Как управлять сложностью?

"ЧТО ЗА УЖАС ЗДЕСЬ ТВОРИТСЯ?!"

Часто задаётесь этим вопросом? Поверьте, вы в этом не одиноки. Мир становится всё сложнее, путаница в умах и рабочих процессах стала чуть ли не девизом современности. Не удивительно, что на первый план выходит задача управления комплексностью.

Сегодня не просто найти единодушие хоть где-либо. Это касается и бизнеса и общества в целом. Расходятся во мнениях даже ведущие лидеры и ученые, кроме того факта, что растущая сложность - это уже неотъемлемый фактор любой сферы нашей жизни.

Если сравнить нынешние методы управления бизнесом с теми, которые действовали всего лет 30 назад, то становится ясно, что они значительно отличаются друг от друга. Заключается же такое отличие главным образом в уровне сложности, с которым людям приходится справляться.

Особенно сложным является управление крупными организациями, поскольку взаимодействие комплексных систем может отличаться непредвиденными явлениями и предугадать, что может произойти довольно трудно. Как правило, разобраться в происходящем людям бывает сложно ввиду того, что степень комплексности превышает их когнитивные возможности. Сложно и делать какие-либо ставки, так как прошлое поведение системы не всегда является показателем ее такого же поведения в будущем.

Управление сложностью имеет место быть, когда есть множество различных и независимых друг от друга элементов, но при этом взаимосвязанных в нелинейных паттернах. Сложность может возникать как внутри бизнеса, так и во внешней его среде.

Почему управление сложностью — это и ваша задача?

Есть как минимум 5 причин, и надо сказать довольно веских, для того чтобы улучшить свои навыки управлять сложностью:

• У вас нет другого выбора;

• Вас будет труднее заменить;

• Повысится ваше влияние;

• На рынке труда вы будете считаться ценным кадром;

• Это поможет вам лучше и увереннее себя чувствовать.

Как показывает проведенное в 2016 году Всемирным экономическим форумом исследование, способность справляться со сложностями является на сегодняшний день одним из наиболее востребованных качеств работников в самых в разных отраслях, и его востребованность будет только расти.

Способность управлять сложностью и понимать ее всегда считалась источником власти. В будущем же она станет еще более актуальной.

Кроме того это еще и довольно выгодное вложение средств. Глобальный индекс простоты демонстрирует убытки, которые несут крупнейшие мировые компании из-за плохо отлаженной работы со сложностью.

Управление сложностью можно сравнить с бизнесом

Примером управления сложностью является большой бизнес. Если уровень сложности превышает возможность ее восприятия и понимания мы всегда испытываем стресс и беспокойство. А в состоянии стресса люди не могут быть креативными и мотивированными.

Сейчас многие ситуации превышают наши способности их должного восприятия, а наши шансы предсказать возможные условия работы или поведение общества малы как никогда.

Если взять, например самые анализируемые сегодня сферы жизни - финансы и политику, окруженные индустрией ученых и аналитиков, то следует отметить, что каждая из отраслей бизнеса постоянно подвергается угрозе разрушения со стороны новых, неожиданно появляющихся участников. Интернет, внедрение цифровых технологий, робототехника навсегда меняют нашу жизнь. А что  насчет работы в вашей организации? Едва ли кто-нибудь назовет простой современную рабочую жизнь.

Человеческий разум в управлении сложностью

Разум человека и его способности к восприятию склонны к упрощению. Примерами такого упрощения являются избирательность, категоризация данных, которые происходят в процессе мышления и так, что мы того даже сами не замечаем. То, что мы не понимаем нам сложно контролировать и предсказывать. Поэтому наш разум старается упростить задачу, что позволяет нам чувствовать себя хозяевами положения.

Суть большинства инструментов лидерства заключается в том, чтобы контролировать либо изображать контролирующее поведение. Именно поэтому высокие должности и связанные с ними сложности вызывают у многих людей (даже у самих лидеров) стресс, беспокойство и другие похожие чувства.

Получается, нам достаточно иллюзии контроля. Поэтому планы, которые мы строим — не работают, а выстраиваемые стратегии оказываются давно уже устаревшими.

Основные проблемы, с которыми сталкиваются люди в сложных ситуациях — это трудность осмысления ситуации и непредвиденные последствия, из-за которых сложно предугадать и планировать дальнейшее будущее.

Научиться управлению сложностью можно

По мнению американского исследователя Карла Вейка, на работе мы очень много сил тратим на поиск смысла. Что происходит вокруг? Какова моя роль? Что будет дальше? В действительности лидерство заключается в создании, содействии и передаче смысла.

Как отмечал британский мыслитель в области лидерства Ральф Стейси, жизнь многих организационных структур определяется непредвиденными последствиями, стремление же лидеров к контролю и планированию — это все-таки не реальность, а своего рода ритуал. Обусловлено это тем, что неожиданные результаты нарушают планы действий. Стейси сравнивает лидерство с семенами, которые человек сеет в своих каждодневных действиях.

Люди всегда были очень разными. Одни избегают сложных задач и пугаются неопределенности, другие напротив, любят поломать голову над сложными задачами.

Конечно, любить сложность никто не обязан, если же вы хотите справиться с ней, ее следует принять. Как и любой другой способности, управлению сложностью можно обучиться.

