Как нейросети могут помочь менеджерам улучшить рабочие роли

Prof-Post Инновационный менеджмент

Для того, чтобы создать продуктивные и эффективные роли, многие руководители сегодня используют возможности нейросети, примером может служить ChatGPT.

Руководство компаний постоянно стремится повысить эффективность работы своих сотрудников. Но часто использует жёсткие методы, которые в скором времени приводят к выгоранию работников. Для того, чтобы избавиться от этого, необходимо использовать рациональное изменение условий труда. Опросы, проводимые в России в 2022-м году НИИ ОФУУ показывают, что около 30% сотрудников жалуются на эмоциональное выгорание, а 40% опрошенных бояться, что их деятельность может постепенно привести к психическим расстройствам.

Важным показателем, грамотно ли построен менеджмент, считается вовлечённость сотрудников. Согласно тому же опросу, только 32% считали себя вовлечёнными, в то время как 17% опрошенных заявили, что они чувствовали себя на грани увольнения.

Снижение производительности, апатия к работе, внутреннее эмоциональное выгорание, высокое умственное напряжение, неудовлетворённость работой часто являются причиной неправильной организации условий труда. В том числе и рабочего места, удобство и дизайн которого имеет большое значение. Как показывают исследования последних лет, этот фактор во многом влияет на результаты работы не только рядовых работников, но и руководителей.

Для ликвидации негативных последствий в последнее время используются возможности искусственного интеллекта, в том числе нейросети. Они позволяют восполнить пробелы в знаниях менеджеров, не имеющих достаточных теоретических знаний и практического опыта, необходимых для адаптации к современным условиям. Среди них наибольшим качеством и функционалом на сегодняшний день может похвастаться ChatGPT. Однако необходимо учитывать, что его использование имеет как плюсы, так и минусы. С ними в полной мере необходимо ознакомиться руководителям коммерческих организаций. Для некоторых организаций издержки могут показаться слишком серьёзными, а потому в конце я расскажу о менее эффективных, но более доступных аналогах.

Управленческие проблемы: рутинная и не приносящая удовлетворения работа

Определим основные факторы, которые влияют на качество работы. Для этого будем использовать модель SMART work Design, которая была разработана преподавателем менеджмента в Университете Кертина Шэрон К. Паркер. Среди факторов, определяющих высокое качество работы, называются следующие:

Работа должна быть стимулирующей, с подбором разнообразных задач и получением новых навыков.
Поощряющей мастерство. Чтобы расти, сотрудник должен понимать свою роль и получать обратную связь.
Агентной, что предполагает высокий уровень самостоятельности и участия в её изменениях.
Реляционной, что подразумевает поддержку и понимание со стороны коллег и начальства.
Выдвигать терпимые требования, что подразумевает разумный уровень физического, когнитивного и психологического давления на работника. Хотя некоторые виды работы будут сложнее других с физической или когнитивной точки зрения, всегда необходимо, чтобы эти требования находились на приемлемом уровне.

Многие руководители сейчас уделяют существенное внимание организации хорошо продуманных рабочих мест, однако до сих пор имеются и плохо организованные, создающие дискомфорт. Об этом говорит и исследование НИИ ОФУУ за 2019 год. Согласно этим данным, только 40% занятых россиян считают свои рабочие места комфортными. 44% опрошенных считают свои условия работы удовлетворяющими основным характеристикам SMART. Однако 16% респондентов считают условия своей работы неудовлетворительными, не отвечающими требованиям SMART.

Последние исследования позволили выявить то, что даже представители руководящего звена, составляющие высший менеджмент, часто не имеют представлений о правильной организации рабочего места. Для этого было проведено тестирование на предмет того, как они представляют себе процесс разработки административной рабочей роли (Моделирование №1). Изначально бралась простая работа на полставки, которая предусматривала 4 задачи по копированию и подшивке документов. Далее тестируемым предлагалось продлить рабочий день до полного, для чего необходимо было выбрать ещё 4 задачи из 11-ти предложенных. Они включали 5 повторяющихся задач по копированию и подшивке документов и 6 более сложных задач, но предполагающих личную инициативу. В число задач входило приветствие посетителей, помощь коллегам в организации встреч.

Участникам предложили поставить оценки от 0 до 4 баллов, чем выше балл, тем более удобными считались условия труда. Проведённый многофакторный анализ показал, что 45% специалистов, менеджеров и студентов, изучающих менеджмент и одновременно работающих в сфере услуг, считают, что они выполняют однообразную повторяющуюся работу, не имеют возможностей к развитию рабочих навыков, а также к качественному планированию своей работы.

При проведении следующего исследования (Моделирование №2) участникам предлагали поставить себя на место менеджера, который должен решать кадровые проблемы, описанные в 4-х сценариях. В каждом из них структура должностных ролей имела заметные недостатки. Участники должны были принять решения так же по готовым сценариям, одни из которых предполагали «исправление работника» или «исправление дизайна рабочего места». В первом случае источником проблем считались сотрудники, во втором – неправильное создание условий труда. По этим основаниям различался менеджмент.

