Как лучше выразить устную и письменную благодарность сотруднику
Похвала имеет большое значение в мотивации сотрудников. Большинство из нас помнит время, когда нас хвалили в детстве за прилежное поведение, помощь родителям и хорошие отметки. Когда наши действия получают признание, это даёт нам понять, что мы проделали хорошую работу. Положительное подкрепление и чувство выполненного долга, обеспечиваемые похвалой, также означают, что мы с большей вероятностью попробуем снова в будущем порадовать благодарствующих. грамотное управление этим механизмом психики оказывает положительное влияние в том числе на управление эффективностью.
Но иногда письменная похвала отодвигается на второй план в пользу устного признания. И то, и другое имеет своё место, но умение писать отличную похвалу — ключевой навык, который могут и должны развивать все менеджеры.
Вот почему похвала так важна, а также несколько советов экспертов о том, как составить содержательное благодарственное письмо, которое поможет повысить вовлечённость и производительность, а также создать рабочую культуру, в которой похвале уделяется должное внимание.
Почему похвала и признание имеют решающее значение для вовлечённости сотрудников
Как люди, мы запрограммированы жаждать похвалы. В отчёте НИИ ОФУУ за 2022 год о признании на рабочем месте выяснилось, что, когда усилия по признанию предпринимаются правильно, сотрудники:
в 4 раза чаще чувствуют вовлечённость в рабочий процесс;
в 5 раз чаще положительно отзываются о культуре компании;
на 56% реже стремятся найти другое место работы;
на 73% реже отвечают, что чувствуют себя перегоревшим “всегда” или “очень часто”.
В отчёте также было обнаружено, что создание рабочей среды, в которой признание является приоритетным, может сэкономить крупной компании с 10 000 сотрудниками до 16,1 миллионов рублей ежегодных затрат на текучесть кадров.
На текущем рынке труда предприятия осознают важность похвалы и признания с точки зрения повышения вовлечённости сотрудников. Похвала неразрывно связана с показателями удержания сотрудников. Сегодняшние управленческие команды прилагают исключительные усилия для сохранения и поддержания удовлетворенности сотрудников, учитывая растущие затраты и временные вложения, необходимые для замены уволенных работников.
Влияние похвалы и признания на опыт работы сотрудников трудно игнорировать, и оно также подтверждено наукой.
Наука о похвале
Возможно, было бы немного преувеличением утверждать, что похвала так же важна для сотрудников, как финансовое поощрение — в конце концов, никто не может оплатить свои счета приятными словами. Но учёные обнаружили сильную связь между тем, какие чувства вызывают у нас похвала и деньги.
Исследование, опубликованное в академическом журнале Neuron, показало, что определенная часть мозга, полосатое тело, активируется, когда мы получаем денежное вознаграждение, но оно также активируется, когда мы получаем социальное вознаграждение, например, комплимент. Почему? Одной из причин может быть то, что материальное вознаграждение и общественное одобрение удовлетворяют наши основные человеческие потребности чувствовать себя принятыми в обществе, и как следствие, защищёнными.
Похвала: недостающее звено
Несмотря на четкую связь между признанием и вовлечённостью, многие компании по-прежнему не в состоянии осмысленно похвалить своих сотрудников. На самом деле, 81% руководителей говорят, что признание не является частью их основных стратегических приоритетов, согласно отчету НИИ ОФУУ о признании на рабочем месте.
Поэтому неудивительно, что в среднем только 22% сотрудников в РФ чувствуют признание на работе. Это зависит от отрасли: только 18% работников здравоохранения говорят, что люди регулярно получают признание в своей организации, по сравнению с 34% сотрудников, работающих в сфере финансовых услуг.
Признание также может помочь компаниям доказать, что их основные ценности не просто написаны на листе бумаги, а воплощены в повседневных действиях их сотрудников. Это мощный способ укрепить вашу приверженность вашим ключевым инициативам, при этом подлинное признание способствует усилению чувства сопричастности у сотрудников.