Способы управления

№1 – Постарайтесь принять сложность

Противоречия и неопределенность нужно предвидеть, а не отвергать. В частности, принимайте "и" и уходите от "или". В нынешней организационной жизни много родственного и мало абсолютов. Дело не конкретно в креативности или эффективности, а в том и другом. Речь не о кнуте или прянике, а о том и другом. Парадоксы способны подпитывать энергию и помогают в решении сложных задач.

№2 – Перестаньте стремиться чувствовать себя хозяином любого положения

Мы далеко не всегда держим ситуацию под контролем, даже если нам кажется обратное. Контролировать нужно то, что получается держать под контролем, а что не получается, следует отпускать. Зачастую нам нужна иллюзия контроля, и мы ее ищем, выстраивая разные стратегии и планы. Без сомнения планирование – это хорошо, только не нужно путать план с реальностью.

Еще несколько десятилетий назад генерал Дуайт Эйзенхауэр говорил: "Планы - ничто, планирование - все". Обдумывать варианты и действия, рассчитывать приоритеты очень полезно. Но кто будет следовать плану, направленному на юг, если клиенты двинуться на север? Многие подумают, что с ними такого никогда не случится, но это вполне может иметь место быть, если например, реализация плана будет преобладать над личной выгодой.

№3 - Временные и частичные истины тоже следует принимать

Как сказал один статистик: "Не обязательно съедать быка целиком, чтобы понять, какое у него мясо на вкус". В сложных ситуациях у нас может не хватить сил, времени и способностей, чтобы увидеть полную картину. Конечно, в ситуациях, предполагающих высокую ставку или высокий риск, должно быть сделано все возможное для их понимания, в то время как в других, будет достаточно меньших усилий.

№4 - Будьте всегда готовы к сюрпризам и к тому, что придется менять свою точку зрения

В конце прошлого века один датский премьер-министр в корне поменял свое мнение относительно ранее высказанной политической точки зрения. Эти перемены он объяснял так: "У вас есть одна точка зрения, пока не будет принята другая". В сложных условиях такой образ мышления является очень даже правильным, поскольку вы готовы к изменениям и связанной с ними новой информации, остаетесь открытыми к другим точкам зрения и возможным перспективам. Работа будет эффективной, если понимание — это непрерывный процесс и определенный результат.

№5 - Ищите простоту

Это нужно как вам самим, так и вашей организации. Но ни у людей, ни у компаний нет таких способностей, чтобы все всегда понимать и находить лишь верные решения. «Лучшее» может быть врагом «хорошему». Создавайте зоны простоты. Например, 20 % ваших рабочих ситуаций могут нести 80 % всей сложности вашей работы, а остальные 80 % могут быть упрощены.

№6 – Старайтесь мыслить целостно

Целостное мышление позволяет чувствовать взаимосвязь всего со всем, охватить все и сразу, роботы же пока ещё не умеют это делать (или делают это не достаточно хорошо). Подбирайте метафоры, ищите истории и аналоги. Эти инструменты разрабатывались людьми на протяжении веков именно для восприятия сложных замыслов, систем и учений, и сейчас нам это нужно как никогда. Рассматриваемые инструменты способствуют пониманию и лучшему восприятию сложных вещей (часто включающих трудноуловимые аспекты), помогают их описывать.

№7 – Преодолевая профессиональное и организационное отрывочное мышление, стремитесь к разнообразию

Ситуации, отличающиеся высокой комплексностью, для одного ума слишком сложны. В рамках процесса социализации формируется наша профессиональная идентичность, делающая нас «слепыми» к не относящимся к нашей профессии точкам зрения. Если же мы будем учитывать точки зрения представителей других профессий, а также использовать их инструменты, мы сможем применить мышление калейдоскопическое, которое помогает в сложных ситуациях. Но нездоровая конкуренция, борьба за ресурсы, границы организации, зачастую этот процесс затрудняют.

№8 – Боритесь с аналитическим параличом и приступайте к действиям

Линейные, рациональные культуры, в значительной степени регулирующие поведение людей призывают последних к пониманию через анализ. Мы хотим получить четкий ответ на все свои "почему" и ожидаем увидеть причинно-следственную связь. Нередко, не найдя ответа на волнующий вопрос люди впадают в ступор или же начинают переусердствовать с анализом. Тогда как наилучшим способом найти оптимальное решение может быть действие, а не анализ. В ситуациях, где вам недостает знаний или опыта, или в очень сложных ситуациях действовать лучше методом проб и ошибок.

Возьмем, к примеру, простую метафору стажера большой розничной сети складов. Когда в течение рабочего дня вы складываете в одну клетку множество разных пар обуви без коробок, а потом устанавливаете на них ценники, к концу дня происходит следующее: некоторые из пар перестают быть парами, другие остаются парами, но все они оказываются связанными в один большой узел. И этот узел на первый взгляд кажется неделимым, на самом деле он состоит из сотни маленьких узлов.

Задача же заключается не в том, чтобы высчитать паттерн узлов и понять его до момента начала работы. Это слишком сложно или даже невозможно. Решением становится развязывание по одному узелку. И то, что казалось, не имеет паттерна, неожиданно обретает его. Постепенно находятся концы взаимосвязанных узлов. А дальше уже начинается самый обычный процесс. Часто и управление сложностью работает по точно такому же принципу. Если не получается продумать весь свой путь, действуйте «узелок за узелком».

Конечно, лучший способ справиться с той или иной сложностью будет зависеть от конкретной ситуации, предлагаемые же выше способы, являются только некими указателями выбора верного решения.