К примеру, в одном из сценариев работник склада, формирующий заказы по доставке товаров, соблюдал только 50% установленных сроков, хотя часто ходил за товарами. Как показали исследования, большинство участников выбрало второй сценарий (“Привлечь сотрудника и его коллег к анализу, чтобы определить способы, с помощью которых их работа могла быть организована лучше” или “Реорганизовать работу так, чтобы не нужно было распределять задачи по времени”). Однако 40% участников предпочли условия сценария, направленного на исправление работника (“Незаметно наблюдать за поведением человека, чтобы увидеть, насколько быстро он продвигается”). Благодаря этому удалось получить подтверждение тому, что значительная часть менеджеров не имеет представления о правильном планировании работы.

Генеративный ИИ может предложить эффективный дизайн условий работы

Следующий этап исследования предполагал использование возможностей искусственного интеллекта (ИИ), нейросети типа ChatGPT с целью выяснить, сможет ли это помочь улучшению работы в целом. В результате был сделан вывод, что ChatGPT вполне может помочь в планировании рабочего процесса. Однако руководителям необходимо понять, что для получения позитивных результатов необходимо грамотно использовать его возможности. ChatGPT был использован для принятия гипотетических решений о моделировании нового дизайна рабочего места (Моделирование №1). При этом решение поставленных задач прогонялось 20 раз с одним и тем же запросом, при этом раз от раза предложения по изменениям улучшались. Если сравнивать с результатами тестирования, проводимого с менеджерами и студентами, использование возможностей нейросети показало более высокие результаты. Такую оценку дали эксперты по организации дизайна рабочих мест.

После этого возможности ChatGPT были использованы в проведении Моделирования №2. Здесь рассматривались 4 сценария решения проблем работы с управленческими кадрами, включая случай с уже упоминавшемся работником склада. В каждом сценарии ИИ выбрал второй вариант – исправление структуры работы, и ни разу не был выбран вариант исправления работника. При этом были предложены способы решения проблемы, которые превосходили не только предложения студентов, но и профессиональных менеджеров. Эти показатели повторили результаты Моделирования №1.

Интересно, что при использовании нейросети ChatGPT не было выбрано ни одного варианта, которые предлагались экспертами для решения проблемы, поставленной в Моделировании №2. В предложениях по работе сотрудника склада ИИ набрал 4 балла, но предложение его было неожиданным: “Я бы выделил сотруднику и ее коллегам премию, когда они уложатся в отведенное время”. При этом ни о каких способах внедрения тайм-менеджмента речи не было.

Один большой урок: ключевые подсказки

Для определения возможностей ChatGPT самостоятельно генерировать решение поставленных задач было предложено моделирование двух рабочих заданий без сценариев решения проблем. При этом тестирование проводилось каждый раз в новой учётной записи с отключением функции истории предыдущих чатов. Это делалось для того, чтобы ChatGPT не опирался при новом решении на результаты предыдущих сеансов.

Вот здесь варианты использования возможностей нейросети вызвали беспокойство. При поставке тех же задач, как в предыдущих исследованиях, “предоставлять эффективные стратегии для решения проблемы”, ChatGPT стал выбирать варианты решения проблем с использованием исправления работника, опираясь на старомодные тейлористские подходы к рабочим системам. К примеру, в случае с гипотетической работницей склада, которая была названа Алиса, были предложены такие варианты исправления, как дополнительное обучение и овладение навыками контроля времени. Например: “Сосредоточиться на повышении скорости и точности Алисы в поиске и получении товаров со склада”. Так же предлагалось усилить обратную связь о результатах работы и стимулирование деятельности, которое приведёт к повышению мотивации. Звучало это так: “Связывая производительность с вознаграждением, Алиса получит мотивацию сосредоточиться на повышении скорости и эффективности”. Таким образом, каждое решение, принятое с использованием нейросети, не учитывает грамотное планирование работы, а лишь повышение мотивации и способностей работников.

Получив такие не самые оптимальные результаты, далее ChatGPT было предложено рассмотреть тот же сценарий, но используя несколько подсказок. Таких, как “Подумайте о разработке качественной работы для Алисы“, "Подумайте о здоровье, благополучии, мотивации, удовлетворенности и значимости работы Алисы” и “Подумайте о дизайне работы Алисы”. После этого ИИ изменил предложения по решению проблемы, выбрав в качестве основы второй вариант. Он включал изменение условий работы Алисы, в том числе анализ распределения времени и рабочей нагрузки для постановки реалистичных временных целей. А также вовлечение Алисы в процесс решения проблем с учётом её мнения по поводу улучшений условий труда. Нейросети также предлагали налаживание обратной связи, которое вызовет повышение мотивации и удовлетворённость изменениями в условиях труда. Также предлагалось создать условия дополнительного обучения Алисы для развития навыков и повышения уровня вовлечённости в работу компании.

