Чек лист по срокам хранения документов по личному составу (часть 1)
Хранение документов по личному составу – обязанность компании ст.17 ФЗ от 22.10.2004 №125-ФЗ. Документы должны храниться в систематизированном порядке. Документы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленным для них сроком хранения. Архивные документы с временным сроком хранения (до 10 лет хранения) в архив не сдают. Документы хранят в структурных подразделениях организации, в специальных закрытых шкафах. После истечения срока хранения документы уничтожаются. Процесс уничтожения документов описан в данной статье.
Архивные документы со сроком хранения 1 год:
Графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов;
Документы (акты, докладные, служебные записки, заявки, списки, переписка) о выдаче, утрате удостоверений, пропусков, идентификационных карт;
Документы (акты, докладные, служебные записки) о нарушении правил внутреннего трудового распорядка, служебного распорядка;
Документы (докладные, служебные записки, сведения, справки, сводки, отчеты) об организации и результатах контроля исполнения документов;
Документы (журналы, реестры, базы данных) регистрации и контроля заявок, заказов, нарядов на копирование и перевод в электронную форму документов;
Документы (журналы, реестры, базы данных) учета рассылки документов;
Документы (заявления, анкеты, справки, копии документов, удостоверяющих личность, копии документов о трудовой деятельности, квалификации, образовании): лиц, не принятых на работу;
Документы (заявки, переписка) о допуске в служебные помещения в нерабочее время и выходные дни;
Документы (протоколы, требования, справки, сведения, рекомендации, заявления, докладные записки, расчеты) о разрешении трудовых споров, в том числе коллективных, с участием посредника после принятия решения;
Документы (расписания, планы, графики) о проведении занятий, консультаций, итоговой аттестации;
Журнал учета выдачи нарядов-допусков на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов; на выполнение особо опасных и вредных работ после закрытия нарядов-допусков. При производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве срок хранения данных документов составляет 45 лет;
Журналы учета посещения занятий обучающимися в организациях, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ;
Заявления работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий;
Заявки о потребности в привлечении иностранных работников;
Индивидуальные планы работников;
Индивидуальные отчеты работников;
Книги, журналы, карточки учета, базы данных: прихода и ухода работников, местных командировок;
Курсовые и контрольные работы слушателей организаций, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ;
Наряды-допуски на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов; на выполнение особо опасных и вредных работ, после закрытия наряда-допуска При производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве срок хранения данных документов составляет 45 лет;
Нормы труда (нормы выработки, нормы времени, нормативы численности, нормы обслуживания и другие нормы), после замены новыми;
Отчеты о соблюдении кодексов профессиональной этики; пояснительные записки к ним;
Отчеты, справки об объеме документооборота в организации;
Переписка о нарушении правил пересылки документов;
Письменное согласие гражданина на представление его заявления об установлении пенсии и иных социальных выплат работодателем после установления пенсии и иных социальных выплат;
Списки (ведомости) на выдачу средств индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием.
Архивные документы со сроком хранения 3 года:
Акты учета отсутствия (повреждения) документов (приложений) в почтовых отправлениях;
Графики отпусков;
Документы (акты, информации, докладные, служебные записки, справки, переписка) о соблюдении дисциплины труда;
Документы (докладные записки, акты, заключения, переписка) об обеспечении рабочих и служащих средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием (если отсутствуют вредные и опасные условия труда);
Документы (заявления, анкеты, справки, копии документов, удостоверяющих личность, копии документов о трудовой деятельности, квалификации, образовании) претендентов на замещение вакантной должности, не допущенных к участию в конкурсе и не прошедших конкурсный отбор;
Документы (информации, сведения, справки), подготовленные для размещения на сайте организации в сети "Интернет";
Документы (журналы, реестры, базы данных) регистрации и контроля исполнения документов;
Документы (журналы, реестры, базы данных) учета: бланков строгой отчетности после уничтожения бланков;
Документы (отчеты, акты, списки, планы-графики, переписка) периодических медицинских осмотров (если отсутствуют вредные и опасные условия труда, иначе срок хранения составляет 50/75 лет);
Документы (положения, инструкции) об обработке персональных данных в других организациях после замены новыми;
Документы (протоколы, справки, акты, уведомления, переписка) по проверке выполнения условий коллективного договора после истечения срока действия коллективного договора;
Документы (списки, справки, заявления, переписка) о медицинском и санаторно-курортном обслуживании работников;
Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка), связанные с применением дисциплинарных взысканий;
Журнал вводного инструктажа по гражданской обороне и защите от чрезвычайных ситуаций;
Журналы учета занятий организаций, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ;
Журналы учета занятий по гражданской обороне и защите от чрезвычайных ситуаций;
Журналы учета инструктажей по пожарной безопасности;
Заявления на подтверждение подлинности электронной подписи, отчеты удостоверяющего центра о подтверждении или невозможности подтверждения подлинности электронной подписи;
Книги регистрации (учета выдачи) удостоверений, пропусков, идентификационных карт;
Книги учета работников, нуждающихся в служебном жилом помещении;
Методические документы (рекомендации, памятки, разъяснения) по противодействию коррупции, после замены новыми;
Направления для участия во временном трудоустройстве; уведомления о трудоустройстве иностранных граждан;
Отчеты о выполнении коллективных договоров;
Отчеты, акты об использовании, уничтожении бланков строгой отчетности;
Переписка о дополнении, изменении тарифно-квалификационных справочников, ставок, окладов (должностных окладов), тарифных сеток и тарифных коэффициентов;
Переписка о заключении коллективного договора;
Переписка по аттестации, повышению квалификации и профессиональной переподготовке работников, по проведению независимой оценке квалификации;
Переписка по вопросам приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников;
Приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним о дисциплинарных взысканиях;
Расписки (обязательства) о неразглашении информации ограниченного доступа, после прекращения трудовых отношений;
Списки работников, прошедших повышение квалификации и профессиональную переподготовку, независимую оценку квалификации;
Согласие на обработку персональных данных после истечения срока действия согласия или его отзыва, если иное не предусмотрено федеральным законом, договором;
Типовые должностные регламенты (инструкции), профиль должности после замены новыми;
Уведомления, предупреждения, работников(ам) работодателем;
Учетные дела работников, нуждающихся в служебном жилом помещении, после освобождения служебного жилого помещения.
Перечень документов со сроком хранения 5 лет и виды ответственности компании мы разберем в следующей статье.
Автор статьи: Наталья Николаевна Бабаева
Комментарии 0