Система оценки персонала: как её создать

Системой оценки персонала называют ряд регулярных мероприятий, проводимых, чтобы, во-первых, получить достоверные данные о том, соответствуют ли сотрудники компании необходимым профессиональным и личностным стандартам, во-вторых, найти причины, мешающие работникам раскрыть их потенциал, в-третьих, разработать эффективные меры, которые позволят изменить ситуацию к лучшему (обучить персонал или повысить его квалификацию, расстаться с недобросовестными сотрудниками и т. д.).

Правильно выстроенная и хорошо работающая система оценки персонала является:

• прозрачной. Методики и инструменты, с помощью которых проводят оценку, дают объективные результаты, влияющие на оплату труда работников;

• практичной. Критерии и процедура оценки понятны как тем, кто проводит оценку, так и тем, кого оценивают. Обе стороны процесса принимают установленные правила и считают их справедливыми;

• действенной. Благодаря системе оценки персонала поддерживается высокой уровень мотивации специалистов, поскольку работодатель учитывает основные их потребности, и возникает крепкая связь между результатами труда и его оплатой. Плюс, именно благодаря этой системе часто раскрываются такие профессиональные и личные качества работника, о которых не подозревает даже он сам;

• принятой сотрудниками. Люди должны понимать, что система оценки персонала – это не блажь руководства и не средство, чтобы их пугать или притеснять, что она выгодна и им тоже, поскольку, во-первых, специалисты осознают, какие навыки им нужно укрепить и в каком направлении стоит развиваться, а во-вторых, знают, каковы требования к менеджерским должностям и при желании могут приложить усилия, чтобы продвинуться по карьерной лестнице. То есть служба внутренних коммуникаций должна доносить до коллектива, для чего нужна система оценки персонала и какие выгоды она несёт самим работникам.

Систему оценки персонала можно разработать тремя способами:

1. Взять готовую модель, действующую в другой организации.

2. Создать собственную систему, учитывая специфику своей деятельности.

3. Отдать задачу на аутсорсинг: внешние эксперты выстроят её с нуля самостоятельно либо при поддержке специалистов компании.

У каждого варианта есть плюсы и минусы. Первый – быстрый и, скорее всего, недорогой, но может оказаться, что система «с чужого плеча» не подходит и её нужно будет адаптировать. Второй – долгий и дорогой, поскольку придётся идти путём проб и ошибок. Третий – небыстрый, поскольку сторонним специалистам необходимо время, чтобы разобраться в особенностях бизнес-процессов предприятия, и дорогой, потому что эксперты берут за работу немалые деньги. Однако какой из трёх вариантов ни выбери, потребуется пройти следующие этапы.

1. Определить цели создания системы оценки персонала

Чаще всего такую систему создают, чтобы повысить мотивацию персонала, сравнить существующие результаты работы с целями компании, утверждёнными нормативами и плановыми показателями, понять, соответствуют ли рабочие процессы имеющимся технологиям, оценить hard и soft skills сотрудников, а также их профессиональный и личностный потенциал.

Цели должны быть приняты и утверждены руководителями всех уровней, а также понятны линейными специалистами. Это станет залогом того, что система в компании приживётся.

2. Собрать рабочую группу

В неё следует включить представителей службы персонала и других работников, имеющих знания и опыт, которые помогут разработать и/или внедрить систему оценки персонала. Если задача отдана аутсорсинг, то костяк рабочей группы составляют сторонние специалисты (фрилансеры или работники консалтинговой организации), действующие при поддержке сотрудников заказчика.

Первая задача собранных экспертов – проанализировать имеющийся в компании опыт оценки и опыт других организаций, в том числе конкурентов, и понять, готова ли компания к внедрению такой системы и что нужно предпринять, чтобы повысить готовность (изменить корпоративную культуру, создать профессиональные стандарты, провести разъяснительную работу с коллективом и т. д.).

Вторая – выбрать и при необходимости обучить оценщиков, которые будут работать на постоянной основе.

Третья – определить, какие сотрудники или группы сотрудников будут оцениваться. Может быть, через процедуру оценки будут проходить все без исключения. И для разных сотрудников (групп сотрудников) могут быть разные цели оценки. Одних оценивают, чтобы понять, каким новым методам работы обучить, других – чтобы выбрать из них руководителя отдела, третьих – чтобы усовершенствовать систему оплаты их труда, четвёртых – чтобы оценить, соответствуют ли они занимаемой должности, и т. д.

3. Сформулировать критерии и выбрать методы оценки

Критерии оценки подбираются с учётом особенностей рыночного сегмента и нюансов производственной деятельности, целей и задач оценки, а также с учётом характерных черт каждого рабочего места. Методы оценки подбираются с учётом, во-первых, квалификации оценивающих специалистов и количества оцениваемых сотрудников, во-вторых, целей, задач и параметров исследования. Применять можно как количественные, так и качественные методы оценки, а также и те и другие в любых соотношениях.

4. Рассчитать бюджет и подготовить нормативные документы

В бюджете необходимо учесть как крупные затраты (гонорары оценщиков, оплату труда оцениваемых сотрудников, поскольку процедура проходит в рабочее время), так и мелкие (канцелярские принадлежности, печать бланков с тестами, покупка специализированной литературы и т. д.).

Создание, внедрение и функционирование системы оценки персонала необходимо отразить в локальных нормативных актах и других внутренних документах (положение об оценке персонала, план мероприятий по оценке, учебно-методические материалы для оценщиков, инструкции для оцениваемых и проч.).

5. Сообщить сотрудникам о целях, задачах и выгодах от работы системы оценки персонала

Об этом я уже писала выше, но сама процедура критически важна, так что напомню о ней ещё раз. Всех сотрудников проинформировать. Тем, кто не понял, разъяснить. Тех, кто не принял, убедить. Или расстаться с ними.

Эта работа может проходить в один этап или в несколько. Всё зависит от размеров компании и количества оцениваемых работников, а также от того, насколько быстро люди примут нововведение.

6. Выбрать человека, который будет контролировать работу системы оценки персонала

Этот специалист (сотрудник службы персонала, внешний эксперт или представитель консалтинговой компании) должен иметь собственные критерии оценки работы доверенной ему системы и придерживаться определённых методик (наблюдение за оценщиками и оцениваемыми, анализ результатов тестов, просмотр видео, прослушивание аудиозаписей и т. д.). Частью системы контроля может быть процедура, когда оценщики анализируют работу друг друга и осуществляют взаимную проверку.

Таким образом, система оценки персонала – это действенный механизм, позволяющий понимать, в какой профессиональной форме сотрудники находятся в текущий момент и что нужно делать, чтобы в будущем уровень их hard и softs kills позволял компании достигать стратегических целей развития.