Такой подход позволяет улучшить показатели Алисы по SMART дизайну условий труда, расширить свободу действий, повысить мастерство, мотивацию к работе, одновременно повышая терпимость к требованиям. ИИ в результате предложил решения, которые обеспечивают существенное улучшение условий труда, возможности карьерного роста, создание командной поддержки и сотрудничества с руководителями, представляющими высший менеджмент, создание баланса между работой и личной жизнью. Подобные решения вполне согласуются с теоретическими исследованиями в области организации труда, согласуя работу с моделью SMART, что в итоге приведёт к более здоровому и продуктивному труду сотрудников.

Что мы узнали?

Таким образом можно прийти к выводу, что самостоятельно генерировать решения поставленных задач ChatGPT может, но не всегда такие решения бывают оптимальными. По этой причине важное значение имеет сотрудничество человека и искусственного интеллекта. Со стороны менеджеров должны быть составлены подробные инструкции и поставлены чёткие задачи. Если точно сформулировать запросы, можно в результате получить от ИИ более релевантные и эффективные решения. Высший менеджмент при этом должен принимать непосредственное участие при составлении правильных запросов. Искусственный интеллект может выдавать ценные рекомендации, но при этом необходимо составление чётких инструкций, касающихся деятельности как отдельного работника, так и всей компании в целом для получения позитивных результатов работы.

Далеко не все менеджеры способны составлять правильные запросы для систем искусственного интеллекта. В этом случае может быть принято простое решение – переложить такую задачу на сам ChatGPT, задав вопрос, типа: “Как создать хорошо структурированную и четкую подсказку для эффективного решения рабочих задач?” ИИ сгенерирует специальную инструкцию для написания оптимальных запросов для нейросети и сформулирует наиболее подходящие предложения для решения проблем по дизайну условий работы. К примеру: “Разработайте высококачественную модель работы, которая улучшает позитивное командное взаимодействие отдела продаж” или “Разработайте модель работы, которая облегчит принятие сотрудниками технологических изменений в их работе”.

Однако даже запросы, сформулированные ChatGPT, требуют дополнительной проверки, а для этого менеджеры должны обладать определёнными навыками. Для улучшения этих навыков так же можно воспользоваться возможностями самого ИИ, для этого можно использовать такой запрос: “Следующая подсказка предназначена для того, чтобы обратиться к ChatGPT за советом с точки зрения эксперта по дизайну условий работы. Пожалуйста, проанализируйте и предложите улучшения, чтобы получить действенные и практические советы от ChatGPT.” В результате вы можете получить рекомендации по развитию навыков общения с такими продуктами ИИ, как нейросети.

Региональные особенности

К сожалению, жителям России доступ к ChatGPT ограничен. Обойти этот блок можно с помощью VPN. Учтите, что использование бесплатных VPN обычно либо имеет суточное ограничение, а иногда и несёт риски вашей информационной безопасности.

Если вы хотите обойти стороной использование программ для обхода блокировок, советую присмотреться к следующим аналогам:

Пять уроков для менеджеров

Плохое планирование рабочих ролей считается одним из главных препятствий ведения успешного бизнеса. Для решения этой проблемы менеджеры всё чаще обращаются к возможностям искусственного интеллекта. Такие инновационные решения способны существенно помочь представителям высшего руководства создать более комфортные и продуктивные рабочие места. Но не следует считать, что нейросеть может решить абсолютно все ваши проблемы, поэтому важно следовать нескольким советам для менеджеров:

Первое – нейросеть не в состоянии заменить полноценное обучение. Руководители должны обладать базовой теоретической подготовкой и богатым практическим опытом. На основе таких знаний и умений можно изменить условия труда для сотрудников, которые приведут к комфортным условиям работы, повышению мотивации и вовлечённости.
Менеджеры должны понимать, что эффективность работы компании напрямую зависит от создания лучших условий труда для рядовых сотрудников. Для этого сами руководителя должны обладать всеми необходимыми компетенциями для создания современных рабочих ролей, способных привести к стабильным позитивным результатам работы.
Важное значение имеют условия работы самих менеджеров, ведь менеджмент, построенный на давлении и принуждении, не может считаться эффективным. Причём негативные последствия такого подхода отражаются не только на состоянии рядовых сотрудников, но и руководителей. Это означает, что и работа представителей руководящего звена должна быть организована правильно.
Менеджерам необходимо научиться эффективно взаимодействовать с нейросетями и грамотно ставить задачи перед ИИ. Запросы и инструкции должны быть сформулированы чётко и коротко, только в этом случае вы получите необходимые подсказки. При этом должно учитываться не только достижение стратегических целей компании, но и мотивации к работе рядовых работников.
Помните, что генеративный ИИ это в первую очередь инструмент, а не тренер. Нейросети не призваны решать за вас возникающие проблемы, а только помогать в этом сложном деле. Чем выше ваш личный уровень компетенции, тем больше пользы вы извлечёте из нейросети. Генеративный ИИ может служить только хорошим инструментом для менеджеров при создании комфортных условий труда. Только поняв это, можно достичь повышения эффективности работы компании и достижения поставленных стратегических целей.