Разделение задач как метод реализации амбициозных целей
Разделение задач — это процесс разложения глобальной цели на более мелкие, управляемые и конкретные шаги. Это принцип, который применяется в различных сферах человеческой деятельности, включая управление проектами, разработку программного обеспечения, образование и личное развитие. В основе этого метода лежит идея, что любую сложную задачу можно разбить на множество небольших, легко выполнимых частей. Такое деление помогает не только эффективно использовать ресурсы, но и поддерживает мотивацию на каждом этапе реализации цели.
Декомпозиция находит применение в различных областях: математике, бизнесе, при решении повседневных задач и проблем и так далее. Она лежит в основе тайм-менеджмента, разработки интерфейсов. Под декомпозицией подразумевается разделение на части и выстраивание последовательности действий, ведущих к цели. Такая последовательность может быть представлена, например, в виде блок-схемы или интеллект-карты.
Существует два основных вида декомпозиции. Первый – горизонтальная: при этом подходе работа делится на типы задач, уровни и элементы. Недостаток этого метода заключается в том, что каждый выполненный этап не дает конкретного результата, так как итог достигается только после завершения всех шагов. Поэтому горизонтальная декомпозиция используется редко.
Второй вид – вертикальная: здесь вопрос рассматривается в деталях и поэтапно. Каждая задача прорабатывается отдельно, и таким образом получается результат. Этот метод гораздо удобнее горизонтального, так как после выполнения каждого шага можно проанализировать результат и внести изменения при необходимости.
Независимо от выбранного типа декомпозиции, их основная цель остается неизменной – упростить понимание того, как достичь желаемого результата.
Чтобы было понятнее, рассмотрим простой пример декомпозиции: цель Ивана – сделать 100 отжиманий подряд. Для этого он составил план тренировок: первый день – 15 отжиманий, второй день – 20, третий и четвертый дни – по 30 и так далее, пока не достигнет цели в 100 отжиманий за один подход. Конечно, он может действовать без строгой системы, полагаясь только на свои силы, желание и свободное время, но будет ли его путь столь же эффективен?
Структура любой декомпозиции обязана соответствовать ряду важных принципов:
финальные шаги достижения цели должны быть максимально упрощены;
каждая задача должна быть четко обозначена и легко понятна исполнителю;
излишняя детализация декомпозиций нецелесообразна, так как увеличение количества мелких задач затрудняет их контроль и управление;
при создании нового уровня декомпозиции следует учитывать необходимость его введения и уровень квалификации исполнителя, потому что более опытный специалист справится с упрощенной версией, а менее опытному потребуется более детальная схема;
все задачи должны подчиняться основному уровню.
Конечный итог должен составлять 100%. Каждый шаг вносит свою долю в результат, и суммарно все шаги должны давать 100%.
В действительности, декомпозиция представляет собой не просто метод решения проблем и достижения целей, а особый способ мышления. В повседневной жизни этот подход помогает выполнять привычные задачи. Например, мы умеем готовить бутерброды, делая это шаг за шагом: сначала выбираем ингредиенты, затем отрезаем хлеб и сыр, в результате чего достигаем своей цели. Такой процесс давно стал автоматическим, поскольку многократно повторялся.
А теперь представьте, что человеку, далекому от кулинарии, поручают испечь торт. У него есть два пути: первый - использовать композиционный метод, выбирая ингредиенты на глаз; второй - применить декомпозиционный подход, то есть найти пошаговый рецепт в Интернете и следовать ему, что позволит сэкономить время и нервы.
В бизнесе, когда перед сотрудником стоит задача, декомпозиция является наилучшим инструментом для её выполнения. Об этом свидетельствуют несколько веских причин:
Разделение задач: большая и комплексная задача может казаться невыполнимой и вызывать страх. Например, студент считает, что невозможно написать дипломную работу за два месяца, и откладывает её на потом. Но если рассмотреть эту цель как совокупность маленьких шагов: сегодня написать введение, завтра найти материалы для первой главы и так далее, задача становится более управляемой. В тайм-менеджменте этот подход именуется «Метод слона»: целого слона съесть нереально, но разбив его на бифштексы, это вполне возможно.
Четкие сроки: допустим, компания планирует открыть филиал в другом городе за 10 дней, выделив на это миллион рублей. Создание иерархии этапов реализации покажет, что указанного времени недостаточно, так как не учтено время на подбор команды.
Детализированный план: цель без подробного плана реализации представляет собой лишь мечту. Декомпозиция делает конечную цель достижимой и понятной.
Определение ресурсов: снова вернемся к задаче по открытию нового офиса. Разбивая цель на подзадачи, можно понять, что для её достижения необходимо нанять дополнительных сотрудников и обратиться в кадровое агентство для формирования команды.
Экономия времени: зная точно, что и когда нужно сделать, цель будет достигнута намного быстрее, чем при общем представлении о необходимых шагах.
Снижение рисков: чем точнее и подробнее прописаны шаги реализации, тем меньше вероятность ошибок и потерь ресурсов.
Приоритеты: строгая иерархия подзадач определяет, что должно быть сделано в первую очередь.
В процессе декомпозиции, несмотря на ее преимущества, могут возникнуть определенные трудности. Например, не всегда сразу удается понять, как связаны между собой задачи и до какого уровня детали нужно разбивать основную цель. Однако, если подойти к этому вопросу разумно, все проблемы решаются относительно просто.
Как проводить декомпозицию?
