочем месте.

Во всех трех случаях требуется согласие работника на перевод на дистанционную форму.

Кроме того, рассматриваемым законом определяется порядок временного перевода работника на дистанционную работу по инициативе работодателя (без согласия работника) в случае катастрофы природного или техногенного характера, производственной аварии, несчастного случая на производстве, пожара, наводнения, землетрясения, эпидемии или эпизоотии и в любых исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части, а также в случае принятия соответствующего решения органом государственной власти и (или) органом местного самоуправления (ст. 312.9 ТК РФ).

1. Режим работы дистанционного работника также должен быть прописан в трудовом договоре. При этом желательно, чтобы режимы работы дистанционных работников были определены в других нормативно-правовых актах работодателей, например, в коллективных договорах, правилах внутреннего трудового распорядка и т. п. Если режимы работы в трудовом договоре и иных локальных нормативно-правовых актах не установлены, то работник вправе самостоятельно определять режимы работы.

Необходимо особое внимание уделить тем работникам, которые будут работать по форме «периодическая дистанционная работа». Для них необходимо прописать временные рамки и периодичность их очного нахождения на работе.

1. Каналы связи работника и работодателей. Необходимо указать адрес электронной почты и номер телефона, посредством которых будет осуществляться официальное общение между работником и работодателем. В случае, если дистанционный работник будет принят на условиях «периодической дистанционной работы», то необходимо указать юридический адрес, где работник должен появляться в рамках согласованного режима работы.

1. Необходимо провести все инструктажи труда дистанционным работникам, так как на них распространяется все социально-трудовое законодательство так же, как и на работников, находящихся на обычных режимах (ст. 312.1). Этой позиции придерживается Роструд и Международная организация труда.

Способ ознакомления работника с инструкциями по охране труда процессуально можно осуществлять путем электронного обмена документами, так как об этом сказано в ст. 312.2 ТК РФ и во всех новых правилах по охране труда, которые утверждены Минтрудом и вступили в силу с 1 января 2021 года в рамках регуляторной гильотины. Единственное, что нужно сделать для электронного ознакомления работников с инструкциями по охране труда – это внедрение электронного документооборота в сфере охраны труда.

1. В соответствии со ст. 312.6 ТК РФ работодатель должен обеспечить дистанционного работника необходимыми для выполнения им трудовой функции оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами.

Кроме того, в соответствии со ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

С точки зрения экономической обоснованности, размер ежемесячной компенсации за использование личного имущества следует установить исходя из расчетной суммы амортизации по нему, то есть с учетом его стоимости и срока полезного использования (в соответствии с Классификацией основных средств, включаемых в амортизационные группы, утв. постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 № 1).

Для примера рассчитаем сумму компенсации дистанционному работнику, которую нужно внести в его трудовой договор за использование в рабочих целях личного ноутбука.

Срок полезного использования компьютерной техники и печатающих устройств – свыше двух лет до трех лет включительно на основании Классификации. Возьмем для расчета, например, 3 года – 36 месяцев. Точные данные можно взять у бухгалтера организации.

Техническое средство работник использовал и в рабочих, и в личных целях. Например, в месяце 30 дней и работник проработал 175 часов. Общий календарный фонд времени составит: 30 кал. дней*24 часа в сут. = 720 часов.

175 часов составит от 720 часов 24,3 % (175/720).

В трудовой договор внесем стоимость компенсации за использование оборудование стоимостью 60 000 руб. в размере 400 руб.

Расчет: (60 000 руб./36 месяцев)*24 % = 400 руб.

Расходные материалы (канцелярия, бумага и пр.), которые использует работник, можно оплачивать по факту, на основании платежных документов и в трудовой договор включить пункт об этом.

В затратах на телефонию и интернет следует также выделить сумму, приходящуюся на рабочее время, и рассчитать стоимость компенсации как процент от оплаты по тарифу. Это на практике удобнее, чем считать звонки, которые работник сделал по работе в общем количестве его звонков. Этот способ компенсации телефонии/интернета применим к работникам, которые используют данные средства связи для обеспечения контакта с работодателем, но эти средства связи не являются основными инструментами его работы. Разумеется, если речь идет о работнике, который занимается «холодными» звонками или интернет-торговлей, то целесообразнее работодателю полностью нести расходы за канал связи.

Компенсацию затрат на электроэнергию и другие коммунальные услуги, которые работник неизбежно использует, находясь дома на дистанционной работе, можно рассчитать исходя из утвержденной учетной политики как процент, идущий на накладные расходы (косвенные затраты), и применить его к коммунальным платежам по официальным платежным документам работника.