Технология светофор как инструмент управления

Prof-Post Менеджмент

На каком принципе основана технология светофор, понятно из её названия: любые показатели делятся на три группы – зелёную, жёлтую и красную, и в зависимости от этого либо принимаются решения, например, продолжать сотрудничество с поставщиком, либо работник, попавший в красную или жёлтую зону, может изменить своё поведение, чтобы оказаться в зелёной. Рассмотрим эти и другие примеры подробнее.

Пример № 1

Технологию светофор можно использовать в связке с другими инструментами управления, например, с системой KPI. Допустим, в отделе продаж ежедневно старший менеджер в специальной таблице отмечает зелёным цветом сотрудников, которые выполняют ключевые показатели деятельности, красным – тех, кто показывает менее 50 % необходимого результата, а жёлтым – тех, кто находится посередине и в зависимости от своих действий может оказаться как в красной, так и в зелёной зоне.

Кроме того, такая цветовая градация наглядно показывает, кто постоянно выполняет или не выполняет план, а значит, позволяет сделать выводы об эффективности или неэффективности работы конкретных сотрудников и решить, например, что их нужно направить на дополнительное обучение. Если же в ходе анализа выясняется, что KPI не поддаются ни одному специалисту, то стоит пересмотреть ключевые показатели деятельности или изменить/обновить скрипты. Возможно, причина неэффективной работы сотрудников кроется именно в этом.

Технологию светофор можно заложить в основу системы поощрений и наказаний. Допустим, специалиста по продажам, который регулярно оказывается в красной зоне, можно на один или два дня посадить только на входящие звонки. Поскольку его доход напрямую зависит от количества заключённых сделок, то такая мера может оказаться сильнее, чем привычные штрафы.

С помощью технологии светофор можно фиксировать недочёты в работе сотрудников. Например, если менеджер регулярно не заполняет CRM, то каждый такой факт фиксируется в специальной таблице и помечается красным цветом. И за этим следуют штрафные санкции, даже если этот человек выполняет и перевыполняет план. Ведь правила работы одни для всех – и для лидеров, и для тех, кто пока только осваивает ключевые показатели эффективности.

Система светофор может помочь оценить уровень развития любого профессионального или мягкого навыка у сотрудников. Допустим, нужно понять, насколько эффективно специалисты по продажам использую скрипты. Красная зона – 90-100 %, жёлтая – 60-89 %, красная – 59 % и меньше. И дальше уже делать организационные выводы.

Пример № 2

Технологию светофор можно использовать, во-первых, чтобы повысить мотивацию сотрудников, стимулировать их проявлять инициативу и совершенствовать выполнение собственных должностных обязанностей, а также улучшать те бизнес-процессы, в которых они задействованы. Во-вторых, технология светофор помогает руководителю развивать его управленческие и лидерские навыки. В-третьих, эта технология работает как фильтр, помогая, с одной стороны, выявлять и отсеивать слабых сотрудников, с другой – находить сильных работников и создавать условия для их дальнейшего развития.

Итак, как можно реализовать всё это на практике? Один из вариантов – система жетонов. Красный получают те, кто провалил задачу по срокам и/или качеству, жёлтый – те, кто с задачей справился, но не проявил инициативы и не привнёс ничего нового, зелёный – те, кто и задачу выполнил, и создал какой дополнительный положительный эффект (улучшил скрипт продаж, ускорил или упростил бизнес-процесс и под.). Причём в зависимости от сложности задачи награда может исчисляться не одним, а несколькими зелёными жетонами, а вот жёлтые и красные лучше не множить, чтобы не демотивировать сотрудников. Плюс, каждый жетон должен иметь какой-то известный всем денежный эквивалент. Например, зелёный жетон – 1000 рублей премии или фиксированный процент от выручки. Красный жетон, наоборот, должен быть связан с депремированием (минус 1000 рублей премии). А жёлтый либо приравнивается к нулю, либо к маленькому плюсу (условные 100 рублей).

Здесь нужно сделать несколько важных оговорок:

задачи, которые оцениваются жетонами, должны либо выходить за рамки ежедневных должностных обязанностей, либо входить в их число и стать основой своеобразного профессионального соревнования;
задачи, которые оцениваются жетонами, могут распределяться на конкурсной основе. Допустим, задачу закрепляют за тем сотрудником, который пообещал выполнить её в самый короткий срок;
система светофор, реализованная в виде жетонов, подходит только для некоторых сфер деятельности, в которых можно чётко выделить и оценить вклад конкретного человека в общее дело. Например, в конструкторском бюро, где у каждого сотрудника есть свой фронт работ – определённый чертёж, разработка одной детали и под.;
система светофор, реализованная в виде жетонов, может вызвать неприятие сотрудников, поскольку у них возникнут ассоциации с детским садом или начальной школой, где вместе оценок дети получают как раз кружочки, солнышки и проч. Хотя не исключена и обратная ситуация, когда игровой и ассоциативный моменты, наоборот, пойдут в плюс, и люди с удовольствием и азартом включатся в предложенную систему.
система светофор, реализованная в виде жетонов, помогает распределять бонусные задания справедливо. Руководителю будет сложно выделять любимчиков и обделять «нелюбимчиков».
систему светофор, реализованная в виде жетонов, можно использовать как более простой и наглядный аналог системы КТУ, которая основывается на расчёте сложных коэффициентов, что под силу не каждому сотруднику, а вот оценить «стоимость» накопленных жетонов разных цветов может любой.

Пример № 3

Все поставщики делятся на три группы: зелёные – те, кто выполняет обязательства на 80-100 %, жёлтые – те, кто выполняет обязательства на 50-79 %, красные – те, кто выполняет обязательства на 49 % и менее. Причём такой анализ проводится не один раз, а идёт на постоянной основе.

Поставщики из зелёной зоны могут получать преференции – например, работу по предоплате. К контрагентам из жёлтой зоны можно применять санкции за нарушение условий договора. Допустим, штрафы или пени. А с компаниями из красной зоны лучше разорвать деловые отношения.

Итак, технология светофор – это универсальный наглядный инструмент управления персоналом и способ совершенствования бизнес-процессов. Да, он подходит не для всех компаний, не для всех коллективов и не для всех видов работ, но он всё равно должен быть в арсенале каждого руководителя, потому что внутренние и внешние условия работы в любой момент могут измениться так, что технология светофор окажется оптимальным способом решения актуальных управленческих задач.