Функционально ориентированный офис: что это такое
Функционально ориентированный офис (Аctivity-based Office, ABО) не следует путать с офисом типа open space. «Открытая зона» может быть частью функционально ориентированного офиса, но не равна ему, поскольку имеет ряд серьёзных недостатков (шум, минимум личного пространства у специалистов, сложности с концентрацией внимания у работников, проблемы с поддержанием комфортного всем микроклимата).
Согласно данным исследований, постоянно действующие отвлекающие факторы, в первую очередь, посторонние шумы, ежедневно приводят к потере 1,5 часа рабочего времени. Эксперименты показали, что если всего на 5 % повысить продуктивность коллектива из 100 человек, то эффект будет такой, как будто в штат приняли ещё одного сотрудника.
Функционально ориентированный офис – это помещение, зонированное для индивидуальной и командной работы, для деловых встреч и профессионального уединения, для личного или коллективного отдыха либо для обучения. Чтобы офис был максимально функциональным, нужно продумать планировку, дизайн, навигацию, эргономику рабочих мест, шумоизоляцию, инженерные сети (вентиляцию, кондиционирование, «умное» освещение и т. д.) и многое другое.
Однако если вы решили создавать Аctivity-based Office, то параллельно нужно менять стиль менеджмента. Функционально ориентированный офис хорош при демократическом или либеральном руководстве. Авторитарный стиль с ним не совместим. Также ABО эффективен при проектном управлении, ведь принципы их во многом совпадают.
Если построить Аctivity-based Office без трансформации стиля руководства и улучшения профессиональных и личных компетенций сотрудников, от которых требуется высокий уровень самостоятельности, то повышения производительности труда не случится, потому что в новом пространстве все будут действовать по-старому. И, наоборот, если в прежнем офисе работать на основе других принципов, то «пространство» не даст развернуться в полную силу и эффективность бизнес-процессов не вырастет.
Чтобы понять, нужно ли менять классический офис на ABО, необходимо ответить на следующие вопросы:
Удобен ли нынешний офис для сотрудников и клиентов?
Комфортно ли в нём работать, не мешают ли одни специалисты другим?
Доступны ли документы всем заинтересованным лицам?
Просто ли поддерживать рабочий настрой и благоприятный морально-психологический климат?
Просто ли поддерживать чистоту и порядок?
Есть ли в офисе отдельные зоны для каждого этапа рабочего процесса?
Соответствует ли офис статусу компании, отражает ли он специфику её деятельности?
Чтобы точнее ответить на эти вопросы, нужно поговорить с сотрудниками, которые ежедневно работают в нынешнем офисе и которым нужно будет трудиться в обновлённом пространстве. Их взгляд может существенно отличаться от взгляда менеджера, поскольку них могут проблемы, о которых начальство даже не подозревает, и потребностей у них может быть гораздо больше, чем думают менеджеры.
Если ответ на большинство приведённых вопросов «нет», то стоит подумать о создании Аctivity-based Office и об изменении подхода к управлению людьми и бизнес-процессами. Два этих шага дадут хороший синергетический эффект, так как функционально ориентированный офис помогает:
Минимизировать число конфликтов
Любой сотрудник самостоятельно организует свою работу, для чего в течение дня в зависимости от решаемой задачи перемещается из одной зоны функционального офиса в другую. Проще говоря, каждый занят определённым делом. Когда же специалисты встречаются для мозгового штурма или работы над проектом, они собираются в помещении, специально оборудованном для того или иного вида взаимодействия.
Обычно в помещении, предназначенном для совместной работы, нет перегородок и столов, зато много свободного места, чтобы поставить стулья в круг и сесть. Такая обстановка помогает создать благоприятную эмоциональную атмосферу, в которой люди чувствуют себя комфортно и общаются на равных, а значит, им проще обсуждать рабочие проблемы и вырабатывать оптимальные решения.
Плюс, в функциональном офисе каждый сможет найти уголок по душе, с наиболее комфортным для себя микроклиматом. Те, кто любит прохладу, уйдут в помещение с кондиционером, те, кому уютнее в тепле, будут работать в неохлаждаемых зонах. Таким образом удастся избежать классических офисных противостояний из-за работающих кондиционеров.
Поощрять творчество и сотрудничество
Места, специально оборудованные для совместной работы и совместного отдыха, способствуют формированию крепких профессиональных, а иногда и дружеских связей, а значит, люди лучше узнают друг друга и больше друг другу доверяют, и им проще эффективно взаимодействовать.
Быть откровенным
В местах, предназначенных для неформального общения, можно и нужно обсуждать проблемы – профессиональные и личные, выражать сомнения по разным поводам, выплёскивать эмоции и недовольство. И не только в присутствии коллег, но и руководителей, которым полезно знать, чем живут подчинённые и что их беспокоит. Это поможет менеджерам держать руку на пульсе и своевременно принимать меры, если специалисты не довольны условиями работы, если им не нравится вектор развития компании, если бизнес-процессы кажутся им неэффективными и т. д.
Уединиться и расслабляться
Это особенно важно для интровертов и для сотрудников, которые постоянно работают с людьми. Уединение позволяет отключиться от рабочих задач и восстановить психические и физические силы. Ведь у некоторых от перегруза может заболеть голова, и только отдых поможет снять нервное напряжение.
Какие зоны нужно выделить, чтобы сделать офис функционально ориентированным? Холл, ресепшен, зона ожидания, рабочие места для сотрудников, переговорная, конференц-зал, личные кабинеты руководителя и специалистов, которым необходимо персональное пространство (бухгалтер, юрист, кадровик и под)., подсобные помещения (серверная, кладовая и т. д.). Часть этих помещений может не иметь окон и освещаться исключительно лампами, а часть – обязательно должна иметь естественное освещение, поскольку оно благотворно влияет на физическое и эмоциональное состояние человека, снижает уровень стресса и повышает производительность.
Повышение производительности – это ключевая задача Аctivity-based Office. О том, как грамотно организовать перечисленные выше зоны, расскажу в следующей статье.
Комментарии 0