Как управлять неорганизованными людьми?

Успешное управление коллективом не всегда легко, особенно когда в команде присутствуют неорганизованные сотрудники. Такие люди могут замедлять процессы, ухудшать атмосферу в коллективе и затруднять достижение общих целей. Однако правильный подход со стороны руководителя может помочь преобразить даже самых неорганизованных сотрудников в эффективных и ответственных участников команды.

Ищем причину

Чтобы найти решение проблемы, необходимо точно установить ее причину. Для этого задайте сами себе следующие вопросы:

• Все ли в вашей команде понимают, почему нужно быть организованным?

• Какое мнение у них на этот счет? Они считают, что это неважно или просто не видят в этом проблемы? Вы должны дать им понять, что неорганизованность даже одного человека влияет на всю команду.

• Подвергаются ли члены команды ситуативной дезориентации? Это может происходить, когда неорганизованность появляется в конкретной ситуации и влияет на последующую работу. Например, это развод, семейные дела, серьезное заболевание.

• Хорошие ли будут последствия в случае неорганизованности? Некоторые люди чувствуют себя комфортно в ситуациях, когда царит хаос. То есть они работают под сильным давлением и выдают отличные результаты.

• Была ли у ваших подчиненных депрессия, долгосрочная меланхолия или расстройство внимания? Если такие подозрения есть, убедите человека, чтобы он прошел обследование.

Есть две причины того, почему люди не обращают внимание на свою жизнь и являются неорганизованными.

Недостаток знаний

Нередко людям приходится объяснять, почему организованность важна.

Например:

• Проявите обеспокоенность. Скажите, что вас беспокоить их неорганизованность, и вы желаете помочь им преуспеть.

• Сконцентрируйте внимание на преимуществах компании и личной выгоде. Люди могут даже не осознавать, что неорганизованность влияет на их личный успех и успех компании. Донесите до них, что правильный образ мышления снизит уровень стресса и поможет сэкономить массу времени. Это откроет много новых возможностей.

Недостаток мотивации

Что делать, если у людей недостаточно мотивации для внесения порядка в свою жизнь:

• Проведите параллель между стрессом и неорганизованностью. Напомните им о ситуациях, когда они выходили из себя, и скажите, почему это произошло. Мотивация появляется, когда человек четко представляет зависимости между своими действиями и результатами.

• Расскажите о преимуществах. Если человек желает повышения, то необходимо объяснить ему, какие качества в себе развивать для получения должности.

• Постарайтесь выяснить причину, почему у них нет мотивации. Вероятно, дело в неуверенности в себе или личных проблемах. Нужно отыскать истинную причину.

• Дисциплинируйте. Сюда также входят и наказания. Но первоначально убедитесь в том, чтобы не сделать ситуацию хуже.

Неорганизованный менеджер

Здесь все еще сложнее. Если вы являетесь руководителем, вам надо быть мудрее и не относиться к работе поверхностно. Не стоит поручать менеджеру выполнение всех дел.

• Обратите внимание менеджера на проблему. Неорганизованность менеджера может повлиять как на команду, так и на всю компанию в целом. Важно добиться того, чтобы человек осознавал свою ответственность.

• Применяйте на практике метод цветового кодирования. В красные папки помещают срочные файлы и задачи, в зеленые — документы для подписей, в синие — дела для рассмотрения и т. д. Таким образом, все задачи будут структурированы и наглядно видны, они не будут накапливаться и приводить к стрессовому состоянию.

• Пользуйтесь описательными фразами в электронных письмах. Благодаря этому, менеджер сможет грамотно сортировать письма и определять, какой подход к ним применять.

• Ограничьте выбор. Неорганизованность появляется часто там, где у человека есть несколько возможностей и он не может определиться с выбором. Ограничьте это количество до трех.

Рекомендации

Иногда даже самые маленькие изменения приводят к удивительным результатам. Вот несколько советов:

• Объединяйте информацию. Файлы и документы с одной тематикой должны быть отделены от другой темы. Это помогает держать голову ясной и не тратить время попусту.

• Занимайтесь изучением тайм-менеджмента. Человек, обладающий такими знаниями, достигает больше, чем неорганизованный. Самые успешные люди придумывали свои системы для планирования времени.

• Постоянно ставьте новые цели для компании.

• Поощряйте. Это лучший способ разбавить рутину.