Фасилитация как технология управления

Если перевести слово «фасилитация» с английского языка, то мы получим русские «содействие», «упрощение», «помощь». Этот инструмент применяется для повышения эффективности различных форм группового делового взаимодействия (стратегических сессий, совещаний, мозговых штурмов, дискуссий и т. д.). Он способствует более рациональному использованию времени, мотивирует специалистов на совместную деятельность, стимулирует работников участвовать в принятии решений, касающихся других подразделений и/или всей компании.

В крупных организациях фасилитацией занимается отдельный специальной обученный сотрудник – фасилитатор. В небольших компаниях эту роль часто берёт на себя руководитель как человек, обладающий авторитетом и большим опытом выстраивания продуктивной коммуникации. В задачи фасилитатора входит:

• создавать и поддерживать благоприятную морально-психологическую атмосферу для комфортного общения собравшихся;

• направлять групповые процессы и выстраивать механику межличностного взаимодействия для эффективной командной работы;

• подключать каждого участника встречи к активной деятельности в групповом взаимодействии;

• фиксировать договорённости и решения, к которым пришла группа в ходе обсуждения.

Последнюю задачу фасилитатор может передать другого человеку – секретарю или сотруднику, который на конкретной встрече будет выполнять его обязанности. Так фасилитатор сможет сосредоточиться на главном – помощи участникам в постановке проблемы и/или в поиске её решения. И в этом процессе фасилитатору важно соблюдать нейтралитет. Он должен быть как судья на футбольном поле, который следит соблюдением правил и в ход игры вмешивается только тогда, когда кто-то их нарушает. Также фасилитатору важно быть дипломатом, уметь поддерживать баланс интересом и успокаивать участников, поддавшихся эмоциям и временно потерявшим самоконтроль.

Чтобы фасилитация принесла пользу, фасилитатору стоит придерживаться следующего алгоритма:

1. В начале встречи знакомит присутствующих с целями, которых нужно достичь в итоге, с правилами взаимодействия, с этапами, что необходимо будет пройти, и со своими функциями на этой встрече. Так каждый участник поймёт, для чего проводится совместная работа и каким должен быть её результат.

2. Основная часть встречи отводится на поиск идей и/или решения стоящих перед собравшимися проблем. Для активации взаимодействия и включения в него каждого присутствующего фасилитатор задаёт наводящие вопросы. В процессе обсуждения его внимание приковано к соблюдению правил, оговорённых в начале. Именно это создаёт обстановку комфортного и продуктивного общения.

3. Далее присутствующие оценивают найденные идеи или варианты решения проблем и выбирают наиболее подходящие. Здесь задача фасилитатора – дать высказаться каждому и проконтролировать, чтобы все мнения были зафиксированы в протоколе встречи.

4. Затем участники составляют план, согласно которому принятые решения будут внедрены в практику компании. В нём прописываются виды работ, сроки, ресурсы, исполнители, ответственные лица и т. п. Также в плане необходимо указать критерии, по которым следует оценивать результаты внедрения. Когда план готов, присутствующие утверждают его.

5. В завершении встречи фасилитатор даёт каждому участнику возможность высказаться, поделиться своими мыслями и чувствами.

На любом из названных этапов у участников встречи могут появиться вопросы к фасилитатору – организационные или по существу обсуждаемых тем. На них стоит сразу ответить.

Базовым методом фасилитации считается метод фокусированной беседы. Его суть описана выше, в этапах группового взаимодействия, которое направляет и поддерживает фасилитатор.

Чтобы командная работа прошла успешно, фасилитатору нужно провести подготовку: составить список участников, собрать информацию, сформулировать цели, подобрать вопросы, описать необходимый результат и т. д. В этом случае встреча наверняка пройдёт не в формате «пообщались, но ни до чего не договорилась» или «выслушали всех, а решение принял кто-то один», а в формате «вместе обсудили, вместе нашли оптимальное решение, вместе создали план его внедрения и вместе его утвердили», а значит, проделанной работой довольны все её участники.

Рассмотрим ситуацию, в которой будет полезно подключить фасилитацию. Допустим, в компании на совещаниях, где всегда присутствуют 12 человек, активны только 3–4. Остальным либо не удаётся высказаться, либо им комфортна роль статистов, что снижает продуктивность встреч. Но позже молчуны критиковали принятые на совещаниях решения. Чаще всего справедливо. Если фасилитационные методами включать этих специалистов в обсуждение, то проблема недостаточно эффективных решений будет снята, а продуктивность встреч существенно возрастёт.

До этого мы говорили о фасилитации как о методе работы на крупных заранее спланированных деловых мероприятиях. Однако руководитель может использовать описанные приёмы фасилитации и в текущей деятельности без особой подготовки. Например, допустим, что на обычной рабочей встрече с двумя-тремя сотрудниками, когда взаимодействие заходит в тупик – нет идей, вариантов решения проблем, кто-то из присутствующих выпал из процесса и сидит молча и под. Тогда и можно подключить фасилитационные вопросы для того, чтобы вернуть пассивного участника в активное состояние, мотивировать его к групповой работе и т. д.

Кроме поиска нетривиальных идей и поиска оптимальных решений в групповом взаимодействии фасилитация помогает решать следующие задачи:

• прививать работникам культуру командной работы: люди привыкнут коммуницировать по определённым правилам (слушать других, учитывать чужое мнение и под.) и смогут справляться без помощи фасилитатора;

• укреплять мягкие навыки специалистов (аналитическое мышление, умение оценивать последствия, нести ответственность и т. д.);

• сплачивать коллектив, поскольку работники привыкают продуктивно взаимодействовать;

• стимулировать обмен знаниями и опытом, ведь в групповой работе участвуют люди с разным уровнем профессиональных компетенций.

Конечно, фасилитация – не панацея. Она не избавит от проблем, которые постоянно возникают в групповом взаимодействии, она поможет руководителю их эффективно разрешать в текущем моменте.