Делегирование, решения, ситуационный анализ: задачи, приемы, технологии

Третья статья в направлении успешного делегирования в работе эффективного руководителя. В первую очередь, она обусловлена тем, что, помимо необходимости для руководителя высвобождения времени для стратегического и оперативного планирования, необходимо разгружать себя по примеру Генри Форда, так ещё необходимо уметь принимать правильные решения по этому поводу, и не ошибиться. А вот проверить на состоятельность принятое решение – это более высокий уровень эффективности руководителя. Чтобы помочь подняться на данный уровень, предлагаю вам несколько простых, но действенных инструментов по проверке принятых решений.

Цель — научить участников системно работать с информацией и принимать управленческие решения.

Основная задача ситуационного анализа — грамотно, без домыслов работать с информацией.

Технология №1. «Колесо»

Шаг первый: «Туманная ситуация».

Основная задача — описать проблему так, как вы себе ее представляете на данный момент. Здесь можно излагать собственные домыслы, опасения, чувства, даже приходящие в голову варианты решения. Основная ловушка этого этапа — поиск решения, принятие решения.

Описав проблему, вы обобщаете информацию: «Итак, на первый взгляд, проблема заключается в том-то. На данном этапе я собираюсь решать ее так-то». Это - «туманная формулировка» проблемы.

Шаг второй — «Поиск фактов».

Задача этого шага — дать несколько четких ответов на вопросы:

• В чем конкретно проявляется проблема?

• Что я о ней знаю?

• Что о ней знают другие?

• Чего я о ней не знаю? Какой информации мне не хватает?

Шаг третий — «Определение проблемы».

Ваша задача на этом шаге — дать проблеме позитивную формулировку.

Приведите несколько вариантов ответа на два вопроса:

• Почему я столкнулся с этой проблемой?

• Что будет, когда у меня этой проблемы не станет?

Ответ на последний вопрос (что будет, если проблемы не станет?) — это образ решенной проблемы. Вам нужно соотнести образ решенной проблемой с вероятными причинами ее появления.

Шаг четвертый — «Создание поля идей».

Это мозговой штурм. Все посетившие вас идеи необходимо записывать, не критикуя и не оценивая их реалистичность. Ваша задача — набрать как можно больше идей. В конце этого шага у вас должно измениться настроение — появится чувство перспективы.

Шаг пятый — «Оценка и отбор».

Задача шага — определить критерии отбора идей и оценить реалистичность каждой их них по выделенным критериям. Оставьте 2— 3 рабочие идеи.

Шаг шестой — «Образ решения».

Задача шага — продумать сценарий практической реализации наиболее реалистичной идеи. Описать мероприятия, шаги, которые вам предстоит сделать на пути решения.

Шаг седьмой — «Составление плана действий».

Задача шага — составить конкретный и четкий план действий, направленный на практическое воплощение выбранного сценария. Для удобства заполняется таблица.

Шаг восьмой — «Действия и их оценка».

Это шаг практической реализации и последующей оценки действий. После достижения результата полезно задать себе несколько вопросов:

• Достигнут ли ожидаемый результат?

• Какие трудности встретились в процессе реализации сценария?

• Все ли трудности были учтены вначале? Если нет, то почему?

• Какие интересные открытия были сделаны в процессе реализации сценария?

Чему вас может научить этот опыт?

Упражнение 1

Вспомните нерешенную проблемную ситуацию. Проанализируйте ее при помощи технологии колеса, занося информацию в таблицу.

Технология №2. «Три сундука»

Нужно последовательно наполнить информацией три сундука.

Чтобы наполнить первый сундук, нужно ответить как можно подробнее на вопрос: «Если мы идем по этому пути, если мы принимаем это решение, какие неприятности и ущербы, в принципе, могут нас ожидать?»

Чтобы наполнить второй сундук, нужно оценить реальную угрозу каждого риска, содержащегося в первом сундуке, сформировать возможный «негативный сценарий» развития событий:

• Что нам грозит, если случится, произойдет...? или: Что самое страшное может произойти, если...?

• Насколько реально, что произойдет это?

Третий сундук заполняется «противоядиями». Методом мозгового штурма вам нужно найти способы защиты и противодействия «негативным сценариям»:

• Что можно сделать, если произойдет, случится это...?

• Есть ли у нас ресурсы или страховка, если произойдет...?

Если «противоядие» не найдено для 70% «негативных сценариев», то потенциальное решение чрезвычайно рискованно. 30% риска допустимо. Однако бывают ситуации и решения, по отношению к которым справедливо и актуально крылатое выражение: «Риск — благородное дело».

Упражнение 2

Вспомните ситуацию, требующую оценки рисков, и заполните последовательно три сундука.

Технология №3. «Лестница»

Чтобы подняться по лестнице, нужно последовательно пройти пять ступенек.

Первая ступенька: Что это такое: ______________________________? (Нужно записать как можно больше вариантов ответов.)

________________________________________________________________________________________________________________________________

Вторая ступенька: Что вы имели в виду? (Нужно записать комментарии к каждому варианту ответа.)

________________________________________________________________________________________________________________________________

Третья ступенька: В чем различия? (Нужно зафиксировать принципиальные отличия в комментариях). __________________

_______________________________________________________________________________________________________________________________

Четвертая ступенька: В чем сходство? (Нужно зафиксировать принципиальные сходства в комментариях.)

________________________________________________________________________________________________________________________________

Пятая ступенька: Новое общее определение. (Нужно составить развернутое общее определение понятия с учетом и различия и сходства в комментариях.) _______________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________________________

Упражнение 3

Инструкция. Разделитесь на три группы. С использованием технологии «Лестница»:

• первая группа формирует рабочее определение понятия «_____________________________»;

• вторая группа формирует рабочее определение понятия «_____________________________»;

• третья группа формирует рабочее определение понятия «_____________________________».