Чек лист по срокам хранения документов по личному составу (часть 1)
Хранение документов по личному составу – обязанность компании ст.17 ФЗ от 22.10.2004 №125-ФЗ. Документы должны храниться в систематизированном порядке. Документы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленным для них сроком хранения. Архивные документы с временным сроком хранения (до 10 лет хранения) в архив не сдают. Документы хранят в структурных подразделениях организации, в специальных закрытых шкафах. После истечения срока хранения документы уничтожаются. Процесс уничтожения документов описан в данной статье.
Архивные документы со сроком хранения 1 год:
Графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов;
Документы (акты, докладные, служебные записки, заявки, списки, переписка) о выдаче, утрате удостоверений, пропусков, идентификационных карт;
Документы (акты, докладные, служебные записки) о нарушении правил внутреннего трудового распорядка, служебного распорядка;
Документы (докладные, служебные записки, сведения, справки, сводки, отчеты) об организации и результатах контроля исполнения документов;
Документы (журналы, реестры, базы данных) регистрации и контроля заявок, заказов, нарядов на копирование и перевод в электронную форму документов;
Документы (журналы, реестры, базы данных) учета рассылки документов;
Документы (заявления, анкеты, справки, копии документов, удостоверяющих личность, копии документов о трудовой деятельности, квалификации, образовании): лиц, не принятых на работу;
Документы (заявки, переписка) о допуске в служебные помещения в нерабочее время и выходные дни;
Документы (протоколы, требования, справки, сведения, рекомендации, заявления, докладные записки, расчеты) о разрешении трудовых споров, в том числе коллективных, с участием посредника после принятия решения;
Документы (расписания, планы, графики) о проведении занятий, консультаций, итоговой аттестации;