24 совета по работе на дому для повышения продуктивности

Работа на дому – это не просто временная мера, это образ жизни для многих удалённых сотрудников.

Несмотря на то, что отсутствие необходимости выходить из дома имеет свои преимущества, удалённая работа сопряжена с определенными трудностями.

73% удалённых работников чувствуют себя изолированными, когда работают дома.

52% людей, которые начали работать удалённо из-за пандемии, чувствуют себя менее связанными со своими коллегами.

Эти цифры вызывают тревогу. Без структуры офисной среды легко потерять баланс между работой и личной жизнью. К счастью, при должном планировании и дисциплине вы можете легко создать высокопродуктивную рабочую среду.

В этой статье приведены практические советы, которые помогут вам и вашим сотрудникам оптимизировать работу из дома. Приложив немного усилий, вы в кратчайшие сроки добьётесь процветания на своём виртуальном рабочем месте.

24 совета для эффективной работы из дома

Чтобы удалённая работа приносила удовлетворение, необходимо следовать нескольким важным советам.

1) Создайте выделенное рабочее пространство

Создайте специальное рабочее пространство или домашний офис с правильным освещением и удобной мебелью. Определенное пространство поможет вам настроиться на рабочий лад и поможет сосредоточиться.

Убедитесь, что на рабочем месте есть фокусное или естественное освещение, которое не создает бликов и не напрягает глаза. Купите эргономичный стол и стул, подходящий для длительного сидения, чтобы обеспечить здоровую осанку и комфорт. Кроме того, обеспечьте быстрое и надежное подключение к Интернету, чтобы избежать проблем со связью, которые замедляют работу.

Наличие фактического рабочего места повышает производительность труда по сравнению с работой с дивана или кровати. Разделение рабочего и жилого пространства также помогает создать границы, позволяющие оставить работу позади в конце дня.

2) Не работайте в гостиной

Закрывайте двери в рабочем пространстве, чтобы уменьшить бытовые шумы. Идеальным вариантом мог бы стать полностью личный домашний офис, но многие удалённые работники не имеют отдельного рабочего пространства от членов семьи.

Если изолировать рабочее пространство не представляется возможным, просто закройте двери в рабочую зону, чтобы существенно снизить уровень посторонних звуков.

Включение вентиляторов, увлажнителей воздуха или аппаратов для создания белого шума добавляет ещё один слой изоляции во время звонков или сеансов глубокого сосредоточения, когда это необходимо.

3) Установите реальные часы WFH

Теперь, когда вы обустроили свой офис или рабочую зону, пора приступать к делу – в буквальном смысле. Если вы собираетесь сделать работу из дома ежедневным обязательством, то установите конкретные рабочие часы.

Поддержание надежного расписания укрепляет структуру и дисциплину удалённых команд.

Определите наиболее продуктивные рабочие часы для основных обязанностей и придерживайтесь их ежедневно, насколько это возможно. Вы должны знать, когда работать, а когда остановиться, чтобы не недорабатывать и не переутомляться.

Прелесть работы на дому в том, что вы можете установить гибкий график работы.

Например, если вы наиболее продуктивны в первой половине дня или вам нужно успеть собрать детей в школу, вы можете установить рабочее время с 7 утра до 11 часов утра и с 13 дня до 16 дня.

Обязательно сообщите о своём рабочем графике коллегам, подчинённым и руководителю, а в конце дня установите жёсткий лимит. Дистанцируйтесь от работы, чтобы не работать без остановки.

4) Ставьте правильные цели и приоритеты

Цели формируют распорядок дня, давая ощущение контроля и целеустремленности. Начиная каждое утро с определения нескольких главных целей, вы сохраняете контроль над тем, как распределить время и энергию, чтобы выполнить работу наилучшим образом.

Ставьте ежедневные или еженедельные цели, чтобы сосредоточиться на них и почувствовать прогресс. Полезно иметь под рукой список дел, чтобы определить задачи на день.

