Инновационные подходы для улучшения гибридного рабочего пространства: четыре важных вопроса

Когда сотрудники после пандемии стали возвращаться на работу в офис, то возникли как положительные, так и отрицательные моменты. Очень хорошо, что руководство и персонал стали более внимательными друг к другу при обсуждении оптимальных вариантов выполнения работы. Но плохо, что шаткий компромисс при организации гибридного рабочего места, сочетающий работу на удалёнке и в офисе, не всегда приносит пользу всем участникам.

Очевидность неграмотного подхода при создании гибридного рабочего пространства проявляется в ситуациях, когда сотрудникам приходится посещать офис, например, для участия в видеосовещаниях в Zoom. А ведь отвечать на звонки и общаться по видеосвязи можно из дома, не приезжая в офис. Это отражение недостатка гибкости и эффективности менеджмента компании при организации рабочего процесса, что приводит к появлению бесконечных видео мемов в соцсетях, вроде ВК, RuTube и TikTok.

До принятия руководством решения о полном возвращении всех или части сотрудников на работу в офис, стоит обратить внимание на статистические данные. Исследование НИИ ОФУУ показало, что лишь 18 из 126 руководителей российских компаний планируют вернуть сотрудников в офис на полный рабочий день. И большая часть руководителей признают, что невозвращение людей на офисную работу с понедельника по пятницу может привести к потере талантов.

Поскольку гибридный офис показал руководству компаний и много плюсов, то такая форма работы продолжит своё развитие. Поэтому менеджерам нужно особое внимание уделить вопросам организации и проведения встреч, совещаний, собраний для улучшения рабочего процесса.

Гибридная модель рабочего места будет успешно работать, если рабочий день так организовать, чтобы у сотрудника не возникало желания его пропустить. Стоит подумать над созданием так называемого выездного рабочего места, в котором будет привлекательная для сотрудников офисная среда. Важно рабочие дни в офисе планировать целенаправленно, чтобы труд сотрудников приносил пользу и компании, и мотивировал их на выполнение поставленных руководством задач.

Повысить эффективность работы в офисе – это сложная для менеджмента компании задача. И дело не в том, что руководители не умеют работать с коллективом. Дело в самих сотрудниках, которые представлены в коллективе разными возрастами: здесь бумеры и поколение Z, миллениалы и поколение X. Поэтому менеджерам нужно уметь удовлетворять потребности каждого члена команды, применяя всевозможные инструменты коммуникации. Менеджеры-профессионалы должны рассматривать при организации гибридной офисной работы такие моменты: место, время, варианты взаимодействия и сотрудничества внутри команды.

Рассмотрите и обдумайте следующие 4 вопроса до планирования встречи с членами команды:

1. Должна ли произойти встреча?

Поможет ли проведение встречи или совещания оптимальному варианту развития компании и общему благу всех членов команды? По статистике большинство руководителей в молодом возрасте серьёзно относились к личным встречам с сотрудниками, а с возрастом и появлением уверенности в собственных способностях индивидуальное общение перестало быть обязательным. Важно получить ответ на вопрос: эта встреча послужит развеиванию собственных сомнений или она в действительности поспособствует реализации целей и задач коллектива. До планирования встречи важно также определиться со способом оповещения и вариантом проведения: это будет личное общение или беседа на видеоплатформе Zoom.

2. Кто должен присутствовать на встрече?

Профессор и автор моделей эффективности командной работы Дж. Ричард Хэкман из Гарварда утверждает, что оптимальное количество участников на совещании или встрече должно быть 4–6 человек (при ограничении в 10 членов команды), поскольку недопонимание возрастает «экспоненциально с увеличением числа сотрудников на собрании». Эта идея вылилась в дальнейшем в «правило двух пицц», которую впервые предложил Джефф Безос из Amazon. Она подчёркивает, что на одной рабочей встрече должно быть столько человек, чтобы двух пицц хватило бы для всех присутствующих.

До планирования собрания стоит подумать, действительно ли необходимо, чтобы все приглашенные члены коллектива присутствовали на вашей встрече для достижения целей. Или часть участников не принесет значимой пользы при обсуждении запланированных тем. Подойдите к составлению списка участников взвешенно, поскольку те, кто примет участие, обычно более откровенные без большой аудитории.

3. Какой использовать подход?

Если планируется сотрудников приглашать в офис, стоит рассматривать возможности индивидуального общения, позволяя внештатным работникам коммуницировать разными способами: писать сообщения в рабочих чатах или присоединяться к встрече по видеозвонку. Когда региональному сотруднику приходится затрачивать время на дорогу и потом подключать видеоплатформу с рабочего места для общения с рядом находящимися коллегами, это не только неудобно, но и неэффективно.

Задайте и такие вопросы:

1. Можно ли подобрать другие варианты взаимодействия?

2. Есть ли возможность зарегистрировать команду асимметрично, позволяя каждому участнику вносить вклад в общий документ?

3. Существует ли метод совмещения профессиональных достижений с более личными или интересными объединениями?

4. Насколько эффективно используется время, проводимое вместе?

5. Есть ли необходимость каждое собрание записывать на видео?

6. Если среди членов команды внештатные сотрудники находятся в другом часовом поясе, целесообразно ли начинать беседу раньше по времени, чтобы привлечь и их к общению?

7. Или лучше сделать запись встречи и добавить личное приветствие, чтобы региональные сотрудники могли просмотреть видеозапись в удобное для них время в течение рабочего дня?

4. Кто лидер?

Как определить лидера? Когда нет чёткой структуры и нет ответственных людей за принятие решений, такие встречи приводят только к потере времени. Подготовьте повестку дня заранее, чтобы участники с ней ознакомились и были готовы к собранию, и каждый понимал свою роль. При необходимости попросите сотрудника вести записи встречи. Встречайтесь в спокойной обстановке без отвлекающих факторов. Назначьте ответственного за выполнение задач по повестке дня и привлекайте участников к ответственности за взятые обязательства. Без назначения лидера даже предварительная подготовка не сделает встречу эффективной.

Гибридная модель организации офисной работы может быть ценным ресурсом, поспособствует повышению эффективности и удовлетворенности каждого члена коллектива своим трудом. Но при организации гибридного рабочего пространства имеются и неудобства. В ходе исследований, проведенных в Институте экономической политики им. Гайдара, отмечена важность внедрения элементов выездной работы в офисную среду. Сегодня приоритет отводится более тщательному планированию удаленной и офисной работы. Реальность такова, что нужно регулярно приглашать внештатных сотрудников в офис. Это поможет коллективной работе и установлению связей, стратегическому планированию, обеспечит ясность и согласованность действий.

Сотрудники института предлагают компаниям пригласить в штат организатора работы, аналогично выездным организаторам. Переход компании на полностью гибридную работу стоит тщательно продумать, взвесив все плюсы и минусы. А вот тщательное планирование встреч с внештатными сотрудниками может помочь двигаться в правильном направлении. Но для создания благоприятной атмосферы, в которой «вырастут» профессионалы, лучше офиса, как инструмента для достижения этой цели, пока не нашли.