Хотя сотрудники и менеджеры должны научиться самоутверждаться, чтобы развить здоровое представление о своих способностях, похвала по-прежнему является жизненно важным элементом наших рабочих мест: Поскольку мы взаимосвязаны, нам нужна регулярная внешняя проверка со стороны других, чтобы мы чувствовали себя в безопасности и доверяли нашей работе и нашим коллегам. Это способствует мотивации, открытости сердца, обучению и развитию.
Похвала является ключевой частью создания корпоративной культуры признания, при которой все сотрудники чувствуют, что их видят, ценят и поддерживают. Но для того, чтобы это признание было эффективным, его необходимо предоставлять по крайней мере несколько раз в месяц, согласно отчету НИИ ОФУУ. Данные института также показывают, что не существует такой вещи, как чрезмерная похвала, если она искренняя.
Внедрение похвалы в повседневную жизнь
Как менеджеры, так и сотрудники могут искать возможности для похвалы, например, когда кто-то:
завершает адаптацию в качестве нового сотрудника;
проходит важную профессиональную веху;
обеспечивает масштабный запуск проекта;
получает повышение;
выходит из своей зоны комфорта;
достигает определённых этапов, например, годовщины работы;
осваивает новый навык или пробует что-то новое.
Хотя часть похвал может быть выражена устно, письменная похвала также является важной частью любой программы признания сотрудников.
Можно выражать признательность несколькими различными способами, от платформы для делового общения до отдельного электронного письма или поздравлений в общем рабочем чате. Выделение времени на то, чтобы отметить высокую производительность и таким образом выразить признательность, также создаёт культуру постоянной обратной связи, когда сотрудники не ждут проведения ежегодной проверки, чтобы узнать, как у них идут дела.
Письменная похвала от руководителей имеет решающее значение, но общественное признание коллег также может быть мощным мотиватором. Похвала также обеспечивает взаимное признание, что может помочь создавать более сильные команды, укреплять ценности компании, а также повышать мотивацию и удержание.
Поощряйте всю команду на каждом уровне вести “файл улыбок” с письменной похвалой, которую они получили. Это то, к чему они могут вернуться перед проверкой эффективности или в один из тех дней (у всех нас они были), когда им просто нужно немного взбодриться, чтобы поднять моральный дух.
Письменная похвала имеет решающее значение для морального состояния сотрудников, их производительности и вовлечённости. Но одна из причин, по которой компании могут этого не делать, заключается в том, что бывает сложно понять, как добиться такого признания. Вот как сделать это правильно.
Как выразить значимую похвалу и признание
При рассмотрении вопроса о том, как сформулировать похвалу, которая действительно что-то значит, полезно опираться на следующие стратегии: делайте её конкретной и лаконичной.
Излагайте конкретно
Чтобы похвала была эффективной, она должна включать в себя гораздо больше, чем обобщённое утверждение вроде “вы отлично поработали над этим проектом!” И это означает, что нужно потратить время на то, чтобы адаптировать вашу похвалу к каждому сотруднику, чтобы вы могли привести конкретные примеры.
Задайте себе вопрос: “Чем именно выделился этот сотрудник?”. Возможно, это какие-то из его качеств, таких как надёжность, своевременность или тщательность? Вы хвалите внимание к деталям или способность мыслить стратегически, видеть картину в целом?
Своевременность также имеет ключевое значение. Для любого руководителя важна выработка привычки записывать конкретные достижения каждого члена команды. Вскоре после очередного достижения наработки могут помочь вам позже написать подлинную, подробную похвалу. Если оставить это до начала запланированной проверки эффективности, вы можете обнаружить, что с трудом вспоминаете ключевые детали прошедшего года и рискуете вернуться к банальности “Хорошая работа!”.
Будьте лаконичны
Эффективная похвала должна быть краткой и впечатляющей: делайте её короткой и приятной. Чтобы убедиться в её подлинности, будьте прямыми и емкими. Лаконичность означает не отсутствие деталей, а скорее сопротивление искушению использовать ненужный жаргон или сложный язык. Используйте короткие предложения, которые прямо говорят о том, что вы имеете в виду, без всяких добавлений. Маркированные пункты — отличный способ выделить важные детали, например, то, как вы заметили позитивный настрой или трудовую этику членов вашей команды. Выделение жирным шрифтом ключевых фраз в предложении также значительно облегчает людям просмотр важной информации с первого взгляда.