Не существует универсального метода декомпозиции, который бы одинаково эффективно подходил для всех целей и ситуаций. Всё зависит от ясности и масштабности цели, а также от вероятности изменений окружения и возможных непредвиденных обстоятельств. Рассмотрим наиболее популярные методы декомпозиции, которые можно использовать как отдельно, так и в сочетании друг с другом.
Методы декомпозиции
Декомпозиция по этапам: этот подход предполагает разбивку цели на последовательные этапы. Каждому этапу посвящен определенный набор действий, которые требуется выполнить последовательно. Обычно такая декомпозиция отображается в виде диаграммы. Например, если требуется организовать массовую рассылку писем клиентам, задача разбивается на подзадачи, за каждую из которых отвечает конкретное лицо: отдел продаж определяет скидки и акции, копирайтер пишет тексты буклетов, администратор базы данных отправляет письма и т.д.
Приоритизация цели: этот метод подходит, когда цель ясна и шаги для ее достижения легко определить. В этом случае используется методология постановки целей по SMART, согласно которой цель должна быть: конкретной, измеримой, достижимой, актуальной и определенной по времени.
Декомпозиция по ролям и сценариям пользователей: этот метод применяется при создании сайта, когда предполагается несколько способов выполнения одного и того же действия разными типами пользователей. Рассмотрим пример: покупатель в интернет-магазине может приобрести товар несколькими способами: добавить его в корзину для сравнения с аналогичными предложениями или сразу же оплатить покупку. Покупатель при этом может быть зарегистрированным пользователем или действовать на сайте анонимно. Функции каждого варианта действий реализуются как отдельные подзадачи.
Декомпозиция измеримых показателей: в данном подходе задачи разбиваются не по этапам, а по конкретным числовым значениям. Этот метод особенно полезен при достижении финансовых целей или увеличении числа клиентов. Например, Иван решил накопить за год определённую сумму. Он пообещал себе откладывать каждый день маленькую сумму и для контроля создал таблицу. В первой колонке указаны дата и день недели, а во второй — сумма, которая должна ежедневно увеличиваться на 10 рублей. Таким образом, задача измеряется конкретными суммами.
Дерево зависимостей: не всегда цель или задача могут быть разделены на конкретные шаги, и для её выполнения может понадобиться ряд независимых мероприятий. Этот способ подходит для улучшения различных аспектов жизни, таких как повышение дохода, улучшение здоровья или наведение порядка в доме. Допустим, Екатерина решила вести здоровый образ жизни и поставила перед собой такие цели, как пройти медицинский осмотр, сбросить 10 килограммов и ежедневно заниматься бегом. Эти задачи первого уровня между собой не связаны. Далее их нужно разделить на подзадачи. Например, для прохождения медицинского осмотра ей нужно выбрать клинику и взять отпуск для обследования.
Одношаговая декомпозиция: эта методика эффективна в условиях неопределённости, когда нет чёткого понимания, как достичь цели, и существует риск её невыполнения из-за непредвиденных ситуаций. При такой декомпозиции ставится цель, выделяется первоочередная задача, и после её выполнения снова обращаются к основной цели для определения следующих шагов.
Для разбивки целей на составляющие можно воспользоваться методикой, разработанной Брайаном Трейси. Этот метод широко применяется в различных бизнес-сферах и включает в себя 12 этапов, которые позволяют добиться поставленных целей:
четкое осознание желаемого результата и его реалистичность;
измеримость и достижимость цели;
запись цели на бумаге;
осознание выгоды от достижения цели;
определение доступных ресурсов и начальных данных;
установление конечного срока для достижения цели;
выявление потенциальных препятствий на пути к цели;
обладание необходимой дополнительной информацией;
составление списка людей, которые могут помочь;
разработка плана действий;
визуализация цели;
реализация намеченных действий.
Главное отличие методики Брайана Трейси заключается в использовании различных психологических приемов, что делает подход более эффективным по сравнению с другими. Независимо от выбранной методики, всегда нужно быть готовым к тому, что путь к цели может измениться. Это не должно вас останавливать, а напротив — побуждать взять чистый лист бумаги и разработать новый план, учитывающий возможные риски.
Осваиваем искусство декомпозиции
Ответственное лицо, назначенное для выполнения предстоящих задач, обычно производит декомпозицию, однако этот навык будет полезен всем, вне зависимости от их должности или уровня ответственности. Процесс разделения исследуемой системы на составные части включает следующие ключевые этапы:
выявление главной цели;
разделение цели на отдельные задачи;
разбивка задач на подзадачи;
анализ каждого уровня;
удаление задач, которые не являются значимыми;
создание итоговой схемы.
При визуализации нередко возникает вопрос: какое количество уровней декомпозиции является оптимальным? Принято считать, что три уровня – идеальный вариант для большинства схем, так как он четко показывает, какие действия следует предпринять в первую очередь. Если речь идет о масштабных задачах, то здесь будет уместно применить шестиступенчатую декомпозицию, где:
1 уровень соответствует ценностям и миссии компании;
2 уровень - стратегическим целям компании;
3 уровень - тактическим целям, вытекающим из стратегических;
4-6 уровни описывают задачи и подзадачи;
Единого правила относительно количества уровней не существует. Слишком детализированная схема может утратить наглядность, а чрезмерно сжатая не предоставит чёткой картины действий, что станет причиной возникновения большего числа вопросов в процессе работы. Независимо от количества уровней, последний должен включать наиболее простые задачи, понятные исполнителям.
Для иллюстрации декомпозиции существует множество полезных инструментов: ментальные карты, древовидные интеллект-карты. Их можно создавать как вручную, так и с использованием современных технологий.
Комментарии 0