Определение 1-3 ключевых приоритетных задач на каждый рабочий день концентрирует усилия на продуктивных результатах.

Наличие чётко определенных целей повышает мотивацию и концентрацию. Отслеживание прогресса в достижении больших целей также поддерживает мотивацию.

Будь то ведение дневника или приложения для повышения продуктивности, определение целей и последующих шагов повышает организованность.

Не забудьте уточнить ожидания и цели у своей команды и руководителя. Это позволит сохранить видимость, даже если вы физически не присутствуете на рабочем месте. Это также даёт вам возможность задавать вопросы и поднимать проблемы на ранних этапах, пока они не возникли.

5) Используйте приложения для управления временем

Некоторые приложения для повышения продуктивности, такие как "Any.do", "Todolist" и "Мои дела", отслеживают количество времени, которое вы тратите на выполнение каждой задачи, и даже минимизируют отвлекающие факторы.

Использование приложения для отслеживания времени поможет вам увидеть уровень своей продуктивности в течение дня и недели. Оно показывает не только наиболее продуктивные периоды, но и то, сколько времени вы тратите на выполнение каждой задачи.

Если вы принимаете звонки на дому для колл-центра, обратите внимание на свои показатели. Показатели колл-центра могут рассказать совсем другую историю, если вы неэффективно распоряжаетесь своим временем.

6) Делайте короткие перерывы

Регулярно делайте перерывы каждые 90 минут, чтобы восстановить силы. Последовательную концентрацию внимания сложно поддерживать после полутора часов работы.

Запланируйте короткие 5-10-минутные перерывы каждые 90 минут как часть вашего распорядка дня, чтобы поддерживать оптимальную производительность. Микроперерывы восстанавливают способность концентрироваться и решать проблемы без длительного простоя. Короткие, но регулярные перерывы, чтобы перекусить, размяться или просто посмотреть в окно, также снижают утомляемость и повышают работоспособность.

7) Регулярно делайте упражнения и растяжку

Включайте лёгкую растяжку или движения в короткие перерывы. Разгоните кровь с помощью махов плечами, маршируйте на месте или делайте подъемы икроножных мышц во время перерывов, чтобы снизить физическую усталость от неподвижного положения.

Простые движения обеспечивают умственную релаксацию от когнитивных проблем и предотвращают травмы от повторяющихся нагрузок.

Стойте или ходите во время телефонных разговоров, чтобы оставаться начеку. Даже лёгкие физические движения при участии в совещаниях или дискуссиях способствуют ясности ума.

Во время телефонных разговоров двигайтесь в темпе или используйте стационарные велосипеды, беговые дорожки или балансборды, чтобы включить легкую активность, усиливающую концентрацию внимания. Умеренная нагрузка запускает выработку полезных гормонов и приток кислорода, чтобы освежить мышление.

8) Слушайте музыку

Включите окружающую или инструментальную музыку, чтобы помочь сосредоточиться. Невокальная музыка, например джаз, классика или электронная музыка, лучше всего помогает сосредоточиться, чем рок, поп-музыка или подкасты.

Такие платформы, как Focus@Will или Brain.fm, научно разрабатывают звуки, которые задействуют мозг и при этом заглушают раздражающий фоновый шум.

Добавление звукового сопровождения помогает некоторым типам личности легче усваивать и запоминать информацию. Чтобы не отвлекаться, отрегулируйте громкость соответствующим образом.

9) Инвестируйте в хорошие наушники

Используйте шумоподавляющие наушники или беруши, чтобы снизить уровень окружающего шума. Бытовые шумы сильно влияют на точность и продуктивность удалённых работников.

Некоторые наушники с шумоподавлением воспроизводят тонкий белый шум, чтобы заглушить помехи.

Фоновый шум с активным шумоподавлением значительно меньше раздражает и значительно повышает способность концентрироваться. Если хочется тишины, простые поролоновые беруши также блокируют помехи.