Что не включать
При письменной похвале также важно избегать смешивания похвалы с конструктивной обратной связью, потому что тогда сотрудник будет склонен слышать только критику. Это из-за нашей врожденной склонности сосредотачиваться на негативе, на том, чего не хватает. Если вы напишете: “Я действительно ценю ясность вашей последней презентации, но вы могли бы рассказать подробнее о x, y и z” в обзоре эффективности, то большинство сотрудников сосредоточатся на том, что идёт сразу за словом "но", а не на похвале, которую вы пытаетесь им выразить.
Как написать значимое благодарственное письмо
Редкий менеджер сразу знает, с чего начать писать значимое благодарственное письмо сотруднику. Вот почему здесь собраны несколько советов экспертов, чтобы упростить процесс. Если вы, как руководитель, пытаетесь перевести свою благодарность за чей-то тяжелый труд на осязаемый язык, который он может использовать в своей следующей оценке эффективности, начните с того, что вы цените в сотруднике. Сделайте письмо человечным и личным. Полезно видеть человека целиком и то, что он привносит в свою работу и команду, становится куда большим, чем его опыт или специфические навыки сами по себе.
Чтобы похвала была более содержательной, добавьте подробности о конкретных задачах, которые выполнил сотрудник. Чтобы вы могли начать, давайте рассмотрим следующие примеры содержательной похвалы.
Примеры правильного признания сотрудников
Когда сотрудник справляется с проектом, вы можете сказать:
“Я ценю усилия, которые вы приложили к написанию отчета об x, несмотря на сжатые сроки. Вы охватили всю информацию и исследования, относящиеся к теме, и написали это ясным и ёмким языком ”.
Когда сотрудник демонстрирует определенные навыки, попробуйте сказать:
“Я радуюсь вашему терпению и сопереживанию, когда вы обучаете сотрудников новым навыкам, и вашей готовности объяснять сложные термины простым языком”.
“Кажется, вы хорошо разбираетесь в различных стилях обучения людей. У меня сложилось впечатление, что сотрудники ценят ясный и доступный метод вашего преподавания”.
Когда сотрудник проявляет лидерские качества, вы можете сказать:
“Мне очень нравится, как ты руководишь командой. Ты вдохновляющий лидер, настоящий образец для подражания. Ты не указываешь людям, что делать. Вместо этого ты внимательно слушаешь и тебе интересно узнать мнение других”.
“В основном вы задаёте вопросы, чтобы узнать о том, что происходит у членов вашей команды, что им нравится делать, в чем они заинтересованы, в чем, по их мнению, они хороши, что они думают относительно проекта или решения. Это позволяет членам вашей команды знать, что вы им доверяете. А это, в свою очередь, даёт им свободу и автономию, чтобы проявить свои лучшие качества”.
“Вы часто являетесь тем, кто предлагает новые интересные идеи по улучшению командной работы. Ваши мысли с завидной частотой находят отклик в сердцах членов команды”.
Когда кто-то хорошо сотрудничает, вы могли бы сказать:
“Я ценю вашу щедрость в том, что вы делитесь своими знаниями с другими членами команды. Вы тратите время на то, чтобы рассказать о том, чему вы научились и что знаете, другим, вместо того чтобы держать багаж ценных знаний при себе”.
“Я ценю то, как вы сотрудничаете с другими. Вы настоящий командный игрок!”.
“Вы поддерживаете других и честно и ясно рассказываете о том, как мы сотрудничаем (или нет) в команде”.
Когда кто-то в целом хорошо проявил себя, вы можете сказать:
"Что я ценю в тебе, так это твою заботу о себе и понимание других, твою готовность протянуть руку помощи, заступиться за кого-то или сделать что-то, что выходит за рамки твоей реальной компетенции. Мне также нравится твоя способность внимательно слушать и всё обдумывать, прежде чем приступить к выполнению задания. Я также заметил твой интерес к изучению нового и открытость для принятия перемен".
Комментарии 0