Чек-лист по срокам хранения документов по личному составу (часть 2)

Продолжая тему хранения документов по личному составу из предыдущей статьи.

Архивные документы со сроком хранения 5 лет:

• Доверенности, выданные руководителем организации (лицом, имеющим право действовать от имени организации без доверенности), на представление интересов организации, сведения об отзыве выданных доверенностей, после истечения срока действия доверенности или ее отзыва;

• Договоры добровольного страхования работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, после истечения срока действия договора или после прекращения обязательств по договору;

• Договоры об образовании на обучение по дополнительным профессиональным программам, ученические договоры, договоры о проведении независимой оценки квалификации, после истечения срока действия договора или после прекращения обязательств по договору;

• Договоры о материальной ответственности материально ответственного лица, после увольнения (смены) материально ответственного лица;

• Договоры, соглашения между участниками информационного взаимодействия, после истечения срока действия договора, соглашения или после прекращения обязательств по договору, соглашению;

• Документы (акты, заключения, возражения, пояснения) проверок соблюдения государственными и муниципальными служащими положений законодательства Российской Федерации о противодействии коррупции;

• Документы (акты, справки, служебные записки), связанные с применением взысканий за коррупционные правонарушения, совершенные государственными и муниципальными служащими;

• Документы (журналы, реестры, базы данных) регистрации и контроля поступающих и отправляемых документов;

• Документы (заключения, справки, переписка) по проведению правовой экспертизы локальных нормативных актов, их проектов и иных документов;

• Документы (заключения, справки, сведения) о причинах заболеваемости работников организаций;

• Документы (заявки, программы, графики, планы, отчеты, отзывы, списки, характеристики) об организации и проведении практики и стажировки обучающихся;

• Документы (заявления, докладные, служебные, объяснительные записки, заключения) комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных и муниципальных служащих, урегулированию конфликта интересов;

• Документы (заявления, докладные записки, справки, информации) о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю (если нет вредных и опасных условий труда, иначе срок хранения 50/75 лет);

• Документы (заявления, запросы, уведомления, переписка) об изготовлении сертификата ключа проверки электронной подписи, о приостановлении, возобновлении и аннулировании действия сертификата ключа проверки электронной подписи;

• Документы (заявления, разрешения, переписка) о допуске пользователей к архивным документам;

• Документы (заявления, решения, справки, переписка) об оплате дополнительных отпусков, предоставляемых работникам, совмещающим работу с получением образования;

• Документы (заявления, свидетельства о квалификации и приложения к нему, заключения о прохождении профессионального экзамена) о прохождении независимой оценки квалификации работников или лиц, претендующих на осуществление определенного вида трудовой деятельности;

• Документы (исторические и тематические справки, обзоры, подборки публикаций в средствах массовой информации, фото-, фоно-, видеодокументы) по истории организации и ее подразделений;

• Документы (карточки, расписки, листки, повестки) по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе, после снятия с учета;

• Документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, материальной помощи;

• Документы (описи документов, листок исправлений, приложение к сопроводительной ведомости) по персонифицированному учету работников;

• Документы (планы, акты, отчеты, справки, списки, переписка) об организации работы по гражданской обороне и защите от чрезвычайных ситуаций;

• Документы (планы, перечни должностей, списки, отчеты, сведения, переписка) по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе;

• Документы (представления, наградные листы, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений, протоколов) о представлении к награждению государственными, муниципальными и ведомственными наградами, присвоении почетных званий, присуждении премий в представляющих организациях;

• Документы (представления, списки, характеристики, справки) о начислении стипендий обучающимся работникам;

• Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников по охране труда;

• Документы (проекты, отзывы, заключения) о разработке учебных программ, планов, пособий;

• Документы (протоколы, акты, объяснения, ходатайства, предупреждения, определения, постановления) об административных правонарушениях;

• Документы (протоколы, информации, справки, переписка) комиссии (уполномоченного) по социальному страхованию;

• Документы (программы, планы, переписка) об обучении, стажировке иностранных специалистов в Российской Федерации и российских специалистов за рубежом;

• Документы (расчеты, анализы, справки) о пересмотре и применении норм выработки, расценок, тарифных сеток и ставок, совершенствовании различных форм оплаты труда, денежного содержания;

• Документы (расчеты, справки, списки) о премировании работников организации;

• Документы (сведения, информации) о квотировании рабочих мест;

• Документы (сведения, справки) о численности, составе и движении работников;

• Документы (списки, ведомости) по аттестации и квалификационным экзаменам;

• Документы (списки, представления, характеристики, анкеты, резюме) по формированию кадрового резерва организации;

• Документы (справки, акты) проверок структурных подразделений;

• Документы (справки, акты) проверок подведомственных организаций в проверяемой организации;

• Документы (справки, информации, докладные записки, отчеты) о повышении квалификации, профессиональной переподготовке работников, о проведении независимой оценки квалификации;

• Документы (справки, планы мероприятий, протоколы разногласий, переписка) по результатам проверок, ревизий организаций;

• Документы (справки, предложения, обоснования, переписка) о состоянии и мерах по улучшению охраны труда;

• Документы (справки, характеристики, представления, переписка) по назначению на должности, заключению служебных контрактов с государственными и муниципальными служащими;

• Документы (тесты, анкеты, вопросники) по определению (оценке) профессиональных и личностных качеств работников;