10) Регулярно отмечайтесь и общайтесь со своей командой

Работа на дому может заставить вас чувствовать себя оторванным от коллег и менеджеров. Отсутствие на виду может означать отсутствие в мыслях, и возникает соблазн сосредоточиться исключительно на индивидуальных задачах.

Однако общение в виртуальной команде очень важно при удалённой работе.

46% сотрудников считают отсутствие связи самой большой проблемой при удалённой работе, что приводит к большей изоляции, снижению мотивации и производительности.

Построение хороших отношений на рабочем месте помогает вам чувствовать себя менее изолированными, быть более продуктивными и ощущать себя более полноценными на работе. Что же вы можете сделать, чтобы наладить виртуальный контакт с коллегами?

Запланируйте видеозвонки с коллегами, чтобы вы могли общаться так же, как в офисе. Многие платформы для виртуальных встреч, такие как Discord, Google Meet и Zoom, предлагают множество инструментов, которые помогут вам обсудить текущие проекты, согласовать приоритеты и устранить любые блокирующие факторы.

Отмечайте дни рождения и другие знаменательные даты виртуально. Участвуйте в обсуждениях. Социальное взаимодействие не обязательно должно прекращаться только из-за расстояния.

Организуйте ежемесячный виртуальный "счастливый час" или выделите время до/после встреч для коротких разговоров. Удалённая работа гораздо приятнее, когда вы развиваете реальные отношения с коллегами по команде.

11) Создайте доску видения

Доска видения – это просто доска, на которой вы можете писать заметки и размещать фотографии своих мечтаний и стремлений.

Визуализация на доске видения – отличное и мощное упражнение для ума. Она может помочь вам почувствовать себя так, как вы хотите. Такое вдохновение может помочь вам выйти из застоя во время работы на дому, проложив ч`ткий путь к продуктивности и успеху.

Создайте доску видения с целями и стремлениями в личном и профессиональном плане и смотрите на неё каждый день.

Разместите вдохновляющие картинки, цитаты и доски видения в своем рабочем пространстве. Окружение рабочего стола или монитора компьютера позитивными визуальными напоминаниями поможет вам сохранить мотивацию и цель.

Работа на дому должна приближать вас к достижению этих целей.

12) Избегайте цифровых отвлекающих факторов

Минимизируйте цифровые отвлекающие факторы, закрывая вкладки, приложения и программы, когда они не используются. Хотя технологии облегчают удалённую работу, они также вносят множество отвлекающих факторов, которые сильно снижают точность работы.

Уведомления по электронной почте, ненужные программные оповещения или заманчивые веб-сайты угрожают устойчивому вниманию. Выходите из приложений, браузеров, программ и вкладок, не связанных с непосредственными задачами, чтобы избавиться от экранного соблазна и ограничить самопрерывания.

Используйте плагины-блокировщики веб-сайтов, чтобы ограничить доступ к отвлекающим сайтам. Некоторые расширения для Chrome и Firefox ограничивают или перекрывают доступ к сайтам, не связанным с работой, которые обычно снижают производительность.

Настройте разрешения в соответствии с вашими уникальными недостатками и планируйте доступ соответствующим образом.

13) Держитесь подальше от социальных сетей

Все мы время от времени в них "залипаем". Средний сотрудник тратит минимум 12% своего рабочего времени на использование приложений социальных сетей. Социальные сети могут стать огромным пожирателем времени, если вы не будете осторожны.

Более того, многие мобильные приложения теперь показывают пользователям, сколько времени они проводят в каждом из них. Это очень наглядная статистика, особенно для случайных пользователей социальных сетей.

Исследование ВШЭ показало, что пролистывание социальных сетей во время перерывов в работе может привести к эмоциональному истощению.

Сведите к минимуму бездумное пользование социальными сетями, чтобы не отвлекаться и сосредоточиться на выполнении большего объёма работы. Если вы любите пользоваться социальными сетями, возьмите за правило отключать уведомления о них в течение дня. 

