Организация эффективных виртуальных собраний

В современном бизнес-мире многие встречи проводятся дистанционно с использованием телефонии, интернета, видеоконференций и других технологических решений, позволяющих участникам находиться в разных географических точках. Хотя эти инструменты снижают затраты на проведение собраний, они также создают серьёзные вызовы для ведущего виртуальной встречи. Несмотря на географическую разрозненность, модератору всё равно необходимо найти способ заинтересовать участников, вовлечь всех в процесс и сконцентрировать на цели, собрать и зафиксировать важную информацию, достичь согласия, справиться с проблемами, поддерживать высокий уровень энергии и завершить встречу с чётким пониманием последующих шагов.

При проведении конференц-звонков и других встреч с удаленными участниками особенно важно применять принципы фасилитации для достижения успеха.

Рекомендации по подготовке

1. Заранее разошлите цели собрания, повестку, основные правила и все необходимые материалы. Если участники находятся в разных часовых поясах, обязательно укажите часовой пояс при информировании о времени начала и окончания.

2. При планировании ограничьте количество пунктов повестки, чтобы завершить звонок за два часа или меньше. При необходимости разделите встречу на несколько звонков. Сложно оставаться продуктивными и вовлечёнными при длительных звонках.

3. Рассмотрите возможность проведения предварительного мозгового штурма с участниками до начала встречи. Обобщите эти идеи в "списки мозгового штурма" и разошлите их заранее вместе с повесткой и другими материалами. Это позволит выделить больше времени на группировку, приоритизацию или оценку результатов мозгового штурма во время собрания.

4. По возможности организуйте сбор нескольких человек в одном месте - конференц-зале или другом подходящем помещении. Присутствие максимального числа участников в одном пространстве способствует командной работе и помогает избежать соблазна многозадачности (например, ответов на электронные письма) во время собрания. Для каждой локации рассмотрите назначение секретаря для фиксации ключевых моментов на флипчартах.

5. Перед встречей составьте список с указанием имени и местонахождения каждого ожидаемого участника.

Советы по началу собрания

1. В начале виртуальной встречи проведите перекличку: попросите каждого участника назвать свое имя и местоположение. Обращайтесь к участникам по имени на протяжении всего собрания, чтобы помочь связать имена с голосами.

2. Начните сессию с традиционного подхода "информировать-вдохновить-наделить полномочиями-вовлечь":

• объясните цель встречи;

• вдохновите участников, разъяснив преимущества успешного результата;

• дайте понять, какими полномочиями они обладают;

• вовлеките их, задав открытый вопрос, стимулирующий содержательную дискуссию.

3. Рассмотрите добавление специфических правил для "этикета удалённых встреч", таких как:

• представляйтесь при подключении и сообщайте группе, если покидаете собрание раньше окончания;

• всегда называйте себя перед тем, как говорить;

• избегайте использования функции удержания вызова, особенно с музыкой;

• сохраняйте 100% концентрацию во время встречи; избегайте выполнения других задач.

Рекомендации по проведению

Что делать, если вас нет в помещении?

Могут возникнуть ситуации, когда команда собралась на встречу, а вы – фасилитатор или руководитель – находитесь в другом месте. Это особенно сложно, так как вы не можете видеть групповую динамику, в отличие от остальных. Например, все могут видеть, что группа готова двигаться дальше, или что вы действуете слишком быстро, или что группа не верит вашим словам, но вы не можете этого заметить.

В таких случаях желательно попросить одного доверенного человека в помещении "быть вашими глазами". Попросите этого человека указывать на то, что вы не можете видеть. Объясните, что вы рассчитываете на его или её сигналы о настроении группы, о достижении согласия, о необходимости ускорить или замедлить темп.

1. Собирайте информацию от всех, часто проводя круги обсуждения. Каждый раз соблюдайте один и тот же порядок, обращаясь к людям по именам. Установите этот порядок в начале собрания.

2. Разработайте вербальный метод проверки консенсуса, например, поочередный опрос, при котором каждый участник выражает согласие или несогласие.

3. Рассмотрите использование программного обеспечения для проведения собраний, позволяющего всем участникам видеть записываемую информацию в реальном времени.

4. Делайте подробные обобщения и часто используйте уточняющие вопросы, чтобы убедиться, что все понимают суть обсуждения.

5. Перед завершением собрания просмотрите все вопросы, решения и пункты действий, чтобы обеспечить полное понимание и готовность к действиям.

6. Публикуйте итоговое резюме сразу после собрания.