Как провести совещание эффективно: 3 простых правила
Напомню, что совещание – это вид делового общения, предполагающий коллективное обсуждение вопроса или проблемы и выработку общего решения с учётом мнения всех участников. То есть совещания проводят, если необходимо принять коллективное решение, если вопрос или проблема касаются нескольких подразделений компании или если для эффективного решения нужно выслушать разные группы сотрудников.
Вот почему первое правило эффективного совещания – проводить его только тогда, когда никакой другой вид делового общения не может решить стоящую перед компанией задачу. Как это понять? Проверить, является ли задача:
Срочной. Её обсуждение по электронной почте, в мессенджерах или в телефонных разговорах предположительно потребует больше времени, чем при живом общении на совещании.
Сложной. Для её решения все вовлечённые лица должны совместно изучать аналитические данные, рассматривать наглядные материалы и т. д., чтобы обсуждение было продуктивным.
Важной. И важной настолько, что для её решения целесообразно пойти на существенные временные затраты участников совещания. Ведь совещание – дорогостоящее мероприятие, поскольку на участие в нём тратят рабочее время сразу несколько специалистов.
Требующей коллективного обсуждения и коллегиального решения. Если проблема решается по схеме «мы посовещались, и я решил», то стоит сразу перейти ко второй части этой полушуточной фразы и не тратить впустую своё и чужое время.
Второе правило эффективного совещания – его тщательная подготовка. Её нужно проводить в такой последовательности:
Определение цели, т. е. формулировка проблемы, которую нужно будет решить в ходе совещания.
Подготовка повестки, т. е. составление перечня вопросов, которые необходимо обсудить и/или решить, чтобы составить план достижения поставленной цели и расписать, кто к какому числу и что обязан сделать. Причём эти вопросы должны быть ранжированы по степени важности на случай, если не хватит отведённого для совещания времени.
Отбор участников. Это должны быть люди, во-первых, владеющие темой разговора, во-вторых, обладающие необходимыми полномочиями (допустим, нужен руководитель отдела, а не его рядовой сотрудник), в-третьих, эти люди должны быть уравновешенными и договороспособными, умеющими работать в команде и принимать решения коллегиально. И самое главное: оптимальное число участников совещания – 5–7 человек. В таком количестве люди работают наиболее эффективно: каждый может высказаться и быть услышанным. Каждый может задать вопрос и получить на него ответ. Однако если можно ограничиться 2–4 специалистами, то это ещё лучше. Это отличный способ сэкономить время, ведь трое договорятся быстрее, чем шестеро. Участников необходимо ознакомить с повесткой до начала совещания.
Организационные моменты: дата, время и место проведения встречи, регламент работы (общая продолжительность совещания, время выступления для каждого спикера, время на дискуссию, на выработку общего решения и проч.). Совещание целесообразно проводить в начале или в конце рабочего дня, чтобы не заставлять людей несколько раз переключаться со своих привычных обязанностей в режим обсуждения нетривиальных задач. Участники должны знать обо всех оргмоментах до начала встречи.
Третье правило эффективного совещания – грамотно его провести. За это отвечает организатор собрания или его председатель. В его обязанности входит:
придерживаться нейтральной позиции, не вставать ни на чью сторону;
следить, чтобы все участники соблюдали приведённые ниже правила, и пресекать попытки их нарушения;
следить, чтобы ход совещания соответствовал заявленной повестке, и определять, когда переходить к следующему её пункту, а также возвращать обсуждение в верное русло, если кто-то из участников отклоняется на лирические отступления;
следить, чтобы в каждый момент времени говорил только один человек и обсуждение не превращалось в базар или склоку;
следить, чтобы участники совещания слушали говорящего, а не отвлекались на посторонние предметы или общение в парах или мини-группах на какие-то не связанные с повесткой темы;
следить, чтобы во время обсуждения участники не слишком поддавались своим и чужим эмоциям и тем более не переходили на личности;
призывать участников задавать вопросы, чтобы исключить недопонимание и неточности;
записывать, что и кем было сказано, какие предложения прозвучали. Эту функцию лучше поручить секретарю совещания, поскольку одному человеку трудно и следить за ходом обсуждения, и фиксировать его в протоколе;
отклонять неэффективные или поспешные решения;
заботиться об участниках и делать перерывы каждые 30 минут. Если обсуждение затянулось на полтора-два часа, то лучше перенести его на другой день, поскольку люди уже слишком устали, чтобы обсуждать задачи продуктивно;
подводить промежуточные итоги, чтобы, с одной стороны, подтвердить, что совещание идёт эффективно и по плану, а с другой – чтобы показывать, что участники близки к выработке необходимого решения;
корректировать повестку, если большая проблема в ходе обсуждения распалась на несколько мелких, которые лучше решать индивидуально, в парах или в мини-группах. Если такое случилось, то совещание нужно заканчивать, а после организовывать работу в других форматах;
проследить, чтобы протокол содержал всю необходимую информацию (те самые «кто, что и в какой срок должен сделать»);
подвести итоги встречи, чтобы все присутствующие знали, какие решения были приняты и как они будут воплощаться в жизнь;
проследить, чтобы протокол был разослан всем участникам совещания. Так каждый сотрудник будет понимать, что и когда он должен сделать, чтобы выполнить принятые на совещании решения.
Эти простые правила помогут сэкономить не один час и организатору, и участникам каждого совещания. А если придерживаться их постоянно, то часы сложатся в дни и недели. В этой форме делового общения, как, впрочем, и во всех других главное – держать цель. Если собрались решить заявленную проблему, то не стоит растекаться мыслью по древу и отвлекаться на сторонние темы. Пришли, обсудили, постановили, выполнили. И так всякий раз.
Комментарии 0