14) Используйте отдельные рабочие устройства

Отделите рабочие устройства от личных. Сокращение контекстного переключения между работой и отдыхом значительно улучшает концентрацию. Подумайте о том, чтобы использовать персональный компьютер или ноутбук строго для профессиональных целей, а смартфон, игровые устройства или электронные читалки – только для развлечений. 

Физическое разделение также способствует ментальному разделению, позволяя выровнять приоритеты.

15) Ешьте здоровую пищу

Пейте много воды и держите под рукой полезные закуски, такие как орехи, фрукты или йогурт. Правильное питание и гидратация обеспечивают физиологические строительные блоки для продуктивной умственной деятельности.

Употребление фруктов и овощей влияет на общий уровень производительности. Сотрудники с нездоровым питанием на 66% чаще теряют производительность, чем те, кто регулярно употребляет цельное зерно, фрукты и овощи.

Восполнение сил организма предотвращает усталость от принятых решений и тягу к нездоровой пище. Если вы любите перекусывать, приготовьте себе здоровый обед, как если бы вам пришлось идти в офис.

16) Установите границы

Лучше всего установить чёткие границы с семьей, пока вы работаете. В этом нет ничего жестокого, если это приводит к улучшению работы.

Противоположность этому совету по работе на дому – быть рядом с семьей и друзьями, когда вы находитесь вне работы. Откладывайте рабочий телефон в нерабочее время.

Установите и придерживайтесь определённых рабочих часов и чётко обговорите их с семьей и друзьями.

Также откажитесь от домашних дел и работы по дому в рабочее время. Избегайте совмещения домашних обязанностей с оплачиваемым рабочим временем.

Хотя удалённая работа обеспечивает гибкость графика, дублирование обязанностей порождает недовольство и неэффективное переключение задач.

Защитите рабочее время, отложив нерабочие задачи на вечера и выходные, чтобы сохранить поток. Также по возможности можно передать домашние дела на аутсорсинг или автоматизировать их.

17) Узнайте о периодах своей высокой продуктивности

Запланируйте встречи или звонки на время, когда у вас больше всего энергии.

Пик производительности зависит от хронотипа: утренние жаворонки, дневные зяблики или ночные совы. Выделите в своем календаре стратегически важное время, когда ваша концентрация и умение решать проблемы наиболее остры для встреч с клиентами или питчей.

Рутинные задачи, требующие меньшей остроты ума, например отчеты о расходах, отложите на время, когда вы обычно более утомлены.

18) Используйте профессиональные средства коммуникации

61% сотрудников чувствуют себя разобщёнными, потому что в их коллективе все используют разные инструменты. Они не общаются через единый канал.

Личные приложения, такие как WhatsApp, Telegram и Google Hangouts, в совокупности не обязательно улучшают внутреннюю коммуникацию или рабочие процессы.

Подумайте о переходе на коммуникационную платформу, которая объединит вашу телефонную систему, командный чат, конвейер продаж и службу поддержки клиентов.

Выберите правильную коммуникационную платформу, которая поможет вашей команде работать удалённо, а не использовать огромное количество приложений для чата и таблицу с номерами мобильных телефонов.

19) Будьте бдительны в отношении рисков безопасности

То, что вы не находитесь в офисе, не означает, что вы не являетесь мишенью для хакеров. Ваша рабочая машина представляет собой невероятную ценность для воров и преступников, поэтому позаботьтесь о том, чтобы работать безопасно.

Помните о сетевых правилах вашей компании, таких как использование Wi-Fi, личных устройств и т. д. Кроме того, используйте принцип "доверяй, но проверяй" в отношении документов, отправляемых в ваш почтовый ящик.

Используйте виртуальную частную сеть (VPN) бизнес-класса для шифрования и знайте, как получить помощь ИТ-службы и сообщить об угрозах безопасности.

Не пренебрегайте своими обязанностями по обеспечению безопасности оборудования домашнего офиса. Поймите, как защитить себя от распространенных угроз безопасности.

20) Не играйте в догонялки

Завершая рабочий день, приведите в порядок своё рабочее место и составьте план на следующий день. Закройте все приложения и программы и отложите устройства в сторону, чтобы дать понять, что работа на сегодня закончена.

