Эффективные способы управления проектом: Часть 1

Элементы управления проектом помогают проекту двигаться в нужном направлении. Когда что-то идёт не так, и проект начинает идти под откос, элементы управления подают вам сигнал раннего предупреждения, чтобы вы могли скорректировать и привести всё в порядок как можно быстрее. Следует отметить – провести мероприятия по корректировке необходимо как можно быстрее, дабы нарушения не привели к более масштабным негативным последствиям.

В этой статье будут рассмотрены следующие важные параметры: управляющая документация, шаблоны и контрольные списки, благодаря которым возможно решить систематически возникающие проблемы.

Проектный менеджмент зачастую имеет немало неточностей. В ходе работы могут возникать непредвиденные обстоятельства, способные внести существенные изменения в планы.

Руководитель проекта обязан минимизировать риски, которые могут перерасти в крупные неприятности.

Элементы управления проектом

Элементы – это определённые действия, которые принимаются руководителем проекта, документация, используемая для реализации плана проекта, а также инструменты, помогающие достигать высоких результатов.

Проектный менеджмент направлен на снижение разрыва между планом проекта и достигнутым результатом. На практике менеджмент включает этап мониторинга основных показателей эффективности проекта – стоимость ресурсов, затраты, графики, поставки. Отслеживание динамики изменения показателей позволит избежать проблем и предвидеть возможные «слабые места» проекта.

Кроме того, мониторинг позволяет выявить «запас прочности» проекта – те этапы и элементы, результат которых значительно превышает ожидание (меньший расход средств или быстрое достижение результата). В таком случае допустимо сократить расход ресурса в указанной области – снизить расходы, сократить время исполнения.

Элементы управления проектом или Управление проектом

Определив элементы как инструменты поддержания стабильности проектного менеджмента, следует выявить отличия данных определений.

Во-первых, сфера управления проектом – куда более широкое понятие, нежели элементы управления. Управление проектом включает не только мониторинг эффективности менеджмента, но и позволяют отслеживать успешность реализации всего проекта.

В чем отличия менеджера проекта и контролёра проекта?

Зачастую контролер – это помощник менеджера. В обязанности контролёра входит мониторинг показателей проекта, его эффективности, выполнения всех этапов работы в полной мере.

Менеджер проекта в большей степени взаимодействует с командой, её работой, соответствием стандартам качества, а также регулирует работу с клиентами. В небольших по объему проектах функции контролёра и менеджера выполняется одним человеком.

Важность элементов управления проектом

Проектный менеджмент базируется на так называемом «железном треугольнике», состоящем из трёх элементов: качество, график, масштаб. Гармоничное соотношение этих компонентов способствует успешной реализации проекта. Однако, преобладание одного из них необратимо приведёт к смещению равновесия. Уравновешивание каждого элемента и соответствие остальным параметрам – основная задача руководителя проекта. В работе необходимо стремиться к гармоничному соотношению качества готового продукта или услуги с комфортом команды, которая создавала продукт. В таком случае коллектив будет готов выполнять работу максимально качественно, что положительно отразится и на работе, и на её результате. Именно благодаря элементам управления удаётся добиться такого соотношения.

Преимущества элементов управления проектом:

- способствуют принятию верных решений и соблюдению баланса «железном треугольнике»;

- снижают риск чрезмерного масштабирования при отсутствии необходимых ресурсов;

- защищают от непредвиденных расходов;

- дают возможность разрабатывать альтернативный план действий в случае отсутствия одного из необходимых ресурсов;

- служат инструментом, позволяющим управлять ожиданиями относительно результата работы.

Процесс управления проектом

Менеджмент проекта подразумевает строгое следование распорядку для того, чтоб точно уложиться во временные рамки. Проектный менеджмент подразумевает постоянный мониторинг десятков процессов, происходящих одновременно и гарантирующих работоспособность каждой группы и выполнение ей своих обязанностей. Для того, чтоб проект работал как единая слаженная система необходимо наладить прямое сообщение между менеджерами отдельных звеньев.

Благодаря эффективной и слаженной настройке этапов, возможно оперативно отслеживать такие процессы, как – следование графику, расход средств. Отслеживание необходимо на каждом этапе, даже если в ходе работы возникают сложности. Правильная и грамотная организация – залог успешной работы проектного менеджера.

Для того, чтоб проект работал эффективно, без сбоев, необходимо выполнить несколько этапов управления:

1. Оценка. Необходимо постоянно следить за проектом, его траекторией, результатом, планом. Если возникают вопросы к исполнителям – необходимо уточнять и выяснять их сразу. Для получения актуальных сведений менеджеру возможно отслеживать ключевые показатели из отчетной проектной документации;

2. Планирование. Составление плана должно быть завершено до начала работы, однако в ходе работы допустима коррекция изначального плана. Кроме того, необходимо убедиться, что план составлен верно, с учётом всех необходимых параметров. Также при оценке плана следует отслеживать взаимосвязь отдельных компонентов, а также возможное влияние одних компонентов на другие;

3. Реагирование. После составления плана можно приступать к практическим действиям. В их числе – информирование заказчика о возможных переменах, готовности команды к работе, необходимости утверждения и внесения корректив в план работы;

4. Контактирование. Менеджер проекта – ключевое звено, связанное со всеми участниками процесса. Необходимо обладать достоверными сведениями, чтоб транслировать их далее. В первую очередь, необходимо заботиться о своевременном информировании заказчика о ходе работ и полноте выполнения заказа.

5. Продолжение. Для стабилизации и своевременности оповещения членов команды, необходимо установить систему напоминаний.

Также менеджеру проекта необходимо следить за некоторыми параметрами:

Развитие событий. Отслеживание проводится совместно с командой, предполагает наличие тесного взаимодействия между её членами. Следует наладить внутри коллектива такую дисциплину, чтоб каждая просьба была принята и выполнена без необходимости повторного напоминания со стороны руководителя. Отслеживание выполнения просьб проводить в любом случае придётся, так как просьбы могут выполняться не так, как требовалось.

Клиенты и заинтересованные лица. Постоянно взаимодействие и общение с клиентом позволит оперативно доносить до него актуальную информацию, получать обратную связь и, при необходимости, вносить в проект корректировки, предложенные заказчиков. Следует помнить – к взаимодействию с клиентом следует подходить так же, как и взаимодействию с командой – утвердите систему напоминаний, обращайтесь к клиенту, если необходимо вопрос, требующий его утверждения.

Наиболее распространённые вопросы по элементам управления проектом:

1. "Как вписать элементы управления проектом в его жизненный цикл?" Элементы управления – важнейший этап мониторинга контроля протекания проекта. Они должны быть разработаны до начала или сразу после начала работы над проектом. Следовательно – вписывать элементы в жизненный цикл проекта не нужно, так как они и так являются его составляющей.

2. "Микроменеджмент и контроль – это одно и то же понятие?" Нет, данное утверждение в корне не верно. Менеджер осуществляет контроль каждого этапа работы, осуществляя микроменеджмент. Однако, этот процесс направлен только на оценку качества и выполнения этапа работы, без учета оценки состояния команды. Например, степени выгорания сотрудников.

Отлаженный и последовательный процесс управления проектом выступает основой для выполнения проектов в срок и в рамках бюджета. Он также даёт команде уверенность в том, что вы, как руководитель проекта, прикрываете спину своим сотрудникам.

В следующей части мы перейдём непосредственно к рассмотрению примеров управления и шаблонов, которые помогут вам на практике.