• Документы конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей и включению в кадровый резерв: протоколы заседаний конкурсных комиссий по результатам конкурса на включение в кадровый резерв;

• Документы конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей и включению в кадровый резерв: конкурсные бюллетени;

• Журналы, базы данных регистрации уведомлений о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; уведомлений о намерении выполнять иную оплачиваемую работу государственными и муниципальными служащими; служебных проверок государственных и муниципальных служащих; уведомлений о возникновении личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая приводит или может привести к конфликту интересов; уведомлений о получении подарков в связи с протокольными служебными командировками и другими официальными мероприятиями, участие в которых связано с исполнением служебных (должностных) обязанностей; протоколов комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных и муниципальных служащих, урегулированию конфликта интересов; обращений граждан и организаций, поступивших по "телефону доверия" по вопросам противодействия коррупции;

• Журналы, базы данных учета выдачи архивных справок, копий, выписок из документов;

• Журналы, базы данных учета доверенностей;

• Журналы, базы данных учета исполнительных листов;

• Журналы, книги учета профилактических работ по охране труда, проверки знаний по охране труда;

• Журналы проверок осуществления воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе;

• Журнал учета (базы данных) приема иностранных граждан, лиц без гражданства;

• Заявления о несогласии с постановлениями аттестационных, квалификационных комиссий; документы (справки, заключения) об их рассмотрении;

• Исполнительные листы (исполнительные документы) по удержаниям из заработной платы, после исполнения;

• Книги, журналы, карточки учета, базы данных: бланков трудовых книжек и вкладыша в нее;

• Книги, журналы, карточки учета, базы данных выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы;

• Книги, журналы, карточки учета, базы данных выдачи служебных заграничных паспортов;

• Книги, журналы, карточки учета, базы данных лиц, подлежащих воинскому учету;

• Книги, журналы, карточки учета, базы данных отпусков;

• Книги, журналы, регистрации листков нетрудоспособности;

• Копии архивных справок, выданных по запросам пользователей; документы (заявления, запросы, справки, переписка) к ним;

• Листки нетрудоспособности;

• Листы собеседования, стажировочные листы водителей;

• Номенклатура должностей после утверждения новой;

• Обращения граждан (предложения, заявления, жалобы, претензии); переписка по их рассмотрению;

• Отчеты о выполнении планов повышения квалификации и профессиональной переподготовки работников;

• Образцы подписей материально ответственных лиц, после смены материально ответственного лица;

• Отчеты работников о командировках;

• Переписка о выплате заработной платы;

• Переписка о выполнении предписаний, представлений, предупреждения, предостережения, заключений органов государственного контроля (надзора), органов муниципального контроля;

• Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий, присуждении премий;

• Переписка о наложенных на организацию взысканиях, штрафах;

• Переписка о потребности в привлечении иностранных работников и объемах квот на выдачу иностранным гражданам приглашений на въезд в Российскую Федерацию;

• Переписка об установлении размера заработной платы, денежного содержания, начислении премий;

• Переписка по вопросам государственного социального страхования;

• Переписка по вопросам делопроизводства и архивного дела;

• Переписка по вопросам охраны труда;

• Планы повышения квалификации работников и профессиональной переподготовки работников по месту утверждения;

• Поручения руководства организации; документы (доклады, отчеты, справки, докладные, служебные записки, заключения) по их выполнению;

• Приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью (за исключением отпуска, командировки работников с вредными и (или) опасными условиями труда - 50/75 лет);

• Приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним о служебных проверках;

• Приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним о направлении в командировку работников (за исключением отпуска, командировки работников с вредными и (или) опасными условиями труда - 50/75 лет);

• Программы повышения квалификации и программы профессиональной переподготовки по месту утверждения;

• Протоколы результатов обучения по охране труда;

• Реестры жалоб, плановых и внеплановых проверок принятых по ним решений и выданных предписаний;

• Сведения о выполнении установленных квот на рабочие места и движении денежных средств (при невыполнении условий квотирования рабочих мест);

• Сертификаты соответствия работ по охране труда (сертификаты безопасности), после истечения срока действия сертификата;

• Списки работников, вышедших на пенсию, ушедших в отставку;

• Списки работников, прошедших аттестацию;

• Списки совмещающих работу с получением образования;

• Справка о доходах и суммах налога физического лица, если отсутствуют лицевые счета или ведомости начисления заработной платы, то срок хранения будет 50/75 лет;

• Уведомления работодателя работниками: о намерении выполнять иную оплачиваемую работу государственными гражданскими и муниципальными служащими; о получении подарков в связи с протокольными мероприятиями, служебными командировками и другими официальными мероприятиями, участие в которых связано с исполнением ими служебных (должностных) обязанностей; о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; о возникновении личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая приводит или может привести к конфликту интересов;

• Учебные планы, задания;

• Характеристики, справки об объективных сведениях на работников.

Срок хранения документов не зависит от вида документа (бумажный или электронный). 

За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрена административная ответственность статьей 13.20 КоАП РФ. Предупреждение или наложение штрафа: на граждан в размере от 1 тысячи до 3 трех тысяч руб.; на должностных лиц — от 3 тысяч до 5  тысяч руб.; на юридических лиц — от 5 тысяч до 10 тысяч руб.

Автор статьи: Наталья Николаевна Бабаева