Просмотрите свой календарь, чтобы определить ключевые приоритеты на следующий день и сразу приступить к выполнению основных задач после утренней рутины, а не тратить время на определение того, за что взяться в первую очередь.

21) Выходите на улицу

Найдите время для физических упражнений, друзей, хобби и ухода за собой. Укрепление личного здоровья и отношений способствует повышению профессиональной продуктивности, предотвращая выгорание и депрессию.

 Отдайте предпочтение таким привычкам, как регулярные тренировки, участие в общественных группах, хобби, не связанное с карьерой, бронирование отпусков, применение техник mindfulness или обращение за терапевтической поддержкой в случае психологических проблем.

22) Приложите усилия для общения вне работы

Полностью отключайтесь от сети по вечерам и выходным. Отключение от профессиональной деятельности в нерабочее время и полное присутствие в личной жизни требует дисциплины, но приносит свои плоды.

Избегайте проверки электронной почты или сообщений поздно вечером или в выходные. Дайте своему мозгу время отдохнуть, чтобы восстановить творческий потенциал и эффективность в рабочие дни, направив внимание на хобби, уход за собой, семью и друзей.

23) Подумайте о фрилансе

Если вы успешно работаете дома, подумайте о том, чтобы перейти на полный рабочий день на фриланс.

Поскольку удалённая работа становится всё более распространенной, высококвалифицированные независимые подрядчики пользуются большим спросом во многих отраслях. Такие сайты, как Kwork и Fl.ru, сделали фриланс жизнеспособным вариантом карьеры для писателей, дизайнеров, программистов и многих других.

Самое приятное во фрилансе из дома – это то, что вы сами устанавливаете свой гибкий график. Вы сами контролируете, за какие проекты берётесь и когда их выполняете.

Фриланс позволяет диверсифицировать доходы, поскольку вы можете легко обслуживать несколько клиентов одновременно. Кроме того, он масштабируем – вы можете вкладывать больше часов по мере необходимости, чтобы достичь своих финансовых целей.

Только не забудьте установить чёткие границы и расценки. Слепое согласие на любую работу ради быстрых денег со временем приводит к разочарованию и выгоранию.

24) Отдайте предпочтение своему психическому здоровью

Работа на дому обеспечивает гибкость, но также может привести к переутомлению.

Незаметно для коллег и менеджеров рабочий день легко перетекает в рабочий вечер, а то и выходные. Кроме того, изоляция удалённой работы может негативно сказаться на психическом здоровье.

Важно понимать, когда вам нужна дополнительная поддержка. Если вы постоянно чувствуете подавленность, тревогу, стресс или эмоциональное напряжение из-за удалённой работы, обратитесь за помощью. Воспользуйтесь льготами по охране психического здоровья, которые может предложить ваша компания.

Обратитесь к специалисту, который поможет справиться с чувством изоляции, усталости или депрессии, усугубляемым виртуальной рабочей средой. Приоритет психического здоровья позволит вам быть более вовлеченным, творческим и продуктивным.

Главное – это самоанализ своего эмоционального состояния. Регулярно ухаживайте за собой, устанавливайте границы между работой и личной жизнью и используйте ресурсы психического здоровья, когда это необходимо.

Выполните домашнее задание, прежде чем работать дома

Преимущества работы на дому для сотрудников выходят далеко за рамки отсутствия необходимости ездить на работу. Каждый удалённый сотрудник думает о благополучии членов своей семьи и своём благосостоянии.

Сотрудники могут удовлетворить обе эти потребности, если у них есть возможность работать дома полный рабочий день. Согласно опросам, удалённые работники, работая из дома, становятся счастливее.

Однако для эффективной работы из дома требуется нечто большее, чем высокоскоростное подключение к Интернету и видеоконференции. Начните применять эти советы по работе из дома на практике, чтобы упорядочить свой распорядок дня и повысить производительность.